Orde in de werkdag

De ochtend is voor besluiten, de middag voor creatieve dingen.

Had je deze week ook opstartproblemen op het werk? Of leek na de lunch alles te mislukken? Wetenschappelijk onderzoek bewijst het iedere keer weer: alles draait om timing. Wie op de juiste momenten de juiste handelingen doet, haalt alles uit z’n werkdag.

Het komt misschien nog steeds als een schok, maar we zijn echt niet acht uur per dag aan het werk. Althans, niet effectief. Onderzoek uit de jaren vijftig toont aan dat we ons negentig minuten kunnen focussen, waarna twintig minuten lage activiteit volgt, of rust. Werken in een dergelijk ritme, dus met aandacht voor pauzes, kan de productiviteit verhogen. Onderzoek geeft ons echter nog meer goede tips voor een efficiënte dag:

8.00-9.30 uur: neem een lastig besluit

We kunnen er een hele dag tegenaan hikken: de moeilijke beslissing. Toch ben je gebaat bij een snelle actie. Niet alleen hoef je er de rest van de dag niet meer aan te denken, je neemt namelijk ook nog eens fatsoenlijkere beslissingen dan aan het einde van de dag.

Dat zit zo: voor een Harvard-onderzoek moesten twee groepen mensen een test maken, maar op andere tijdstippen. Beide hadden de mogelijkheid om vals te spelen om meer geld te verdienen. De middagploeg bleek dat 50 procent vaker te doen dan de ochtendmensen. Eerlijkheid blijkt namelijk ‘op’ te raken naarmate de dag vordert. Hak daarom al vroeg die knoop door. Of neem rust, want dan worden je beslissingen ook weer eerlijker.

9.30-12.00 uur: stuur die mails

Het juiste tijdstip om te mailen. In de ochtend ben je het scherpst, en dat geldt ook voor de degene die jouw mail ontvangt. Onderzoek van Hubspot, een Amerikaans mailmarketingbedrijf, toont aan dat mails die vroeg zijn verzonden, ook vaker worden gelezen. Het is op dat moment alsof we de mail als een krant doornemen, de koppen lezen en vervolgens doorklikken. De interesse in mail neemt af als de lunch in zicht is en kent een korte opleving rond 15.00 uur. Op dat moment versuffen veel mensen en overwegen ze een andere baan. Gevolg: meer mailverkeer.

12.00-13.00 uur: lunchen (doen!)

Op het eerste gezicht getuigt het van toewijding als de lunch wordt overgeslagen, maar het belang van een goed middagmaal mag niet worden onderschat. Volgens de World Health Organization zijn we 20 procent productiever als we goed eten.

13.00-14.00 uur: ga niet netwerken

Pleeg geen koude acquisitie rondom deze tijd, zo blijkt uit een analyse van honderdduizend telefoongesprekken door de Northwestern University. Iemand die rond vier uur ’s middags belt, krijgt 114 procent betere resultaten dan direct na de lunch. In de ochtend bellen – zo rond acht uur – valt nog meer te prefereren: dan is de respons 164 procent beter. Een verklaring kan liggen in de verlaagde alertheid na het nuttigen van een maaltijd, zoals onderzoek van de universiteit van Pennsylvania aantoont. Een after lunch dip maakt ons minder scherp, waardoor we ook minder snel ‘ja’ zeggen op een voorstel.

14.00-16.00 uur: ga vergaderen

Dit is het minst slechte moment om te vergaderen. De ochtend is namelijk het domste tijdstip: een analyse van 530.000 afspraken door de digitale planner Whenitsgood toont aan dat voor tien uur niemand kan – of wil. Begrijpelijk, want de alertheid is dan hoog, en dat wil niemand verspillen aan een wvttk (wat verder ter tafel komt) van een uur. Maar in de middag, als de concentratie steeds minder wordt, kan een meeting prima. Mocht het één keer per week nodig zijn, plan het dan in op dinsdag, want de aanwezigheid is die dag het hoogst. De deadlines van die week zijn nog ver weg, en dus heeft men nog tijd voor een vergadering.

16.00-18.00 uur: doe iets creatiefs

Het einde van de werkdag is het moment waarop we moe zijn, zelfs als we pauzes inlassen wordt dat niet verholpen. De concentratie is goeddeels verdwenen. Dat kan ook een groot voordeel zijn. Informatie komt op dit moment van de dag op een alternatieve manier binnen, en wordt ook anders geordend. Op die manier kunnen plotseling de meest innovatieve oplossingen ontstaan, zo blijkt uit onderzoek gepubliceerd in het vakblad Thinking & Reasoning uit 2011.

Er werden 426 studenten voor twee problemen geplaatst: het ene vereiste analytisch denkvermogen, het ander creatief denken. De creatieve oplossingen bleken vooral op te borrelen tijdens wat de studenten gek genoeg zagen als het minst productieve deel van de dag: de namiddag. De briljante ingevingen blijken dus te komen op het moment dat je ze niet verwacht.

21.00 uur: blijf van de smartphone af

Een Amerikaanse publicatie van drie universiteiten toont aan dat werknemers die na negen uur ’s avonds nog even de mail checken, minder goed slapen en daardoor ook weer minder scherp zijn als ze ’s ochtends op het werk verschijnen. Werk komt niet af, waardoor je ’s avonds wéér de mail gaat checken en weer niet rot rust komt. Doorbreek die cyclus dus en leg dat apparaat weg. De werkdag is allang afgelopen.