Zij werken overal, behalve op kantoor

De deelgemeente Overschie experimenteert met gebouwloos werken Ambtenaren brengen hun dagen door in het café en in de auto Zo moeten zij de wijk en de burgers beter leren kennen

De ambtenaar mag dan bekendstaan om zijn 9-tot-5-mentaliteit, dat kun je niet zeggen van die in de Rotterdamse deelgemeente Overschie. Deze 22 ambtenaren hebben het Nieuwe Werken omarmd. Sterker nog: zij werken zo nieuw, dat doet nog niemand.

Ze werken thuis, in het Prachthuis (de ‘sociale supermarkt’), in eetcafé De Boulevard, in de boekhandel, zelfs buiten de deelgemeentegrenzen: in het DE-café naast Rotterdam Centraal en ook bijvoorbeeld in de auto.

Overal, behalve op kantoor.

Dat is namelijk wat de MZK – de Maand Zonder Kantoor – inhoudt. De proef is vorige week maandag begonnen en loopt tot en met 19 juli.

Mandy van Dijk heeft haar glazen eettafel ingericht als werkplek. Een vaste telefoon, laptop, notitieboek en het rooster van haar collega’s liggen netjes gerangschikt. De snoeren heeft ze aan de tafelpoot vastgeplakt. Van Dijk is secretaresse en maakt deel uit van het team ‘dienstverlening’. Wie naar de deelgemeente belt, wordt doorgeschakeld naar Van Dijks huis, of naar een andere collega – het hangt ervan af wie telefoondienst heeft. Alle telefoontjes worden genoteerd in het notitieboek. Aan het einde van de week bekijkt een collega of er opvallende gesprekken bij zitten. Normaal geeft Van Dijk het boekje, nu maakt ze met haar telefoon foto’s van de pagina’s en mailt ze door.

En als er een vergadering op de planning staat, regelt Van Dijk een locatie. Dat soort werk komt er nu bij, want in een vergaderruimte op kantoor zitten mag niet.

„Ik moet elke ochtend even mijn draai vinden”, zegt ze. Alles tevoorschijn halen, spullen installeren. „Maar zodra ik eenmaal bezig ben, is het goed te doen.” Hond Bobby raakt verwend met het baasje de hele dag thuis. Aan het einde van de werkdag gaan de laptop en telefoon weer aan de kant. „We eten gewoon aan deze tafel.”

Vandaag, donderdag 27 juni, bevindt een deel van de ambtenaren zich voornamelijk in het café, eetcafé De Boulevard aan de Burgemeester Baumannlaan, schuin tegenover het deelgemeentekantoor. De groep verzamelt er om daarna de straat op te gaan voor wijkgesprekken: ze vragen mensen op straat wat ze van de deelgemeente vinden – dat doen ze overigens elk jaar, niet speciaal voor de proef Maand Zonder Kantoor. Ze keren weer terug in het café, werken er op de iPad en sommigen lunchen er ook. Drankjes en eten mogen gedeclareerd worden, mits in „redelijke mate”.

Dat de groep in De Boulevard verzamelde, had Mandy van Dijk thuis allang gezien. Een collega had een foto gepost op Collaborate, een soort besloten WhatsApp. Ze noemen het ook wel ‘de virtuele koffieautomaat’. „Dat is echt handig”, vindt Van Dijk. Alhoewel Collaborate het contact met collega’s niet helemaal kan vervangen. „Ik ben een collega-mens, hou van een praatje pot.”

Het ambtenarenapparaat is bij uitstek een organisatie die als eenheid opereert, zou je denken. Waarom dan de groep lostrekken met zo’n experiment? Wat is het doel? Waarom zou je überhaupt zonder kantoor willen werken?

„Zzp’ers zijn vaak onderweg en kunnen overal werken, waarom wij dan niet?”, zegt John Engelen, secretaris van de deelgemeente. Het was niet zijn idee, maar toen het door twee collega’s in een elevator pitch – vaste prik bij het driewekelijks overleg – werd gepresenteerd, leek het iedereen een goed idee. Met de proef wil hij drie dingen onderzoeken: klopt ons beveiligingsplan, kunnen we inderdaad doorwerken mocht ons gebouw afbranden? Komen we meer met de burgers in contact als we in de wijk werken? En leren we de wijk op deze manier beter kennen?

Na drie dagen durft Engelen al enkele conclusies te trekken. Er zijn collega’s die de wijk in drie dagen beter hebben leren kennen dan in drie jaar tijd. Er zijn handige ontdekkingen gedaan. Dat bijvoorbeeld de bibliotheek van 14.00 tot 17.00 uur open is. „Wat nou als wij er ’s ochtends kunnen werken, dan kunnen we ruimte en kosten besparen.”

Deelgemeentes worden opgeheven

Want de belangrijkste uitkomst kan hij nu al vertellen: „We denken dat we erachter komen dat de deelgemeente te veel vierkante meters heeft.” Op de huurkosten à 120.000 euro per jaar (exclusief gas, water en licht) kan dus best bezuinigd worden.

Handig, wetende dat de deelgemeente (zoals alle deelgemeenten van Rotterdam en stadsdelen van Amsterdam) in 2014 wordt opgeheven. Dat wil niet per se zeggen dat de 22 ambtenaren hun baan verliezen. Er komt in plaats van de deelgemeente een gebiedscommissie. Maar dat wil wél zeggen dat er goed gekeken gaat worden naar de organisatie, het gebouw en kosten. En dat doet Overschie nu dus al.

In een kantoortje in het Prachthuis werken gebiedsmanager Arjan Koffijberg en programmacoördinator Paul van Weelden. Ze zochten een „veilige ruimte” omdat ze het driemaandelijks gesprek voeren: een bespreking van het prestatiecontract. Daarin heeft de ambtenaar zelf zijn taken en doelen geformuleerd. Op het formulier dat Koffijberg voor zich heeft liggen, staat een stoplicht. Als de voortgang van Van Weeldens werkzaamheden goed is, zet hij een kruisje in het groene licht, als het twijfelachtig is in het oranje vak en als hij zijn doelen niet gaat halen, staat het stoplicht op rood.

De ambtenaren bedenken zelf wat ze per jaar gaan doen en zoeken er zo nodig hun eigen ‘buddy’ bij voor de begeleiding – het woord ‘leidinggevenden’ gebruikt Engelen liever niet. Engelen ziet zichzelf als iemand die de mensen ondersteunt bij hun werk, niet als de baas. Zijn theorie is opgenomen in het boek Bullshit Management. Toen hij tien jaar geleden kwam, was het ziekteverzuim 9 procent, nu nul. Niet dat er nooit iemand ziek is, maar het werk kan overal en altijd gedaan worden. Wie internet op zijn vakantieadres wil, regelt dat. Niemand zet onder zijn mail ‘werkt niet op vrijdag’. „Ziek zijn overkomt je, je ziek melden is een keuze.”

Prestatiecontracten, buddy’s, een virtuele koffieautomaat en nu dus gebouwloos werken. Het is het tegenovergestelde van wat Yahoo eind februari voorstelde. Het techbedrijf wil dat thuiswerkers weer naar kantoor komen. Het telewerken zou de creativiteit en productiviteit van de medewerkers verkleinen. Ook bij de Amerikaanse universiteit MIT, Google en Apple is veel aandacht besteed aan het stimuleren van ontmoetingen op de werkplek. Maar Engelen, die de oproep van Yahoo overigens niet kent, vindt juist dat „kantoortje spelen nooit een doel op zich kan zijn.”

En toch is een kantoorloos bestaan niet de toekomst. Dat ziet Engelen ook wel. Want: „Thuiswerken is eigenlijk helemaal niet leuk.” En alsmaar op zoek zijn naar werkruimte en bij elke afspraak op bezoek gaan bij de ander is niet erg efficiënt. „Voorheen kon ik zes afspraken inplannen op een dag, ze kwamen naar mij toe. Nu lukt dat niet, want reizen kost veel tijd. ’s Avonds moet ik het werk van overdag inhalen.”

Daarom nogmaals de vraag: waarom een maand lang zonder kantoor? „We testen het nut van het gebouw en dat kan het beste door helemaal terug te gaan naar nul. Dan weten we wat de minimumvariant is.”

Over de zin van het experiment kun je je twijfels hebben, maar het ontbreekt de ambtenaren van Overschie niet aan vernieuwingsdrift. Op het lege deelgemeentekantoor, waar het koud is en alleen het zoemen van de ventilator klinkt, hangen inspirerende mensen aan de muur – Martin Luther King, Gandhi – en een spreuk: ‘Iedereen dacht dat het niet kon, totdat er iemand kwam die dat niet wist.’