Stilte zul je er niet vinden

Transparante kantoren met grote, open werkvloeren en flexplekken. Heel modern, maar hoe zit het met concentratieverlies en privacy?

Kleurige muren, versierd met posters en affiches, Perzische tapijten op de vloer en werkplekken waar je zo van de tweede naar de vierde verdieping kijkt: Villa VPRO op het Hilversumse Mediapark is allerminst standaard te noemen. De vloeren golven en hellen, waardoor etages lijken te versmelten.

Vijftien jaar geleden nam de VPRO zijn intrek in het gebouw. „Een kaal, betonnen pand waarbij bureaustoelen hun sporen nalieten in de vloer”, zo herinnert Hugo Blom, hoofdredacteur van de VPRO-gids, zich de eerste maanden. Liefhebbers van moderne architectuur prezen het gebouw, maar er waren ook kritische geluiden. Het pand was gehorig en onpersoonlijk. „De akoestiek was in het begin een probleem”, zegt Blom. Ook de historie die aan de villa’s (waar de VPRO tot 1997 in huisde) kleefde, was niet direct terug te vinden op de nieuwe redactievloer. Logisch, zegt Blom. „Die historische status kwam met de tijd. Het zijn de medewerkers die de sfeer meebrengen.”

De problemen zijn volgens Blom verleden tijd. Nog steeds wordt er met bewondering naar het omroepgebouw gekeken. „Open en toch intiem, daar staat het gebouw om bekend”, weet Jan-Peter Kastelein, partner bij YNNO, adviesbureau voor innovatief werken. Binnenkort promoveert hij aan de Nyenrode Business Universiteit op de invloed van de fysieke werkomgeving op kennisdeling.

Eigenlijk, zo zegt Kastelein, moet niet de vraag centraal staan of de ruimte een open dan wel gesloten karakter moet hebben. „Belangrijker is: wat voor omgeving past het beste bij het resultaat dat je als bedrijf wilt behalen? En dan gaat het niet alleen om financiële prestaties, maar bijvoorbeeld ook over: hoe ondersteunt de werkomgeving kennisdeling, leren en innovatie? En hoe aantrekkelijk ben ik als werkgever voor (aankomend) talent?”

Kastelein mocht aan de slag op het kantoor van Google in Zürich. „Een open omgeving, maar wel met duidelijke grenzen.” Trots toont hij de foto’s: thematische ruimte, elk met een eigen kleur. Maar ook: een grote fitnessruimte en een massagekamer.

„Tegenwoordig zitten we niet meer vast aan die acht-tot-vijfmentaliteit. Mensen kunnen tussendoor ook eens gaan sporten”, zegt Kastelein. Of even uitrusten in energyhubs, zoals bij Liberty Global, het moederbedrijf van UPC. Kastelein voert er momenteel een project uit waarbij het pand is verdeeld in verschillende zones; van elkaar gescheiden met tussenwanden en elk met een eigen functie. De ene zone is geschikt om geconcentreerd in te werken, de ander voor overleg, in weer een ander – de energyhub – laad je jezelf op.

Onze kantoren veranderen, zegt Wim Pullen, directeur van het Center for People and Buildings (CfPB), een aan de TU Delft gelieerd kenniscentrum dat zich richt op de relatie tussen mens, werk en werkomgeving. „Toen ik in de jaren zeventig begon, zat iedereen in aparte kamertjes op een gang. Nu zoeken we veelal een middenweg tussen dat oude cellenkantoor en de open-office-omgeving. Ik noem het combikantoren: een open werkklimaat met functionele ruimtes waarin kort overleg of geconcentreerd werk kan plaatsvinden.”

Dat open kantoor heeft als voordeel dat er makkelijker kan worden samengewerkt. De lijnen zijn kort, je hoeft niet meer angstvallig aan een deur te kloppen voor overleg, maar je directe collega’s zitten om je heen. En dat vergemakkelijkt de communicatie.

Maar wat blijkt? Die communicatie is soms ook wat te veel van het goede. Het CfPB doet jaarlijks onderzoek naar de belangrijkste behoeftes onder werknemers. Mensen willen (nog steeds) graag een functionele en comfortabele werkplek, maar de laatste jaren hechten we ook steeds meer waarde aan concentratie en privacy op de werkvloer.

„Niet alleen de werkomgeving verandert, maar ook de eisen die daaraan worden gesteld”, meent Pullen. „Kantoren zijn te rumoerig geworden, waardoor mensen meer moeite hebben zich te concentreren.”

Ook opmerkelijk: was die sociale interactie tussen werknemers nou juist een van de redenen voor de grote, open werkvloer – de behoefte daaraan neemt af. Werd dit in 2009 nog door 29 procent van de ondervraagden gezien als een belangrijke voorwaarde waardoor zij plezier beleven in het werk, in 2010 daalde dit tot 22 procent. In 2011 kwam de behoefte niet eens meer voor in de top-5. „Een open werkklimaat biedt meer kans op contact met collega’s; het is geen afzonderlijke behoefte meer”, stelt Pullen.

Er zijn twee belangrijke redenen waarom werkvloeren – en de eisen die we daaraan stellen – veranderen, zegt organisatieadviseur Fiona Verhaar. „Enerzijds flexibiliseert de arbeid en daarmee de werknemer. Deze kan op elk moment zijn informatie uit zogeheten clouds halen. Daarmee kan hij in principe op elk moment aan de slag. De plaats waar dit gebeurt, binnen of buiten het kantoor, is van minder belang. Ook kijken bedrijven naar kostenreductie: hoe kunnen we efficiënter met de kantooromgeving omgaan?” Als de bezettingsgraad van een kantoor immers meestal niet 100 procent is, dan geef je niet iedereen een eigen, dure plek.

Veel organisaties hanteren daarom flexplekken en, daarmee samenhangend, een clean desk policy. Iedereen kan met zijn laptop en telefoon inpluggen op een vrije plaats in het kantoor en ruimt aan het eind van de dag zijn troep weer op. Kastelein zet vraagtekens bij het onpersoonlijke karakter van deze flexplekken. „De eigen identiteit van een afdeling wordt onderschat. Een werkplek is iets waarmee mensen zich vereenzelvigen. Waarom koud en kaal? Een vast bureau met foto’s van de kinderen is toch veel leuker?”

De vraag of je ‘open’ of ‘gesloten’ moet werken, hangt volgens Verhaar af van de aard van de organisatie. „Consultants zijn meer gebaat bij een samenwerkingsstructuur. „Maar diensten als juridische zaken en human resources hebben juist enige privacy nodig”, zegt Kastelein.

Bovendien kennen we niet allemaal dezelfde behoefte, zegt omgevingspsycholoog Joren van Dijk. Hij onderscheidt introverte en extroverte werknemers. „Introverte mensen hebben meer last van lawaai en daardoor moeite met concentreren. Terwijl extraverte personen juist graag contact zoeken tijdens het werk.”

Sommige bedrijven, zo zegt Van Dijk, houden zelf al rekening met het type werknemers dat ze in huis hebben en de omgeving die daarbij past. „Een Rotterdams bedrijf dat in grondstoffen handelt, deelt medewerkers in groepen in. De ‘haantjes’ gaan bij elkaar en ook de introverte personen die meer behoefte hebben aan rust. De laatste groep wil wat geconcentreerder werken en daar wordt de kantoorvloer op ingedeeld.”

Organisaties moeten bij de keuze voor een bepaald concept daarom zorgen voor diverse en functionele werkplekken die de taken van de medewerker ondersteunen, zegt Pullen. „Als je arbeid verricht in een open werkomgeving geef je aan dat je gestoord kunt worden. Dan moet er geroezemoes kunnen zijn. Maar bied mensen die concentratie nodig hebben wel die mogelijkheid. Ook vertrouwelijke gesprekken moet je kunnen voeren zonder dat iedereen kan meeluisteren. Het is een uitdaging om het kantoor zo vorm te geven dat je behoeftes matcht met de taak die mensen moeten uitvoeren.”