Column

Hallo, ik ben er even niet! Je mail wordt niet gelezen!

Het out-of-officeseizoen is begonnen. Wat doen bedrijven in de zomer? In aflevering 1 van deze zomerserie: de do’s and don’t voor een automatische reply.

Illustratie Pepijn Barnard

Vrijdagmiddag kwart voor vijf, een kwartier voordat de vakantieperiode begint. Nog even loop je het lijstje na met zaken die moeten worden afgerond. Werk overgedragen aan collega’s? Check. Laatste klusjes afgerond? Check. Een out-of-office reply instellen zodat iedereen die je de komende tijd mailt, weet dat je op vakantie bent? Oeps, vergeten. Snel wordt een berichtje getikt waarin gewag wordt gemaakt van een afwezigheid van drie weken: Hallo, ik ben er even niet. Gevolg: klanten of collega’s weten in jouw vakantieperiode niet goed waar ze voor vragen terecht kunnen.

Zo moet het dus niet, benadrukt Justine Blanken, directeur business services bij adviesbureau Hay Group Nederland. „Voordat je op vakantie gaat, moet je zorgen dat je de achtervang voor klanten goed geregeld hebt. De centrale vraag die je jezelf daarbij stelt, is: hoe voorkom ik dat de klant gaat zwemmen? Het is belangrijk dat deze zich geholpen voelt.”

Volgens Blanken moet in een out-of-office reply in ieder geval de essentiële informatie worden opgenomen. „Natuurlijk meld je hoe lang je afwezig bent. Maar laat ook weten of je mail wel of niet gelezen wordt tijdens de vakantie en bij welke collega’s je klanten eventueel terechtkunnen. Zorg dat zij altijd geholpen kunnen worden.”

Bedrijven hebben in de praktijk niet altijd regels voor het opstellen van een afwezigheidsbericht. Ahold en Philips laten dit bijvoorbeeld vrij aan de werknemers. KPN ook. Maar, zo zegt een woordvoerder, daarbij moeten wel fatsoenlijke teksten gebezigd worden. „Het moet een bericht zijn dat past bij een grote dienstverlener: zakelijk, professioneel en vriendelijk.” Voorbeeld?

Volgens digitaal communicatieadviseur Alexis van Dam moet de out-of-the-office mail zo neutraal mogelijk van toon zijn. „Geef aan dat je weg bent, maar wát je doet is niet van belang.”

Op internet circuleren talloze voorbeelden hoe je een afwezigheidsbericht kunt vormgeven. Een nogal rigoureus voorbeeld: „Beste..., ik ben op vakantie van X tot X. Je mail wordt niet gelezen en na terugkomst zal ik mijn inbox leegmaken. Stuur je bericht dus na datum X opnieuw om zeker te weten dat het bericht wordt gelezen.”

Voor bedrijven die uit angst voor spamberichten geen e-mailadressen of telefoonnummers willen prijsgeven in hun out-of-the-office reply heeft Van Dam nog de volgende tip: „Je kunt ook alleen de naam van de persoon die jouw werkzaamheden heeft overgenomen vermelden, met daarbij een algemeen e-mailadres, zodat de klant toch altijd vooruit kan.”

Erica Verdegaal is tot eind augustus op vakantie. Daarom de komende vijf weken op deze plek de korte zomerserie Out of Office.