Zes dingen om niet te zeggen in je volgende vergadering

Weer een lange vergadering op de dinsdag? Van sommige dingen is duidelijk dat je ze dan beter niet kunt zeggen: dat het (te) laat is geworden in de kroeg gisteren, dat je niets hebt voorbereid, dat je collega een slecht idee heeft en niemand het met hem eens is, of dat het niet éérlijk is en je geen zin hebt.

Andere dingen liggen minder voor de hand. NRC Q geeft zes tips voor wat je beter niet kunt zeggen.

1. “Er zijn geen slechte ideeën”

Aanmoedigen is goed, en iedereen wil een open werkcultuur waarin collega’s iets durven te zeggen, om de discussie en inbreng van nieuwe ideeën levendig te houden. Maar slechte ideeën bestaan wél, dat weet iedereen. Als collega’s werkelijk alles zeggen wat in ze opkomt, leidt het tot veel zinloze discussies.

2. “Het is misschien een slecht idee hoor, maar…”

Zeg het dan niet. “Dit is misschien een stom idee”, “ik weet het natuurlijk ook niet”, “ik hoorde ooit ergens dat we misschien iets kunnen met”. Van met name vrouwen is bekend dat ze de neiging hebben zichzelf naar beneden te praten of ideeën twijfelend te presenteren. Het vermindert geloofwaardigheid - als je het zelf al niet vertrouwt, waarom zouden wij het dan wel doen? - en de luisteraar haakt snel af.

3. “Ík ben de baas”

Het tegenovergestelde werkt ook niet. Ideeën doordrukken, andermans punten onbelangrijk noemen, alles delegeren, sarcastische opmerkingen maken (“nee dát is een goed idee”) of kortaf zijn (“ik heb je een mail gestuurd hoor”): doe het niet. Het zorgt er misschien voor dat de vergadering snel voorbij en zelfs efficiënt is, maar laat ook zien dat je bang bent de controle kwijt te raken. Een leider is nodig, maar neem de beslissingen niet alleen.

4. “Ik denk niet dat…”

In het verlengde van te veel de baas willen zijn: niet meewerken. “Dat kan niet”, “zo doen we het altijd”, “zo is het nou eenmaal”, “ik denk niet dat dit gaat werken” - het vroegtijdig afschieten van verandering of ideeën is zonde van potentieel goede plannen. Stel liever vragen. Vergelijkbaar: “ik heb hier geen tijd voor” of “ik moet nu echt weer aan het werk”. Dat geeft het idee dat jouw tijd belangrijker is dan die van de rest.

5. “We kunnen het nog even aankijken”

“Wie pakt dit op?” Té afwachtend zijn is gevaarlijk. Wie wat doet en wat er moet gebeuren, moet voor het eind van de vergadering duidelijk zijn. Anders wordt onvermijdelijk een reeks vergaderingen geboren met bladzijdes vol notulen waarin veel gesproken is, maar weinig besloten. En is iedere vergadering vooral verloren tijd. Stel niet uit.

6. “Ik denk dat wat je bedoelt, is…”

Ben je behulpzaam? Lief. Maar té behulpzaam komt denigrerend over. “Misschien heb je wel gelijk” (maar ik denk het niet), “goed bezig hoor” (ik mag dat zeggen), “ik snap wel waarom je dat denkt, maar…” (ik weet wel beter), andermans bedoelingen uitleggen (want het lukt jou niet) - ze geven allemaal het idee dat de ander hulp nodig heeft, en dat jij het beter kunt.

Maar vooral belangrijk blijft: zeg wel íets. Liever het verkeerde zeggen dan net zo goed gemist kunnen worden.