Vergaderen doe je hier in de ballenbak

Webwinkel Coolblue pakt de zaken anders aan Vergaderruimtes zien eruit als een café, de manager noemt zichzelf eindbaas Een inspirerende werkplek verhoogt de productiviteit

‘Er is iets misgegaan”, zegt Nick Lenten (27) verontschuldigend als hij me na een kwartier ophaalt bij de receptie. Pieter Zwart (36), een van de drie directeuren van webwinkel Coolblue, had deze keer zélf de afspraak gemaakt, maar die was nergens bekend en de directeur is helemaal niet op kantoor.

Zwart weet dat hij dit soort dingen beter kan uitbesteden, daarom zoekt hij een personal assistent. In een nogal concrete vacaturetekst schetst Zwart de functie als volgt: ‘Om te kunnen functioneren heb ik een Baas nodig: iemand die de randzaken perfect regelt. Iemand die me haarfijn aanvoelt. Kortom: een Pieter Manager.’

Ook de taakomschrijving laat niets te raden over: ‘Zonder plan verpietert ik (met Rotterdamse ‘t’, red.). Als jij het niet inplant, vergeet ik te lunchen. Als jij niet verzint dat ik naar de kapper moet, loop ik er na een paar maanden bij als een holbewonert.’ Vereist voor de functie? ‘Je bent rammend slim: je hebt vwo of een universitaire studie gedaan – hoeft niet per se afgemaakt, heb ik ook niet.’

Een zeer ongebruikelijke vacaturetekst. En nee, Coolblue is geen onbeduidend bedrijfje van een zzp’er met een vrije pen. Onder de naam Coolblue hangen meer dan driehonderd webwinkels, zoals gpsshop.nl en tvstore.nl. Het bedrijf had vorig jaar een omzet van 250 miljoen euro, heeft 650 mensen in dienst en levert 40.000 verschillende producten. Het hoofdkantoor is gevestigd in Rotterdam. De omzet van de webwinkel groeit snel, vorig jaar met bijna 50 procent, daarom werden 175 nieuwe werknemers aangetrokken.

Begonnen als vriendenbedrijf

Een miljoenenbedrijf, een serieuze speler onder webwinkels, dat kan zich toch geen koddigheid permitteren? Jawel. De toon van de vacaturetekst voor Pieter Manager is heel bewust zo opgesteld: om een jong, zelfstandig, creatief en flexibel ingesteld persoon aan te trekken. „We zijn Coolblue begonnen als vriendenbedrijf”, vertelt Zwart. „En dat gevoel willen we behouden.” Want: die cultuur is wat de webwinkel onderscheidt. „Het vergt aandacht om te blijven wie je bent als je zo snel groeit. Het gevaar is dat je middelmatig wordt, en daar is geen behoefte aan.”

Het hoofdkantoor laat aardig zien wat Zwart bedoelt met die onconventionele bedrijfscultuur. Ten eerste de indeling. De afdeling klantenservice heeft de mooiste plek, in het midden en met uitzicht op het nieuwe Centraal Station. Toen Zwart met zijn vrienden Paul de Jong en Bart Kuijpers vanaf hun studentenkamer in Rotterdam Coolblue begon, hadden ze twee doelen: miljonair worden en een voorbeeldbedrijf zijn als het om klantgerichtheid gaat. „We willen mensen niet tevreden, maar heel tevreden maken. Wat we doen, moet beter zijn dan de klant verwacht.”

Ter illustratie laat Nick Lenten, directeur Tevreden Klanten, de doos zien waarin producten worden bezorgd. Er staat op ‘bedankt voor het aannemen’, met een kniprandje eromheen. „Dat stukje van de doos kun je invullen en bij de buren door de bus gooien.” En zo staan er nog meer grapjes op die de klant moeten verrassen.

Eva Nooitgedagt (27) gaat zich met deze verrassingen bezighouden, als ze straks ‘Mondhoek Marketeer’ wordt. Zo heet haar functie echt. Nu is ze nog social media marketeer.

Wat ze doet? Ze zette laatst een serie online met de titel ‘voor elk klantje een ander standje’. Te zien is hoe een laptop uit het assortiment, waarvan het scherm en toetsenbord draaibaar zijn, te gebruiken is. „Een instructiefilm met een randje”, licht Nooitgedagt toe. Ook zet ze regelmatig een foto van collega’s op Facebook of Twitter om klanten meer te betrekken bij het bedrijf. Dat is een van de twee doelen die iedere Coolblue’er voor ogen heeft bij het lanceren van een nieuw initiatief. Het andere doel is: meer omzet genereren. „Ideeën moeten klanten binden of geld opleveren, lekker overzichtelijk”, vindt ze.

Wil ik een biertje met hem drinken?

De doelen die de drie studenten vijftien jaar geleden opstelden staan nog steeds. Net als het gevoel dat je met vrienden werkt. Om dat te behouden is de selectie aan de poort streng. Een sollicitatieronde telt altijd drie gesprekken, waarvan één met iemand van een andere afdeling. „Die persoon kijkt niet naar kwalificaties, maar of de kandidaat bij ons past”, zegt Lenten. Laatste vraag op het sollicitatieformulier is standaard: zou ik met deze persoon een biertje willen drinken?

Sollicitaties worden gehouden in een van de ruim 25 vergaderkamers. Ze hebben allemaal een thema, dat de medewerkers zelf mochten bedenken. Eén is bijvoorbeeld het Rotterdamse café De Dijk in het klein. Met tap aan de muur en de originele tafel 7 waar Coolblue is bedacht. Er is ook een Feyenoordkamer, met echte Kuip-stoeltjes en de ruimte Apenkooi, waar Bokito’s verblijf is nagebootst met nepbananen en touwen aan het plafond. De opmerkelijkste ruimte is de ballenbak. Inderdaad, de tafel en krukken staan in een bad van plastic ballen. „Een sollicitatiegesprek hier is wel... bijzonder ja”, zegt Lenten.

Slim, om de medewerkers mee te laten denken over de inrichting. Want een werknemer die zijn eigen werkplek ontwerpt, is blijer en productiever, onderzocht psycholoog Craig Knight van de University of Exeter. Nieuw is een speelse werkplek trouwens niet. Het verschilt per vestiging, maar werknemers van Google kunnen gebruikmaken van pooltafels en skippyballen. Er wordt vergaderd in hangmatten. Er is een fitnesszaal, pingpongtafels en een indoor basketbalveld. Dat doet het bedrijf niet voor niets: een inspirerende werkplek verhoogt de productiviteit.

De vergaderstijl is direct

Telkens net iets beter, net iets sneller, daar draait het ook bij Coolblue om. Er zijn veel brainstormsessies. De ochtend wordt begonnen met een stand-up van een kwartier en één keer per week is er een retrospective. In de vergaderingen is de stijl direct. „Er is niets onbesproken als je aan het werk bent”, zegt online marketeer Wim Nomen (32). Soms kan dat weleens pittig zijn. Toen zijn collega kritische vragen had bij hun project moest Nomen hem overtuigen. „Ruzie was het niet, maar stemverheffingen waren er wel.”

Behalve over het werk in teamverband, wordt er ook veel over persoonlijke prestaties gepraat. Twee keer per jaar heeft iedereen een functioneringsgesprek en elke week is er een ‘sync’ (van ‘synchroniseren’) met de leidinggevende. Welke problemen zijn er die week naar voren gekomen? Lenten: „Het helpt medewerkers ook over hun volgende stap na te denken en het houdt de vaart erin. Gelukt wat we de vorige keer bespraken? En weer verder.”

Er wordt nóg meer gepraat, maar dan met een biertje erbij. De collega’s zakken op vrijdagmiddag regelmatig af naar beneden, naar café Breakaway. „Laatst kwam een collega terug uit Marrakech”, vertelt softwarearchitect Victor Welling (27). „In het café zei hij: ik zou zo weer terugwillen. Drie weken later zaten we er met zeven collega’s.”

    • Marleen Luijt