Van multitasken word je dommer

Facebook, e-mail, nu.nl: werknemers worden elf keer per uur gestoord. Maar hersenen zijn niet gemaakt om afgeleid te worden.

Uit alle hoeken van je computer en smartphone komen ze op je af: alerts. Negeren is onmogelijk. Facebook-updates, nieuwe tweets, e-mails, Skype-berichten, nieuwsalerts. Je wilt niets missen. Ieder uur, iedere minuut, iedere seconde word je ermee geconfronteerd. Je scherm lijkt soms net een gokautomaat, met al die knipperende icoontjes en geluidjes.

Probeer tussen al die afleidingen door eens een gedegen rapport te schrijven. Of een geniale formule te bedenken. Of een belangrijke presentatie voor te bereiden. Veel succes.

De afleiding door digitale media op kantoor is groot. Het werk lijdt eronder. Werknemers worden elf keer per uur gestoord, zo schreef het Amerikaanse onderzoeksbureau Basex vorig jaar. Onnodige onderbrekingen kosten het Amerikaanse bedrijfsleven jaarlijks 650 miljard dollar, schatte datzelfde bureau.

„Alles wat je nodig hebt om afgeleid te worden, zit in een computer”, zegt de Amerikaanse onderzoekster Joanne Cantor van de Universiteit van Wisconsin-Madison aan de telefoon. Zij is een internationaal erkend expert op het gebied van de psychologie van media en communicatie, en schreef een boek over de invloed van digitale media op het brein (Conquer CyberOverload, 2009).

Zo’n vierenhalf jaar geleden had Cantor zelf last van concentratieproblemen op haar werk. Ze volgde al het nieuws rond de Amerikaanse voorverkiezingen in 2008. Ze volgde continu de peilingen, niets ontging haar. „Ik werd constant afgeleid.” Door de overdaad aan informatie kon ze zich niet goed concentreren op haar werk. „Mijn hersenen werkten amper meer. Ik dacht zelfs dat ik een hersenziekte had.”

Zo erg was het gelukkig niet. Het zette Cantor wel aan het denken. Ze besloot onderzoek te doen naar multitasken en informatie-overload – tot dan toe richtte ze zich in haar werk op de invloed van films en tv op kinderen. Inmiddels geeft ze presentaties aan bedrijven over afleiding op de werkvloer door digitale media. Cantor: „Iedereen die met computers werkt, heeft hier last van.”

Kantoorafleiding is niet nieuw. Luid pratende collega’s, telefoons die constant afgaan en non-stop e-mailverkeer zijn bekende hinderlijke factoren. De opkomst van smartphones en sociale media heeft het probleem vergroot. Bij veel werknemers staan Twitter, Facebook, Hyves of LinkedIn gewoon open terwijl ze aan het werk zijn.

Multitasken – het schakelen tussen twee taken die niet gerelateerd zijn, zoals Cantor het omschrijft – komt het werk niet ten goede. Cantor: „Door multitasken gaat de kwaliteit van je werk achteruit. Ook ben je minder efficiënt.” Wanneer je steeds switcht tussen twee taken, kost het je hersenen tijd om te herinneren waar je eerder mee bezig was. Cantor: „Je verliest de flow waar je in zit.”

Door de vele afleidingen ben je niet alleen langer met één project bezig, het maakt je ook dommer. „Door multitasken minimaliseer je je hersenactiviteit. Hersenen zijn niet gemaakt om steeds afgeleid te worden. Het beste is als je je op één ding focust.”

Hoe voorkom je dat je constant wordt afgeleid tijdens het werk? Het begint met discipline, zegt Cantor. Je moet de verleiding van nieuwssites, e-mails en sociale media kunnen weerstaan. „Maak eerst iets af en neem dan even pauze.”

Ze geeft de topdrie van haar tips om goed en efficiënt te werken.

Ten eerste: beperk het multitasken, doe één ding tegelijkertijd. Ten tweede: be the master of your interruptions. Jij beslist wanneer je onderbroken wordt: lees je e-mails één keer per uur, laat je alleen storen door enkele mensen, lees sms-berichten op bepaalde tijden en laat collega’s weten wanneer je beschikbaar bent. Ten slotte: als je je ergens in verdiept hebt, moet je alle informatie even opzij leggen om creatief te kunnen zijn: je hersenen hebben tijd nodig om alles te verwerken. Loop een stukje in de frisse lucht, ga sporten of slaap goed. Vaak komt dan het ‘aha-moment’.

Wordt Cantor zelf nog wel eens afgeleid? „Ik blijf ermee worstelen”, zegt ze. „Als ik niets gedaan krijg en mijn geheugen werkt niet goed, dan weet ik dat ik me weer aan mijn eigen adviezen moet houden.”