Zeven manieren om slimmer over te komen tijdens de vergadering

Foto iStock

Het is dinsdag, vergaderdag. Hét moment om te shinen. Maar sommige meetings zijn slaapverwekkend, of volgen iets te snel op een WK-kwartfinale. Wat dan? NRC Q geeft zeven betere manieren om oplettend, creatief en betrokken over te komen bij iedere vergadering, óók als je even niet zo goed oplet.

1. Maak oogcontact en knik

Lichaamstaal is alles. Staar niet uit het raam of naar dat kladblok, lees niet stiekem mail, maar stop een pen in de mond, knijp de ogen samen, frons een beetje. Kijken en knikken. Subtiel laat je merken na te denken en heel goed te luisteren. Als het mogelijk is: pro-actief staan en ijsberen. Instant indrukwekkend.

2. Maak aantekeningen (nee, geen tekeningen)

Af en toe de blik afwenden mag, maar alleen voor aantekeningen. Voor beter begrip, om de belangrijkste punten te begrijpen en eventueel later terug te lezen. Is het complex? Maak alsnog aantekeningen. Komt alert over, ook al kies je een willekeurig woord uit iedere zin.

3. Neem de leiding

Wees op tijd en zo mogelijk voorbereid: als je de draad kwijt bent kun je nog nieuwe onderwerpen aandragen. Maak een Google Doc aan waar iedereen kernpunten in kan verwerken, teken een Venn-diagram of teken een grafiek op een flip-over om het gesprek concreet te maken, roep iedereen op “een stapje terug” te nemen en vraag om inbreng. Maakt niet uit als er nauwelijks iets van klopt: het komt creatief en inzichtelijk over, de anderen komen met de inhoud.

Maak een Venn-diagram over het een of ander. Studio NRC

4. Maak geluidjes (maar zucht niet)

“Hm hm”, “ja”, “nee” en lachen om grapjes - ook als je het niet hebt gehoord of begrepen - duidt erop dat je weet waar het over gaat. En maar hopen dat niemand doorvraagt.

5. Stel vragen

Anders doet een ander het. En het komt doordacht over. Niet zeker waar het over gaat? Stel de altijd toepasbare vraag “Wat bedoel je?” Of herhaal de laatste drie woorden uit de conversatie en zet daar een vraagteken achter: “Een vraagteken achter?” en de discussie kan beginnen.

6. Herhaal, herhaal, herhaal. En doe er een schepje bovenop

Vragen ze toch door? Stel een vraag terug. “Of ik vind dat we overal een vraagteken achter moeten zetten? Wat vind jij?” En vat vervolgens samen wat anderen zeiden alsof je iets nieuws zegt. “Of we achter alle zinnen een vraagteken moeten zetten? Interessant idee. Sterker nog: als we overal een vraagteken achter zetten, is dat een vraagteken achter 100 procent van de zinnen.”

7. Heb charisma

Kweek charisma en een gunfactor. Collega’s zullen minder makkelijk voorbij een betrouwbare uitstraling, intelligente blik en overtuigende woorden kijken. En alleen een echte charmeur krijgt credits voor zelfspot in de trant van: “Ik heb totaal niet gehoord wat je net zei. Gênant. Kan je het herhalen?”

Maar onthoud: alles met mate. Een ijsberende, driftig knikkende, drie woorden herhalende werknemer die niet weet wat hij op een flip-over tekent zal het volgende functioneringsgesprek niet doorkomen. De beste tip? Let gewoon op.

NRC Q raakte geïnspireerd door deze tips van Medium. Wat doe jij tijdens een vergadering om (in positieve zin) op te vallen? Laat het weten via de ‘Mail de redacteur’-knop.