Geachte heer Engelhard,

Op 1 november treedt u aan als rijksarchivaris en algemeen directeur van het Nationaal Archief in Den Haag en vandaar dat ik deze gelegenheid aangrijp om een en ander onder uw aandacht te brengen. Jarenlang had dit gerenommeerde instituut dienstverlening hoog in het vaandel staan. Medewerkers als de inmiddels gepensioneerde archivaris Sierk Plantinga beschouwden het als een erezaak wetenschappers, historici, journalisten en schrijvers, maar net zo goed mensen die met minder ingewikkelde vragen kwamen, zo goed en zo snel mogelijk van informatie te voorzien.

Toen ik zo’n zes jaar geleden research deed voor mijn boek Vogelvrij. De jacht op de Joodse onderduiker, kreeg ik in het Nationaal Archief een begeleider toegewezen. Dat was destijds gebruikelijk als je aan een langlopend project werkte. Aan de begeleider maakte je je wensen kenbaar en ook diende hij of zij als klankbord. Ik was hoofdzakelijk aangewezen op archiefstukken, waarvoor beperkende bepalingen golden, met name strafdossiers uit het Centraal Archief Bijzondere Rechtspleging (CABR). Dus van mensen die in de Tweede Wereldoorlog fout waren geweest.

Het duurde maximaal drie weken voordat je toestemming kreeg om een CABR-dossier te mogen inzien. Je moest de eerste keer wel aantonen dat de betrokkene was overleden. Zodra je die toestemming eenmaal had, was voortaan een mailtje aan je begeleider genoeg en lagen de dossiers de volgende dag keurig klaar. Begeleiding was er ook voor mensen die voor het strafdossier van een fout familielid kwamen. Regelmatig zag je in de studiezaal een archiefmedewerker bij hen aanschuiven. Voor menig bezoeker betekende het immers een hele schok om te moeten constateren dat vader niet zomaar een brood-NSB’er was geweest.

Zo’n twee jaar geleden begon ik met de research voor mijn nieuwe boek, een biografie over François van ’t Sant. Hij was de vertrouwensman van koningin Wilhelmina, onder meer inzake de buitenechtelijke escapades van haar echtgenoot prins Hendrik. Later, tijdens de Greet Hofmans-affaire, adviseerde hij koningin Juliana én prins Bernhard. Mijn zoektocht bracht mij dit voorjaar naar het Nationaal Archief en direct al moest ik vaststellen dat er een ware kaalslag had plaatsgevonden. Zo bleek het hele instituut van begeleiding te zijn afgeschaft.

De onderzoeker die licht beperkt openbare dossiers wil inzien, moet die nu opvragen bij een informatiebalie. Naast de ingang van de studiezaal zitten twee medewerkers, van wie de een de nieuwe bezoekers wegwijs maakt, terwijl de ander de meer inhoudelijke zaken behartigt. Ingewikkelder wordt het als je voor archiefstukken met een zwaarder beperkte toegang komt, zoals CABR-dossiers of documenten afkomstig van het tijdens de oorlog in Londen gevestigde departement van Justitie. In dat geval moet je eerst bij de Informatieafdeling een verzoek om inzage indienen dat vergezeld behoort te gaan van een zogeheten ‘onderzoeksopzet’.

In een toelichting heet het dat volgens artikel 23 van de Wet bescherming persoonsgegevens het verbod op het verwerken van bijzondere persoonsgegevens niet van toepassing is als er wetenschappelijk of statistisch onderzoek wordt uitgevoerd. Dit onderzoek moet dan wel aan een aantal voorwaarden voldoen. Om dit te kunnen toetsen moeten in de onderzoeksopzet acht punten worden behandeld. Met als eerste de vraag wat de aanleiding voor het onderzoek is.

Voor de verwerking van het verzoek wordt uitgegaan van een wachttijd van maximaal zes weken. Is eenmaal toestemming verleent, meneer Engelhard, dan ben je er nog niet. Je moet vervolgens een afspraak maken met het secretariaat van de afdeling Dienstverlening om een datum te prikken, waarop je het bewuste dossier mag inzien. Het kan dan nog vier dagen duren, alvorens deze instantie laat weten wanneer je terechtkunt.

Dat het allemaal zoveel omslachtiger is geworden, zou voornamelijk te wijten zijn aan bezuinigingen en bijgevolg personeelsgebrek. Behalve dat uw voorganger Martin Berendse om die reden de begeleiding om zeep heeft geholpen, heeft hij de openingstijd van de studiezaal ’s ochtends van negen op tien uur gebracht en de tweewekelijkse openstelling op zaterdag afgeschaft. Tegelijkertijd heeft hij vorig jaar wel de studiezaal ingrijpend laten verbouwen, met inbegrip van de inrichting volgens ingewijden voor meer dan zes miljoen euro.

Het resultaat is een enorme ruimte met centraal een bijna twintig meter lange tafel, waaraan de mensen die voor de beperkt openbare dossiers komen, moeten plaatsnemen. Aan het hoofd van tafel zit een securityman die erop toeziet dat een bezoeker een stuk niet pikt of fotografeert. Want fotograferen of fotokopiëren van deze documenten is nu ook al niet meer toegestaan.

En dan heb ik het nog niet eens over het zogenaamde Geheugenpaleis, binnen het Nationaal Archief een permanente expositie. Zij zou een eerste aanzet vormen wat ooit een Nationaal Museum moet worden. Een ambitie die mijns inziens buiten het bestek van het archief valt. Daarom ook mijn verzoek aan u, meneer Engelhard: laat het Nationaal Archief voor alles een archief blijven en geef ons dit unieke instituut terug. Zet het mes in al die verstikkende bureaucratische regeltjes en zorg ervoor dat de echte archivarissen het weer voor het zeggen krijgen.

Met vriendelijke groet,