Welke nota’s moet ik als ondernemer betalen?

Illustratie Tjarko van der pol

Een Nijmeegse ondernemer heeft een vraag over de facturen die ieder jaar in zijn bus vallen van het Hoofdbedrijfschap Detailhandel (HDB) en stichting Reporecht. De eerste biedt onder meer juridische hulp, de tweede betaal je een vergoeding voor het mogen inscannen of kopiëren van bijvoorbeeld bladen. Door het sturen van een factuur en een aanmaning geven de organisaties je het idee dat die vergoeding verplicht is, schrijft de ondernemer. ‘Moet ik dit echt allemaal betalen?’

Els Prins van MKB Nederland heeft goed nieuws voor de ondernemer. Waarschijnlijk krijgt hij dit jaar geen factuur meer voor het HDB. „Die vergoeding wordt namelijk afgeschaft. Reprorecht moet je wel betalen, als je tenminste auteursrechtelijk beschermd materiaal kopieert.” Er worden talloze spooknota’s verstuurd naar ondernemers met behulp van de gegevens die bij de Kamer van Koophandel staan geregistreerd. Op die facturen staan vaak sites om in te loggen. „Dat moet je nooit doen, want dan wordt er bijvoorbeeld malware geïnstalleerd.”

Prins merkt dat de trend eerder is dat ondernemers gaan betalen voor de diensten waarvan ze gebruikmaken dan de verplichte, algemene facturen voor bijvoorbeeld HDB en de Kamer van Koophandel. Toch had het HDB nuttige functies zoals criminaliteitspreventie, zegt Prins. „Justitie is altijd meer bezig met boeven vangen en als winkelier heb je liever helemaal geen diefstal.”

Het advies blijft om kritisch te kijken naar facturen die in de bus vallen. „Vertrouw je het niet, neem dan contact op met de Fraudehelpdesk”, zegt Prins. „En screen één keer per jaar je bestand van rekeningnummers. Misschien staan er rekeningnummers van spooknota’s tussen, dan bestaat er ook nog een kans dat je ieder jaar weer betaalt. Het is echt hard nodig, want jaarlijks wordt er in Nederland 480 miljoen euro aan spooknota’s betaald.”

Ook een kwestie op het werk? Mail naar werk@nrc.nl. Kijk voor meer antwoorden ook op nrc.nl/carriere