Al het interne gekluns ligt op straat

Stukken uit de archiefkast in Sibculo, Foto Eric Brinkhorst

De politiek beslist. Ambtenaren voeren de besluiten uit. Dat gaat met horten en stoten, zo blijkt uit interne correspondentie met het CIBG, een uitvoeringsorganisatie van minister Schippers (Volksgezondheid, VVD). Het CIBG verzorgt onder meer registraties in het donorregister en registraties voor zorgverleners. „Zo voorzien we in de behoefte om gegevens op een betrouwbare manier vast te leggen en te kunnen raadplegen”, schrijft directeur Gerrit Arkesteijn in een beleidsplan.

Dat laatste is gelukt. In een afgestane archiefkast, gekocht door een stel uit het Overijsselse dorp Sibculo, bleken open en bloot documenten te liggen over verschillende gevoelige onderwerpen. Terwijl op een van de uitgeprinte documenten met balpen nog wordt gewaarschuwd voor digitale indringers („hacktest”), liggen de geprinte documenten zelf op straat.

Neem de zwarte lijst van medici.

Drie jaar geleden besloot politiek Den Haag in het openbare register van zorgverleners voortaan niet alleen schorsingen of ontzeggingen van de bevoegdheid te vermelden, maar ook waarschuwingen en berispingen. Wie vanaf 1 juli 2012 is berispt door een tuchtcollege, komt op de openbare lijst van het BIG-register terecht. Voor iedereen zichtbaar. BIG staat voor Beroepen Individuele Gezondheidszorg.

Goed punt

Extra werk voor de ambtenaren. Lastig bovendien. Vooral omdat de nieuwe regeling onduidelijkheden bevat, zoals blijkt uit een interne waarschuwing van het ministerie aan het CIBG. In het gewijzigde besluit is „door een onjuiste interpretatie” van de wet een bepaling opgenomen dat berispingen onmiddellijk worden gepubliceerd, ook al loopt er nog een beroep tegen die berisping. Dat moeten we vooral niet doen, schrijft een ambtenaar van het ministerie. „Het is derhalve niet onze intentie dat een berisping wordt aangetekend en gepubliceerd voordat een berisping onherroepelijk is geworden. Derhalve hebben wij het CIBG verzocht aan deze bepaling geen uitvoering te geven.”

Enkele maanden later staat een psychiater in het register als iemand die recentelijk werd berispt terwijl die berisping werd uitgesproken voordat het politieke besluit, op 1 juli, zou worden uitgevoerd. „Is dit wel juist?”, vraagt de secretaris van een regionaal tuchtcollege voor de gezondheidszorg. Mailtjes volgen. „Een goed punt”, mailt een ambtenaar van het CIBG aan het ministerie. Inderdaad. Een jurist van het ministerie antwoordt: „De tuchtcolleges hebben een formeel juist punt. Er is hierover niets geregeld. Kan je me vertellen of er al publicatie heeft plaatsgevonden in een dag- of weekblad?” Volgt een mailtje van de ambtenaar die de gegevens invoert. Zij wil weten welke berispingen van zorgverleners blijkbaar ten onrechte in het register zijn opgenomen. „Heb ik nodig om de aantekening te kunnen laten verwijderen.” Het antwoord is een mailtje met de namen van vier artsen en één psycholoog. „Groetjes.”

In het begin komen de namen van zorgverleners slechts mondjesmaat in het openbare register. Pas als een journalist er om vraagt, bijvoorbeeld. Zo wil een journalist van RTL weten, ruim een jaar geleden, waarom een reeks uitgesproken berispingen de website nog niet heeft gehaald. Dat komt, legt een ambtenaar in een interne mail uit, omdat bij een groot aantal berispingen nog een hoger beroep loopt. „Desgewenst” kan hij de zorgverleners van wie de berisping onherroepelijk is geworden „nog naleveren”. De communicatieadviseur: „Lukt dat je zo snel als mogelijk?” De volgende dag mailt de ambtenaar een lijst met elf nieuwe, definitieve berispingen. „Ik zou eerst nog bij de jurist advies inwinnen of wij zonder problemen deze namen kunnen verstrekken aan RTL.” Na overleg meldt de communicatiemedewerker dat de namen „zo snel als mogelijk” op de website moeten komen. „Dan kan ik de journalist daar morgen naar verwijzen.” Ten slotte bemoeit ook het hoofd van de afdeling zich er nog mee. „Was een actie die moest worden gedaan omdat de RTL [-] hier prominent aandacht aan besteedt.”

Zorro

Nog een kleine zeperd. Correcties op de zwarte lijst van zorgverleners die in de fout zijn gegaan, verschijnen niet op de openbaar toegankelijke website. „Na 13 juni ben ik het spoor een beetje bijster”, schrijft een ambtenaar in een mailwisseling hierover. Een ander: „Hierover zal ik even diep moeten gaan graven in mijn geheugen.” Had iemand de lijst niet nagelopen? „Ik ben niet zo thuis in de schorsingen.” Jawel, dat heeft een collega gedaan. „De hele zwarte lijst is toen inderdaad gecontroleerd.”

Wat kan er dan mis zijn gegaan? De ambtenaar die de gegevens digitaal verwerkt, weet het antwoord. Het ligt aan het besturingssysteem van het register, Zorro. „Er is in Zorro een correctie uitgevoerd op de startdatum van de voorwaardelijke schorsing. Er is daarbij ten onrechte verondersteld dat de datum in de gepubliceerde tekst automatisch zou veranderen. Er had echter ook een correctie gedaan moeten worden op de gepubliceerde tekst en op de einddatum van de voorwaardelijke schorsing. Beide correcties laat ik alsnog in Zorro doorvoeren via functioneel beheer. Groeten.”

Zorro werkt niet naar behoren, zo staat in een „vertrouwelijke” notitie van 15 januari vorig jaar. Er zijn „problemen” met de „instabiliteit en verminderde beschikbaarheid” van het systeem. Naar de oorzaken komt een onderzoek door het bedrijf BT. „Webservers hebben te weinig systeemgeheugen”, is een van de conclusies. En: „webserver verbreekt onder belasting plots alle verbindingen”.

Er waren al eerder problemen met Zorro. Mei 2012: „In de nieuwe ‘zwarte lijst’ kan niet de gewenste (of te weinig) informatie worden getoond en bovendien komt de informatie niet overeen met de resultaten uit de aangepaste zoekfunctie. [-] Nieuwe te tonen tuchtrechtelijke maatregelen [-] zijn niet meegenomen in Zorro v.1.6. [-] De verwachting is dat het aantal bezwaar- en beroepsprocedures zullen toenemen.” Omkaderd: „Geschatte ICT kosten tussen de 30.000 en 50.000 euro.”