Hocus pocus met facturen, dat is heel divers werk

ISProjects zoekt een e-procurement consultant. Tonny Verwoert doet dat werk al bijna zes jaar. Wat doet hij eigenlijk?

Een e-procurement consultant? Nou, dat is dus iemand die helpt bij het automatiseren van procurement. Erik van der Werff, eigenaar van ISProjects in Den Bosch, wijst enthousiast op de brochure. „We hebben ISP-Purchase en ISP-Invoice ontwikkeld, maar die tweede wordt het meest verkocht.” Een hoop hocus pocus voor een leek, maar na enig doorvragen blijkt ISP-Invoice simpelweg de digitalisering en automatisering te zijn van het verwerken van facturen.

Nou ja, simpelweg. Voordat een bedrijf het proces van scannen, coderen, goedkeuring en boeken van facturen volledig heeft geautomatiseerd, moet het standaardsoftwaresysteem nog wel op maat voor de klant worden ingericht. En daar komt dus die e-procurement consultant om de hoek kijken.

Tonny Verwoert werkt al bijna zes jaar bij ISProjects als e-procurement consultant. Leuk werk, want je bent vaak op locatie: bij de klant. „Om de software te kunnen ontwikkelen, moet je precies weten hoe je klant met zijn facturen omgaat”, vertelt Verwoert. „Want bij welke afdeling komen de facturen binnen? Wie controleert ze? Wie handelt ze af?” Daarom moet een e-procurement consultant eerst langs bij de klant om het bedrijf in kaart te brengen.

Vervolgens moet je een functioneel ontwerp maken, vertelt Erik van der Werff. En daar zit ’m de moeilijkheid: je moet als e-procurement consultant de vertaling kunnen maken van financiële processen naar techniek. „Elke afdeling, iedereen die met zo’n factuur te maken heeft, moet in het systeem passen.” Van der Werff wijst op zijn computerscherm. Daar staat een duizelingwekkend schema van blokjes en pijltjes. Van bestelling tot betaling. „Het regelen van de betaling van de factuur doen wij niet”, zegt Van der Werff. „Dat gebeurt vanuit het financiële systeem.”

Na het maken van het functioneel ontwerp richten de ontwerpers van ISProjects een applicatie voor de klant in. De e-procurement consultant is degene die daarmee teruggaat naar de klant voor een instructiedag, vertelt Tonny Verwoert. Daarna volgt een testperiode van een maand, waarin eventuele wijzigingen aangebracht kunnen worden. Van der Werff: „In totaal ben je wel drie tot vier maanden bezig met één klant.”

En hoewel ISProjects geen groot bedrijf is – 25 medewerkers – heeft Van der Werff wel grote klanten. „ECI, van de boeken, en het bedrijf achter de Telefoongids bijvoorbeeld.” Maar ook ziekenhuizen, gemeenten en autobedrijven behoren tot het klantenbestand. „Dus het werk is lekker divers”, zegt Verwoert.

Wat ook lekker divers is: de werkplek. Vlak voor het kantoor van Van der Werff bevindt zich de flexplek: de ruimte waar Verwoert en zijn collega’s zitten als ze niet op locatie zijn. Die is nu, op een donderdagmiddag, maar voor de helft bemand. „Op maandag hebben we kantoordag”, vertelt Verwoert, „bijvoorbeeld om onze plannen af te stemmen met de softwareontwikkelaars. Dan zitten we er allemaal.”

Welke opleiding heb je nodig om als e-procurement consultant te kunnen werken? Van der Werff: „Je moet verstand hebben van financiële processen om te begrijpen hoe de verwerking van facturen in elkaar steekt. Maar je moet ook technisch onderlegd zijn, om te kunnen communiceren met de ontwerpers van de applicatie.”

Vroeger heette een e-procurement consultant overigens gewoon implementatieconsultant. Van der Werff: „Maar dit is toch wat specifieker.”

In deze rubriek kijkt nrc.next wat iemand met een ingewikkelde functienaam doet