Onze penningmeester is goudeerlijk. Toch?

Weer ging een penningmeester in de fout. Hoe voorkom je dat vrijwilligers er met de kas vandoor gaan?

Vandaag was het de penningmeester van carnavalsvereniging De Zwabberaars uit Raalte, vorige week de penningmeester van de gereformeerde kerk in Steenwijk, en vorige maand bleek dat begrafenisvereniging Helpt Elkander uit Denekamp bestolen is door de man die over het geld gaat.

Verenigingen worden geregeld bestolen door hun bestuurders. En negen van de tien keer is het de penningmeester die er met de kas vandoor gaat. Ieder jaar stelen vrijwilligers voor ruim 10 miljoen euro van de verenigingen die ze in hun vrije tijd helpen, zegt Maarten den Ouden. Hij is accountant, en schreef een boek over hoe verenigingen zich tegen fraude kunnen beschermen. „Iedere week wordt er wel een geval van fraude bekend. Het is ook vaste prik dat er rond carnaval een stelende penningmeester bij een carnavalsvereniging wordt betrapt.”

Het is niet verwonderlijk dat het gebeurt, omdat penningmeesters vaak grote bedragen bestieren, en de rest van het bestuur allang blij is dat zich iemand over de cijfers buigt. „Penningmeesters zijn zeldzaam”, zegt Den Ouden. En juist daarom moet je zuinig op ze zijn. Dat doe je door ze te beschermen tegen zichzelf. Het kost geen geld – en ook nauwelijks moeite – om fraude bij verenigingen te voorkomen, zegt Den Ouden. „Maar verenigingen moeten ook de overtuiging hebben dat het nodig is. En daar ontbreekt het aan bij veel verenigingen. ‘Bij onze penningmeester is het niet nodig, die is goudeerlijk’, denken ze dan.”

Er zijn een paar manieren om dat aan te pakken, zegt Den Ouden. Het zijn eenvoudige tips, die iedere vereniging makkelijk kan implementeren. „Ze passen op een A4’tje.” Maar dan moeten verenigingen het wel ook dóén. Daarom nam Den Ouden vorig jaar contact op met de vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk, de NOV. Die heeft nu op de website een pagina voor verenigingen met daarop de aanbevelingen van Den Ouden. De belangrijkste is misschien wel het besef dat iedereen – het hele bestuur – verantwoordelijk is voor de financiën. Bestuurders kunnen ook hoofdelijk aansprakelijk zijn als ze niet genoeg doen om fraude te voorkomen, aldus het NOV. Verder zijn het eigenlijk eenvoudige tips.

Zorg ervoor dat betalingen zoveel mogelijk per bank gebeuren, dan wordt diefstal moeilijker.

Ten tweede: zorg dat iemand uit het bestuur, niet de penningmeester, iedere maand of ieder kwartaal de betalingen controleert.

Ten derde: het is wettelijk verplicht om een kascommissie controle op de boeken te laten uitvoeren, voor elke vereniging en statutair verplicht voor veel stichtingen. Het bestuur moet dan zorgen dat er een deskundige kascommissie is, en dat ze alle benodigde informatie krijgen.

De vierde tip op de checklist van het NOV: leg schriftelijk vast of, en zo ja, welke vergoedingen bestuursleden mogen declareren en binnen welke termijn dat moet gebeuren. Dat gaat vaak fout bij verenigingen waarbij bestuurders zichzelf ruime vergoedingen voor hun tijd uitkeren.

Een andere maatregel is het onmogelijk maken voor de penningmeester om grote bedragen te betalen zonder het fiat van een ander bestuurslid. Ook een handige maatregel is om als factuuradres niet dat van de penningmeester te gebruiken, maar bijvoorbeeld van de secretaris. Als er dan betalingsherinneringen komen, omdat er geld verdwijnt, valt dat direct op.

Den Ouden: „Verenigingen hoeven dit niet allemaal te doen. Als ze maar een páár van deze maatregelen nemen, is de kans op fraude veel kleiner.”

Ook kunnen verenigingen hulp van de bank inroepen. Die bieden diverse mogelijkheden om limieten in te stellen voor het maximale bedrag dat per dag mag worden overgeboekt. Of om in te stellen dat voor bedragen boven een bepaalde grens altijd twee autorisaties nodig zijn. Zorg ervoor dat het bestuurslid die de bevoegdheid heeft om deze limieten in te stellen iemand anders is dan degene die betaalt.