Alles moet anders onder diplomaten

De Nederlandse diplomatie staat met ‘de rug naar de samenleving’, is te veel met zichzelf bezig. Alles moet anders om relevant te blijven. Maar hoe, nu er juist 100 miljoen euro áf moet?

Den Haag. - Vanaf morgen is Nederland niet meer officieel vertegenwoordigd in het West-Afrikaanse land Burkina Faso. Die dag wordt de ambassade in Ouagadougou, de hoofdstad van het 16 miljoen inwoners tellende land definitief gesloten. De Nederlandse belangen in Burkina Faso zullen voortaan vanuit het nabijgelegen Mali behartigd worden.

Het is een direct gevolg van de bezuinigingen op de diplomatieke dienst waartoe het vorige kabinet twee jaar geleden besloot. Er moest 55 miljoen euro op de Nederlandse ambassades en consulaten bespaard worden. Onder andere te bereiken door tien van de 150 ‘posten’ te sluiten. Terwijl deze operatie nog in volle gang is, dient de volgende bezuinigingsronde zich al weer aan. Volgens het regeerakkoord van het eind vorig jaar aangetreden tweede kabinet Rutte, moet het departement van Buitenlandse Zaken, ‘BZ’ in het jargon geheten, de komende jaren nog eens 100 miljoen euro inleveren. En wederom wordt gekeken naar de ambassades en consulaten.

Minder geld? Meer geld, is „onontkoombaar” stelt een nog door de vorige minister van Buitenlandse Zaken, Uri Rosenthal, aangestelde groep van wijzen in een vanmorgen gepresenteerde rapportage over modernisering van de Nederlandse diplomatie. Zowel meer eisen en verwachtingen hebben van de buitenlandse dienst, als zwaar snoeien kan niet. Of, zoals de groep van wijzen onder leiding van Arthur Docters van Leeuwen afgemeten in het rapport stelt: „Meer eisen met minder geld, dat is ook in deze tijd van budgettaire krapte niet vanzelfsprekend.”

Een prettige boodschap voor de medewerkers van het departement, zij het dat de huidige minister van Buitenlandse Zaken, Frans Timmermans, al in een vroeg stadium heeft laten weten voor het regeerakkoord te hebben getekend en zich zodoende aan de hem opgelegde bezuinigingen gebonden acht. „Ik zin op een list”, zei hij in december tegen de Tweede Kamer die ook bedenkingen had. Die list heeft zich nu aangediend met de rapportage van de commissie Docters van Leeuwen.

Het departement van Buitenlandse Zaken vereist een grootschalig en intensief moderniseringsprogramma, stellen de wijzen. Een keuze is er niet. „Om relevant te blijven zal het ministerie zich moeten veranderen of steeds minder er toe doen en marginaliseren”, aldus de commissie. Een dergelijke verandering kost geld. Hoeveel, weet de commissie nog niet. Daar ontbreken de gegevens voor, schrijft zij. Maar geld zal het vergen. De benodigde middelen elders op het departement weg halen om daarmee het buitenlandse postennetwerk te ontzien, is uitgesloten. Want volgens Docters van Leeuwen en zijn medeleden moet juist het hele departement op de schop.

Het is – zeer toepasselijk bij het onderwerp – allemaal diplomatiek opgeschreven, maar de commissie schetst aan de hand van gesprekken met 551 mensen een tamelijk ontluisterend beeld van en over het ministerie. „Alarmerend”, wordt de opvatting genoemd die bij andere departementen en overheden over ‘BZ’ leeft. Het ministerie zou „met de rug naar Den Haag en de samenleving toe staan”.

Veel gehoorde klachten zijn dat de medewerkers van het ministerie veel energie steken in hun zogeheten „vervolgplaatsingen” naar nieuwe standplaatsen, te vaak zeggen dat „het niet kan”, of dat er op de posten in het buitenland bezwaren zijn tegen het uitvoeren van het kabinetsbeleid. Dienstverlening aan anderen komt steeds meer voorop te staan, maar het bleek de commissie tijdens de gesprekken „keer op keer” dat Buitenlandse Zaken de eigen belanghebbenden (de ‘stakeholders’) slecht kent.

Vandaar dat het ministerie een geheel andere organisatie nodig heeft. Een probleem is dat ‘BZ’ veel in hoge mate zelfstandig werkende beleidsdirecties kent die de gewenste onderwerpsgewijze benadering ernstig bemoeilijkt of vertraagt. De voor Nederland belangrijke ontwikkelingen in Afghanistan worden door diverse afdelingen gevolgd. De heersende „parafencultuur” illustreert de „verkokering”, aldus de commissie van wijzen. De politieke en ambtelijke top van het ministerie heeft onlangs met elkaar de ambitie vastgesteld dat het departement zich moet omvormen tot een „netwerkorganisatie” met „kolomdoorsnijdende teams”. In de nota van Docters van Leeuwen klinkt twijfel door over de haalbaarheid van dit voornemen. Hiervoor zal een „langdurige en intense inspanning” nodig zijn die „veel zal vergen van alle medewerkers”. Maar „vooral van de top”, voegt de commissie er veelbetekenend aan toe. Maar het moet wel, want de organisatorische veranderingen zijn „de basis voor een doortastende en effectieve Nederlandse diplomatieke dienst”, schrijven ze.

Dit alles moet op de posten in het buitenland leiden tot een ander type diplomaat. „Het archetypische model is op zijn retour”, stellen de wijzen. De toekomst is aan regionaal werkende ambassades, met snel inzetbare deskundigen. En natuurlijk: met behulp van sociale media.

Verspreid over de wereld heeft Nederland 112 ambassades, waarvan er enkele dit jaar gesloten worden om kosten te besparen. Onder leiding van de ambassadeur onderhouden de diplomaten niet alleen de contacten met het gastland, ze houden het ministerie in Den Haag ook op de hoogte van lokale ontwikkelingen en helpen het Nederlandse bedrijfsleven. Het ministerie stimuleert diplomaten gebruik te maken van sociale media, om zo meer bekendheid te geven aan het werk dat zij in hun standplaatsen voor Nederland doen. Veel diplomaten moeten er nog aan wennen zich regelmatig in de digitale media te uiten. De snelheid en spontaniteit waar Twitter het van moet hebben, staan op gespannen voet met de lange diplomatieke traditie van voorzichtigheid en discretie. Maar minister van Buitenlandse Zaken Frans Timmermans (PvdA) zei vorig jaar dat zijn diplomaten best eens een uitglijder mogen maken. „Als ik mensen vraag dit vaker te doen, is het politieke risico voor mij.”