Weg met de out- of-office reply?

Het seizoen van de out-of-office reply’s begint Maar zijn ze nog wel nodig? Velen zijn op vakantie gewoon bereikbaar

Illustratie Viola Lindner

Nét een mail verstuurd, krijg je al gelijk een antwoord terug. Blij open je het bericht, fijn dat iemand zo snel reageert. Maar nee: een out-of-office reply. Op vakantie, en pas eind volgende maand weer terug.

Maar is de persoon in kwestie écht onbereikbaar? Waarschijnlijk niet. Op zijn twitterfeed lees je zijn recente updates en een collega had een kwartier geleden nog mailcontact. „Hij heeft gewoon wifi daar, hoor.” En anders bel je hem toch even op zijn mobieltje?

De tijd dat ‘op vakantie’ hetzelfde betekent als ‘onbereikbaar’ is voorbij. Met onze smartphones en iPads zijn we overal bereikbaar. Bijna 40 procent van de werknemers gaat aan de slag voor de baas tijdens vakantie, één op de tien werknemers doet dit zelfs meer dan drie uur per dag, bleek vorig jaar uit een wereldwijd onderzoek van werkplekaanbieder Regus onder 18.000 werknemers. En volgens eerdere onderzoeken werkt zo’n 68 procent van de managers stug door op het strand.

Zo offline zijn we niet. Allang niet meer. Financial Times-columnist Lucy Kellaway introduceerde twee jaar geleden al de term ‘worlidays’, een combinatie van werk en vakantie. Op een bepaald moment van de vakantiedag eventjes werken, zou veel minder stress opleveren. Bij terugkomst hoef je geen bergen ongelezen mails te verwachten en je hoeft belangrijke projecten niet over te dragen aan collega’s.

Moeten we die out-of-office reply nog wel gebruiken?

Ja, vindt trainer Rob Venstra van Ecom-on, die cursussen e-mailbeheer geeft aan bedrijven. „Veel werknemers hebben totaal geen belang bij het checken van hun werkmails op vakantie. Een out-of-office reply is voor hen juist synoniem aan vakantievieren.” Anders ligt het bij een zzp’er, of een manager, die er juist wél belang bij heeft dat de zaak goed door blijft draaien. Dan is het belangrijk precies te vertellen wanneer en hoe je wél bereikbaar bent, vindt Willem Overbosch, directeur MKB Servicedesk. „Op vakantie zal het antwoorden op een mail hoe dan ook langer duren. Zet dát dan in je reply. ”

Alles draait om de juiste formulering. Venstra: „Een gemiddelde werknemer ontvangt twintig tot veertig e-mails per dag. Dat betekent bij drie weken vakantie dat je replymail zo’n 300 keer is verstuurd. Je moet het zien als visitekaartje.” Zijn tips: noem zakelijk en kort de reden van afwezigheid, de datum waarop je terug bent, of de mail wel of niet gelezen wordt, en waar de klant wél met vragen terecht kan. En niet doen: een grappige out-of-office reply. Dat is een paar seconden hilarisch, daarna irritant. Venstra: „Ik kreeg een keer een mail met alleen de zin: Elvis has left the building. Onvoorstelbaar.”

Wie vanuit de strandstoel op zijn telefoon mails beantwoordt, moet nadenken of het zinnetje ‘verzonden van mijn smartphone’ blijft staan. Op internet zijn felle discussies. Tegenstanders vinden het slordig en onprofessioneel, voorstanders vinden het getuigen van respect: je mail is zo belangrijk, dat ik zelfs op mijn telefoon de moeite neem te antwoorden.

Laatste tip: overleg met je partner hoe je omgaat met je werkmails. Uit een recente online enquête in Amerika bleek 70 procent van de familieleden boos te worden op hun werkende familielid tijdens de vakantie.