Stop met 'uitrollen'

‘Ik heb een probleem. We hebben pilots gedraaid in vier afdelingen. Dat heeft wat tijd en moeite gekost. Maar we hebben iets gevonden wat werkt. Die oplossing willen we nu ook uitrollen in de rest van de organisatie. Maar we merken dat dit helemaal niet lekker loopt.”

Ik spreek een manager tijdens een workshop. Over zijn zorgen, over pilots en ‘uitrollen’. Mijn vraag aan hem: „Als de pilots een succesvolle manier waren om samen tot veranderingen te komen, waarom ga je dan niet door met het doen van pilots? Stop met uitrollen. Doe alleen nog pilots.”

‘Pilots doen’ is managementjargon voor experimenteren. Experimenteren is vaak een verstandige aanpak als je iets wilt veranderen.

Er is een probleem of een kans. Je hebt een idee van wat zou kunnen werken. Maar je weet nog niet helemaal zeker of je het juiste idee te pakken hebt. Dus probeer je iets uit. Zeker als het om ideeën gaat waarbij nieuw gedrag wordt gevraagd van mensen, is dat slim. Tijdelijk, gezamenlijk iets kleins uitproberen, levert een stuk minder gedoe op dan permanent iets groots veranderen.

Nog een paar andere voordelen:

1. Langdurige discussies over de vraag of een bepaalde aanpak wel of niet zal werken, kun je uitstellen tot ná het experiment.

2. Experimenteren draait om leren en niet om presteren. Dat scheelt een hoop kramp onderweg.

3. Onderzoek van Harvard-hoogleraar Amar Bhide naar succesvolle bedrijven laat zien dat in 93 procent van de gevallen het niet het eerste plan is dat het succes brengt. Er is bijna altijd een plan B, C of Z nodig. Managementauteur Tom Peters zegt het kort en bondig: „Wie de meeste dingen probeert wint.”

4. Experimenteren is leuk. Je leert, je stuurt bij, je past aan. Na een tijdje heb je met elkaar een oplossing gevonden die werkt. Mensen zijn doorgaans meer tevreden over wat ze zelf mee ontwikkeld hebben.

Dan uitrollen. Uitrollen is managementjargon voor het zonder veel overleg doorvoeren van veranderingen die elders bedacht zijn (bijvoorbeeld door het uitvoeren van pilots).

Uitrollen kan prima waar het gaat het om puur technische veranderingen, zoals het plaatsen van nieuwe uitlaten onder bestelauto’s. Of het installeren van een software-update. Maar zodra de verandering ook vraagt om nieuw gedrag van mensen, is uitrollen een gek idee.

Om dat te zien hoef je geen managementexpert te zijn. Alleen al het hardop uitspreken van wat uitrollen inhoudt is voldoende... Zonder dat je betrokken bent geweest bij het voortraject, komt iemand die jou niet kent je vertellen dat – voor problemen die voor jou niet urgent genoeg waren om zelf aan te pakken – hij een oplossing heeft gevonden die heel goed werkte op een plek die jij niet kent, met de mededeling dat jij je gedrag zult veranderen om dit voortaan ook toe te passen.

Pogingen tot uitrollen – veel verder dan pogingen komt men vaak niet – zijn niet alleen naïef, maar getuigen ook van minachting voor de mensen op de werkvloer.

Net als het gepland veranderen van culturen, het invoeren van nieuwe waarden en andere terminologie die veronderstelt dat managers veranderingen in denken en handelen bij andere mensen zouden kunnen ‘implementeren’.

Ik had misschien moeten zeggen tegen mijn gesprekspartner: „Als je zo graag iets wilt uitrollen, was dan geen manager geworden, maar tapijtlegger.” Maar zo’n opmerking is eigenlijk niet aardig (voor tapijtleggers).

Ben Tiggelaar is gedragsonderzoeker, trainer en publicist en schrijft op deze plek over management en leiderschap.