Waarom zou je baas zich druk maken om jou?!

Het is de periode van de functioneringsgesprekken // In een muf hokje samen met je leidinggevende competentielijstjes afwerken // Neem het heft in eigen handen en denk vanuit je baas

Ze was trillend thuisgekomen. HR-medewerker Andrea (33) uit Den Haag had vorige maand haar functioneringsgesprek. „Er was niets wat ik goed deed. Ik moest meer van me af leren bijten, en tegelijkertijd meer sensitief zijn.”

Andrea, die liever niet met haar achternaam in de krant wil, werkte al 2,5 jaar voor het bedrijf en had nog nooit klachten gehoord van haar managers. „Waarom vertelt hij dat opeens in zo’n gesprek?”

Ook Mireia Feenstra (32) heeft geen goede ervaring: vijf minuten van tevoren kreeg ze te horen dat haar functioneringsgesprek niet door haar eigen manager werd gedaan. Door wie wel? Zíjn baas, en toevallig ook de vader van haar ex-vriend. En nee, dat ging niet goed.

„Hij zei dat ik geen people skills had, en niet geschikt was voor mijn functie. Ik zei maar ja en amen en tekende wat ik moest tekenen. Achteraf heb ik er wel om kunnen lachen, het was zo overduidelijk persoonlijk.”

Het is de tijd van de functioneringsgesprekken. Smiespelende ganggesprekken tussen zenuwachtige collega’s. Zeker nu het crisis is. Arbeidspsycholoog en loopbaancoach Louise Boelens: „Werknemers zijn onzeker. Veel organisaties zitten in een veranderingsproces, dus er is altijd een dreiging van ontslag en overplaatsing.”

Baas extreem onaardig in gesprek

De crisis heeft invloed op de sfeer van zo’n gesprek. De NationaleVacaturebank hield vorige week een enquête onder onder ruim duizend respondenten: 17 procent ervaart de manager als ‘extreem onaardig’ tijdens het gesprek. Eenderde laat weten dat de manager kritischer is dan anders.

Bleek uit onderzoek van trainingscentrum ISBW in 2010 nog dat de helft van de werknemers ‘geen concrete plannen’ had dingen anders aan te pakken na een gesprek, inmiddels ziet bijna iedere werknemer dat als één van de voornaamste actiepunten voor zichzelf.

„Die automatische ‘goed’ op je beoordelingsformulier is niet meer vanzelfsprekend nu bedrijven strategisch moeten nadenken en bezuinigen”, zegt loopbaancoach Boelens. Wie van personeel wil afkomen moet een ‘dossier’ opbouwen. Dat betekent zoveel mogelijk schriftelijk vastleggen wanneer iemand zijn werk niet doet. Een functioneringsgesprek is de ideale gelegenheid schriftelijk én mondeling een signaal te geven.

Boelens: „Het gesprek wordt ook steeds minder persoonlijk. Hele managementlagen zijn bij bedrijven wegbezuinigd, het kan dus zijn dat de leidinggevende met wie je een gesprek hebt een stuk verder weg staat.”

Maar los van alle angst: is zo’n gesprekje niet vreselijk ouderwets? „Het suggereert dat je genoeg hebt aan één keer per jaar contact met je manager”, zegt Harry Huizing (54). Hij voert zelf als interim-manager voortdurend functioneringsgesprekken. „Dan krijg je een lijst van de afdeling P&O met competenties en taken en ongemerkt ga je die dan toch maar afvinken in zo’n gesprek. Terwijl je het dan niet hebt over de dingen waar het eigenlijk over zou moeten gaan, die je persoonlijk opvallen aan je werknemer.” Voor hem hoeven die gesprekken niet meer.

Kim Spinder, die innovatieprocessen bij bedrijfsleven en overheid begeleidt, heeft ook niks met functioneringsgesprekken. „Toen ik nog ambtenaar was, kreeg ik ze ook. Het voelde echt als een moetje. Dan zit je daar, terwijl je leidinggevende nummertjes van 1 tot en met 5 omcirkelt om te laten zien hoe goed je bepaalde competenties beheerst. Voor ambitieuze mensen die hun best doen is het sowieso demotiverend, het lijkt meer gericht op mensen die niet goed hun best doen.” Daarbij werkt één zo’n formeel contactmoment in een jaar bevreemdend.

Zeker voor de generatie jongere mensen die gewend is met ‘kortere lijntjes’ te werken. „Ik ben gewend op alles wat ik doe gelijk feedback te krijgen, zoals op Twitter.”

Maar die functioneringsgesprekken eruit gooien dat doen organisaties niet zo snel, merkt ze. „Niemand is er blij mee, ook de managers niet. Maar dat veranderen duurt zo lang in organisaties. En omdat het dan toch maar één keer in het jaar gebeurt, wordt het telkens opzij geschoven.”

En helemaal nutteloos is zo’n gesprek natuurlijk ook weer niet. Want eerlijk is eerlijk: het ís nou eenmaal handig om als werkgever op de hoogte te zijn van waar je werknemers mee bezig zijn. En dat is ook precies hoe je het functioneringsgesprek van nu moet bekijken. Als onderdeel van een systeem. Handig voor je werkgever, niet voor jezelf. Arbeidspsycholoog Boelens: „Natuurlijk is het ooit ontstaan vanuit de mooie gedachte dat een medewerker zich moet blijven ontwikkelen en je dat als bedrijf moet faciliteren. Je stelt doelen samen op, houdt in de gaten hoe dat gaat, en beoordeelt ze uiteindelijk. Veel bedrijven denken op dit moment dat ze zich dat niet kunnen permitteren. Ze moeten strategisch denken.”

Een organisatie is er niet per se op uit om jou alle ontwikkelingskansen te geven. In de meeste organisaties is de werknemer slechts één klein radertje van een geheel.

Verdiep je in de leidinggevende

Volgens Boelens hebben veel mensen de verkeerde verwachting van hun leidinggevende. „We groeien op in een gezin met een hiërarchische verhouding. Je ouders zijn de baas, maar zorgen ook goed voor je. Dat ideaal projecteren werknemers ongewild op hun leidinggevende. Dat hij alles ziet wat je nodig hebt, dat je gerust mag klagen zonder dat hij boos wordt, dat hij om je ontwikkeling geeft. Dat zijn geen reële gedachten.”

Want jouw leidinggevende is ondertussen bezig met zijn eigen targets en doelen. Boelens: „Managers hebben waanzinnig veel taken. Hij heeft strakke budgetten en krijgt zijn orders ook weer van boven. Als jij een dure opleiding wilt, denkt hij als eerste aan het budget wat hij te verdelen heeft. En dat is logisch.”

Om het functioneringsgesprek niet te laten eindigen in een teleurstelling, moet je het anders aanpakken. Boelens: „Het is aan jou om je baas te laten merken dat je een waardevolle kracht bent.” Verdiep je in de leidinggevende, denk vanuit zijn positie: wat is zijn taak, waar wordt hij op afgerekend? Wanneer is hij succesvol, en hoe kijkt hij van daaruit naar de gesprekken met jou? „Snap dat hij een bepaalde opdracht heeft en met veel factoren rekening moet houden.”

Klagen of feedback halen over je functioneren kun je doen bij anderen. Je collega’s bijvoorbeeld. Dat wordt ook steeds populairder: zoals het ‘360 graden formulier’ waarmee collega’s invullen wat ze van je denken. Kim Spinder ziet dat steeds vaker in organisaties: „Je baas heeft ook helemaal niet het beste zicht op jouw functioneren. Je kunt het ook aan collega’s of klanten vragen.”

En dan wel dapper zijn. „Niet je twee beste vriendjes vragen.”

    • Charlotte van ’t Wout