Al die kinderen, als dat maar goed gaat

1 januari is al bijna. Dan moet de jeugdzorg zijn ondergebracht bij de gemeenten. Maar de „administratieve chaos” die experts in de zomer verwachtten, dreigt nog steeds.

Illustratie Rhonald Blommestijn

Kom bij haar niet aan met vergezichten. Zorg dicht bij de burger, kostenbesparende wijkteams, één gezin, één plan, één regisseur. Prachtig hoor, zegt Boudien Glashouwer van organisatieadviesbureau PBLQ HEC, maar voor dat soort vergezichten is 1 januari 2015 nu te dichtbij. De uitvoering, daar gaat het om. De banaliteit van het detail. En kijkt Glashouwer naar die details, dan vreest zij dat na de decentralisatie op 1 januari een groot probleem ontstaat.

Een administratieve „chaos” in de jeugdzorg dreigt, zo schreef PBLQ HEC aan het begin van de zomer al na een onderzoek uitgevoerd in opdracht van Leonard Geluk, de voorzitter van de commissie die toeziet op de overheveling van de jeugdzorg naar gemeenten. Er is weinig verbeterd. Gisteren maakten de verantwoordelijke staatssecretarissen Van Rijn (Volksgezondheid, PvdA) en Teeven (Justitie, VVD) bekend dat het Rijk ingrijpt bij een kwart van de gemeenten die het niet lukt de jeugdzorg te organiseren.

Er dreigt chaos, zegt Glashouwer in haar Haagse kantoor, samen met co-auteur Erik Dolle. Chaos die ertoe kan leiden dat kinderen langer dan nodig moeten wachten op hulp die is aangevraagd. Dat rekeningen van jeugdzorginstellingen onbetaald blijven. Dat accountants geen goedkeurende verklaring kunnen toekennen aan de gemeentelijke jaarrekeningen.

Er komt een „enorme, administratieve rompslomp” op gemeenten af, zegt Glashouwer. Er moeten ‘raamcontracten’ komen met tien, twintig of wel veertig jeugdzorginstellingen per gemeente, van jeugdbescherming via jeugdpsychiatrie tot opvoedhulp. Wijkteams moeten ‘beschikkingen’ opstellen – verwijzingen voor elk kind dat recht heeft op zorg: Marieke mag tien keer naar de jeugdpsychiater – en zo nog honderd of duizend keer per gemeente. Duizenden zorgfacturen krijgen gemeenten te verstouwen. Glashouwer: „Waar slaan gemeenten hun beschikkingen op? En waar de rekeningen die uit die beschikkingen voortvloeien? Wie accordeert de facturen? Hebben ze de software om die facturen te verwerken? Betalen ze de jeugdpsychiater vooraf of achteraf? En wie controleert die betalingen?’

Ondergesneeuwd

Aan dat soort administratieve vragen zijn gemeenten nog nauwelijks toegekomen, zegt Erik Dolle. „De aandacht was te lang gericht op de budgetten: hoeveel krijgen we nu van het rijk?” Financiële duidelijkheid kwam pas vlak voor de zomer. Nu nog steeds zijn gemeenten druk aan het onderhandelen met jeugdzorginstellingen over de inkoop van zorg en contractvoorwaarden. In al die drukte is de bedrijfsvoering dus ondergesneeuwd.

En die bedrijfsvoering is taai, merken gemeenten die er wél tijdig hun tanden in hebben gezeten. Zoals Zaanstad, dat er per 1 januari van dit jaar vijftien mensen voor heeft vrijgemaakt. Zaanstad – 150.000 inwoners – zal in 2015 ruim 40 miljoen aan extra facturen binnenkrijgen, voor jeugdzorg en WMO (Wet maatschappelijke ondersteuning), zegt Mark Smit, afdelingshoofd informatie en processen in Zaanstad. „Jeugdzorg is het meest ingewikkeld. Het is een volstrekt nieuw terrein.” Alleen al het doorgronden van de „financiële stromen” in de sector is moeizaam: een mozaïek aan instellingen, „de ene stuurt de factuur per maand, de ander per behandeling”. En dan moet er ook nog een zak geld naar de Sociale Verzekeringsbank, dat de pgb’s (persoonsgebonden budgetten) uitkeert. Smit verwacht dat Zaanstad straks ver genoeg is om alle betalingen in de jeugdzorg op tijd te voldoen. Maar het vóóraf controleren van de betalingen – komt de rekening van 800 euro overeen met de beschikking? – is zelfs voor een voorloper als Zaanstad nog niet haalbaar op 1 januari denkt Smit.

Improviseren

In theorie kan ‘slimme’ ict gemeenten helpen om de administratie op orde te krijgen. Alle contracten en beschikkingen en rekeningen handzaam gebundeld in één digitaal programma, simpel te bedienen door de gemeenteambtenaar. Maar de praktijk is anders. Ook voor ict-ontwikkelaars is de aanloop naar 1 januari 2015 te kort. „De jeugdzorg is complex”, zegt Ad Verschoor, vicepresident decentrale dienstverlening bij Capgemini. „Er is een lappendeken aan instellingen, elk met eigen software, eigen bestandstypes, eigen administratiesystemen.” De uitdaging is „om verschillende softwaresystemen in de jeugdzorg met elkaar te laten praten”, zegt Verschoor. Pas dan kun je contracten en rekeningen gemakkelijker over en weer sturen. Tijd voor het optuigen van een overkoepelend, gebruiksvriendelijk administratiesysteem is er niet.

Verschoor praat over „noodvoorzieningen” waarop de administratie tijdelijk moet „draaien”. Pas in de loop van 2015 kun je de administratiesystemen simpeler maken, zegt hij. Eelco Molenaar, productmanager Samenlevingszaken van PinkRoccade (softwareleverancier aan tweehonderd gemeenten) zegt op tijd software beschikbaar te hebben waarmee gemeenten facturen handmatig kunnen verwerken. Maar hij verwacht dat gemeenten pas „medio 2015” een „gestandaardiseerd” administratiesysteem voor de hele jeugdzorg pas „medio 2015” klaar is.

Gevolg: gemeenten moeten improviseren. Ze zullen rekeningen bijvoorbeeld tijdelijk opslaan in spreadsheets, „al moet je dat eigenlijk niet willen”, zegt Ad Verschoor. Boudien Glashouwer spreekt van ‘houtje-touwtje-administratie’. „In Excel moet je handmatig gegevens inkloppen, en dat is onbetrouwbaar en tijdrovend. De vraag is ook of gemeenten er de mankracht voor hebben.”

Glashouwer denkt dat het controleren van de betalingen moeilijk wordt. Accountants zullen door de bomen het bos niet meer kunnen zien. Probeer via Excel maar eens te achterhalen of betaling nummer 260 uit februari overeenkomt met beschikking zes van het wijkteam op 13 januari.

Gebrek aan overzicht kan ook leiden tot te late betalingen aan jeugdzorginstellingen. En die hebben al weinig eigen vermogen. Zo heeft de jeugdbescherming regio Amsterdam, werkzaam in zestien gemeenten waaronder de hoofdstad, niet meer dan drie ton op de eigen rekening staan. Chaotische administratie vergroot bovendien de kans op „opstoppingen”, zegt Dolle: kinderen die te lang op zorg moeten wachten omdat, zeg, de doorverwijzing van het wijkteam naar de gezinsvoogd is opgeslagen in een onvindbare computerfolder.

Onverstandig

Wat betekent dit alles voor veelgenoemde vergezichten zoals ‘kostenbesparende wijkteams’? Volgens Mark Smit uit Zaanstad blijft dat vergezicht voorlopig precies wat het is: een vergezicht. „Om echt te besparen heb je vernieuwende ict nodig.” Zaanstad hoopt dit najaar applicaties te voltooien waarmee burgers online de status van hun zorgaanvraag kunnen checken. „Dat bespaart op callcenterkosten.” Maar voor de meeste gemeenten – zonder een ict-team à 15 man – is dat soort vernieuwing en besparing voorlopig niet weggelegd. En zelfs voor Zaanstad is onzeker of slimme foefjes de rijksbezuiniging op jeugdzorg – 15 procent minder budget – zullen wegpoetsen.

Boudien Glashouwer vindt dat het rijk veel te veel vergt van gemeenten. „Zo’n hap geld, zo’n verandering, en dan zo’n korte voorbereidingstijd. Ik vind het zeer onverstandig.”

    • Ingmar Vriesema