Allemaal naar buiten, kom maar niet meer naar kantoor

Kan een overheid zonder kantoorgebouw? Ja, merken de ambtenaren van de Rotterdamse deelgemeente Overschie. Maar de toekomst heeft het niet. „Thuiswerken is eigenlijk helemaal niet leuk.”

Ambtenaren in Overschie werken een maand thuis of elders buiten kantoor. Foto Peter de Krom

De 22 ambtenaren van de Rotterdamse deelgemeente Overschie hebben het Nieuwe Werken omarmd. Sterker nog: zij werken zo nieuw, dat doet nog niemand.

Ze werken thuis. En in het Prachthuis (de ‘sociale supermarkt’), in eetcafé De Boulevard, in de boekhandel, zelfs buiten de deelgemeentegrenzen: in het DE-café naast Rotterdam Centraal en in de auto. Overal, behalve op kantoor. Overschie houdt een proef, een Maand zonder Kantoor, die loopt tot 20 juli.

Mandy van Dijk heeft haar crèmekleurige eettafel ingericht als werkplek. Een vaste telefoon, laptop, notitieboek en het rooster van haar collega’s liggen netjes gerangschikt. De snoeren heeft ze aan de tafelpoot vastgeplakt. Van Dijk is secretaresse en maakt deel uit van het team ‘dienstverlening’. Wie naar de deelgemeente belt, wordt doorgeschakeld naar Van Dijks huis of naar een collega. Alle telefoontjes worden genoteerd in een notitieboek. Aan het einde van de week bekijkt een collega of er opvallende gesprekken bij zitten. Normaal geeft Van Dijk het boekje af, nu maakt ze met haar telefoon foto’s van de pagina’s en mailt ze door. En als er een vergadering gepland is, regelt Van Dijk een locatie – in een vergaderruimte op kantoor zitten mag niet.

„Ik moet elke ochtend even mijn draai vinden”, zegt Van Dijk. „Maar zodra ik eenmaal bezig ben, is het goed te doen.” Aan het einde van de werkdag gaan laptop en telefoon weer aan de kant. „We eten gewoon aan deze tafel.”

Vandaag, donderdag 27 juni, zit een aantal ambtenaren in het eetcafé schuin tegenover het deelgemeentekantoor. De groep verzamelt er, om daarna – zoals elk jaar een paar keer – op straat mensen te vragen wat ze van de deelgemeente vinden. Daarna werken ze in het café op de iPad, sommigen lunchen er ook. Drankjes en eten mogen gedeclareerd worden, mits in „redelijke mate”. Dat de groep in het eetcafé verzamelde, had Mandy van Dijk thuis al gezien. Een collega plaatste een foto op Collaborate, een soort besloten WhatsApp. Ze noemen het ook wel ‘de virtuele koffieautomaat’.

Het ambtenarenapparaat is bij uitstek een organisatie die als eenheid opereert, zou je denken. Waarom dan de groep lostrekken met zo’n experiment? Wat is het doel? Waarom zou je überhaupt zonder kantoor willen werken?

„Zzp’ers zijn vaak onderweg en kunnen overal werken, waarom wij dan niet?”, zegt John Engelen, secretaris van de deelgemeente. Het kantoorloze werken werd bij een overleg gepitcht door twee van zijn collega‘s, en het leek iedereen een goed idee. Met de proef wil Engelen drie dingen onderzoeken: klopt ons beveiligingsplan, kunnen we inderdaad doorwerken als ons gebouw is afbrand? Komen we meer met de burgers in contact als we in de wijk werken? En leren we de wijk op deze manier beter kennen?

Na drie dagen durft Engelen al enkele conclusies te trekken. Er zijn collega’s die de wijk in drie dagen beter hebben leren kennen dan in drie jaar tijd. Er zijn handige ontdekkingen gedaan. Dat bijvoorbeeld de bibliotheek van 14.00 tot 17.00 uur open is. „Als wij er ’s ochtends kunnen werken, kunnen we ruimte en kosten besparen.”

Want dat zal de belangrijkste uitkomst zijn: „We denken dat we erachterkomen dat de deelgemeente te veel vierkante meters heeft”, zegt Engelen Op de huurkosten à 120.000 euro per jaar (exclusief gas, water en licht) kan dus best bezuinigd worden.

Handig, nu alle deelgemeenten van Rotterdam en stadsdelen van Amsterdam in 2014 worden opgeheven. Niet dat alle 22 ambtenaren hun baan verliezen – in de plaats van de deelgemeente komt een gebiedscommissie – maar er wordt wel scherp gekeken naar de organisatie, het gebouw en kosten.

In een kantoortje in het Prachthuis werken gebiedsmanager Arjan Koffijberg en programmacoördinator Paul van Weelden. Ze zochten een „veilige ruimte” omdat ze het driemaandelijks gesprek voeren: een bespreking van het prestatiecontract, waarin de ambtenaren hun taken en doelen hebben geformuleerd. Op het formulier dat Koffijberg voor zich heeft liggen, staat een stoplicht. Als de voortgang van Van Weeldens werkzaamheden goed is, zet hij een kruisje in het groene licht, als het twijfelachtig is in het oranje vak en als hij zijn doelen niet gaat halen, staat het stoplicht op rood.

De ambtenaren bedenken zelf wat ze per jaar gaan doen en zoeken er zo nodig hun ‘buddy’ bij voor de begeleiding – het woord ‘leidinggevenden’ gebruiken ze in Overschie liever niet.

Prestatiecontracten, buddy’s, een virtuele koffieautomaat en nu dus gebouwloos werken. Het is het tegenovergestelde van wat techbedrjf Yahoo eind februari voorstelde. Yahoo wil dat iedereen weer naar kantoor komt. Het telewerken zou de creativiteit en productiviteit van de medewerkers geen goed doen.

Ook bij de Amerikaanse universiteit MIT, Google en Apple is veel aandacht besteed aan het stimuleren van ontmoetingen op de werkplek. Maar Engelen vindt juist dat „kantoortje spelen nooit een doel op zich kan zijn.” En toch is een kantoorloos bestaan niet de toekomst. Dat ziet Engelen ook wel. Want: „Thuiswerken is eigenlijk helemaal niet leuk.” En steeds op zoek zijn naar werkruimte en bij elke afspraak op bezoek gaan bij de ander is niet erg efficiënt. „Voorheen kon ik zes afspraken plannen op een dag, ze kwamen naar mij toe. Nu kost reizen veel tijd. ’s Avonds moet ik het werk van overdag inhalen.”

Daarom nogmaals de vraag: waarom een maand lang zonder kantoor? „We testen het nut van het gebouw en dat kan het beste door helemaal terug te gaan naar nul. Dan weten we wat de minimumvariant is.”