Weet de nieuwe al waar de koffie is?

De eerste dag op je nieuwe werk. Zenuwslopend, vooral als je niet goed bent voorbereid. Het Nederlandse bedrijf Appical zorgt er met een app voor dat de introductie soepel verloopt.

Foto Arjen Born

Daar is je bureau en hier is je telefoon. Je collega wijst je de koffieautomaat. „Als er vragen zijn, weet je me te vinden.”

De eerste dag van je nieuwe baan. Een snel voorstelrondje, en als je geluk hebt een vluchtige rondleiding vol inside grapjes waar je nog niets van snapt.

Maar niet bij Philips. Daar maken nieuwe medewerkers, om het bedrijf te leren kennen, gebruik van een app van softwarebedrijf Appical. Op de iPad volgen ze een interactieve ‘route’ door het bedrijf. Wie ‘de reden dat we bestaan’ aanklikt, kan na een uitleg een quiz verwachten. Of wie toe is aan kennismaken met nieuwe collega’s, krijgt de opdracht naar de afdeling mobiele MRI-scans te lopen om daar collega’s aan te spreken.

„Bedrijven kunnen de introductie zo geavanceerd maken als ze zelf willen, vertelt Gerwald van den Oetelaar, medeoprichter van Appical. „We raden medewerkers aan om er tijdens hun eerste maand een uur per dag mee bezig te zijn.”

Twee jaar geleden bedacht Van den Oetelaar het idee omdat hij zelf zo gefrustreerd raakte van de manieren waarop hij werd ingewerkt bij bedrijven. Inmiddels is de omzet rond één miljoen dollar per jaar (730.000 euro) en gebruiken 1.500 medewerkers de software. Ahold, Philips, KLM en de Postcodeloterij hebben de app, zowel in Nederland, Zweden als Amerika, en nog meer landen tonen interesse. De software won in oktober de ‘iHR Award 2013’, als meest innovatieve HR-toepassing.

Dat een goede introductie van nieuwe medewerkers belangrijk is, wijzen onderzoeken al jaren uit. Hoe beter en sneller de werknemer zich thuis voelt op het werk, hoe productiever die zal zijn. Een gelukkige werknemer die het goed kan vinden met collega’s en ook precies weet wat zijn taken zijn, heeft een gevoel van controle en overzicht. En wie zich niet fijn voelt op de werkplek, heeft meer kans op ziekteverzuim, en zal eerder geneigd zijn ontslag te nemen.

Praatje van de directeur

Ondanks dat er heus wel aandacht aan wordt geschonken – denk aan ‘themaborrels voor de nieuwelingen’ – bestaat het introductiebeleid bij veel bedrijven nog uit de gezamenlijke ‘introductiedag’ zo eens in de drie maanden. Van den Oetelaar: „Dan krijgen ze een praatje van de directeur en een rondleiding door het pand. Maar wie dus net ná zo’n dag binnenkomt, werkt drie maanden zonder fatsoenlijke introductie.”

Om de introductie met technologie aan te pakken, is geen nieuw idee. Er zijn al wel e-learningprogramma’s, of bedrijven die hun nieuwe medewerkers digitale checklists laten afwerken.

Van den Oetelaar: „Wij maken vooral onderscheid door ons te focussen op de menselijke kant van inwerken. Je moet je collega’s leren kennen, zelf aan de slag.” Maar met de opdrachten in de app moét je wel naar die collega toe. „Veel van onze klanten doen iets in de technologie, dat zijn van nature geen praters. We geven ze een topiclijst en een naam van iemand die ze moeten zoeken. Dat werkt goed.”

Dus stuurt de app je op pad met een opdracht als: ga met twee afdelingshoofden praten en bedenk manieren die de afdeling zouden kunnen verbeteren. Of: bedenk op basis van een gesprek met een marketingmedewerker wat de grootste concurrent van dit bedrijf zou kunnen zijn, en overleg daarover met de andere nieuwe medewerkers. Van den Oetelaar: „Nuttig voor de werknemer, maar ook de werkgever haalt er veel informatie uit. Ze benutten zo de nieuwe, creatieve kanten van de werknemer, die fris het bedrijf in komt.”