Minder mailen, hoezo minder? We moeten juist méér mailen.

Wekelijks geeft Japke-d. Bouma onmisbare tips voor op kantoor.

Meer tips? Volg @japked op Twitter

In de kantoorjungle wordt veel gezeurd over mail. Dat de boxen zó uitpuilen dat we nergens meer aan toekomen. Dat we moeten stoppen met mailen, „om de regie over ons werk terug te pakken”. Dat een „persoonlijk belletje” beter werkt dan een mail, dat er meer gebruik moet worden gemaakt van ‘communities’, sharepoint/intranet en BIM/app en allerlei andere dingen waarvan ik geen flauw idee heb wat het is. Dat we, kortom, weer ouderwets met elkaar moeten gaan communiceren. „Face to face.”

Ik dacht het niet mensen. We moeten niet minder mailen, we moeten juist méér mailen.

Mailen is de bloedsomloop van de kantoorjungle. De heerlijke heg voor de sociaal minder begaafden, de moeilijke praters, de uit-hun-mond-stinkers en breedsprakigen. Maar mailen toont ook genadeloos wat je aan iemand hebt. Niets zo onthullend als een ‘mail to all’ sturen en dan kijken hoe ze reageren.

Zo zijn er de mensen die op het eerste oog toffe gasten lijken, maar via de mail niet verder komen dan dingen ‘oppakken’, iets ‘neerleggen’ of ‘intern opvolgen’. Of erger nog, die steeds smileys plaatsen. Die kun je negeren.

Collega’s die daarentegen heel rustig en saai lijken, kunnen op de mail ineens ontvlammen in gepassioneerde musketiers. Een rake woordhuppel die ze gebruiken, een zinnenprikkel. Een onverwachte dubbele punt, in plaats van een gedachtenstreepje, zoiets kan mij dus in lichterlaaie zetten. Iemand die goed kan mailen is goed in bed en wie goed in bed is weet van aanpakken. Ik ken mensen die mijn mails uitprinten en ze meenemen op survivaltochten. Werkt effectiever dan een aansteker, zeggen ze.

Wat niet wil zeggen dat mailen zonder risico is, integendeel. We hebben allemaal weleens iemand een ontieglijke lul genoemd in een groepsmail en toen per ongeluk zijn naam in de cc gezet. Niet erg. Laat het los. Sterker nog, het is beter zo. De persoon in kwestie weet meteen wat hij aan je heeft en dergelijke mailblunders maken je onsterfelijker dan welke grote prestatie voor het bedrijf. En hoezo niet mailen als je boos of dronken bent. Juist dán. Heldere, eerlijke, onverbloemde communicatie.

De belangrijkste regel: je leest alleen mails waarop iemand zijn best gedaan heeft. Minimaal een persoonlijke aanhef dus en iets specifieks als ‘hoe is het afgelopen met die sapcentrifuge waarop je had geboden op Marktplaats’. Met ‘For your information’-mails en met éénwoordige blafmails mag je je reet afvegen.

Mail niet alleen met kutverzoeken, maar ook eens zomaar een ‘je haar zit of je seks hebt gehad’, of ‘hoe is het eigenlijk met jou’. Urgentiemeldingen zijn signalen dat mensen te weinig aandacht krijgen. Wegwezen. Wij maken zelf wel uit wat we urgent vinden. Koop een jeukzalfje tegen vrouwen die hun mails ondertekenen met ‘maandagmiddag, woensdagmiddag, donderdag en vrijdag ben ik vrij’.

Tot slot: elke mail sluit je af met een persoonlijk statement. Geen saaie disclaimer (dan ben je sowieso een enorme sukkel, als je die hebt), maar: ‘deze mail is geschreven terwijl ik geen broek aan had’, of ‘ik vind je nu even een eikel maar je blijft een lekker ding’.

Ik zou zeggen: iedereen op schrijfcursus en bundelen maar. Literatuur in the making.