Kantoor in je broekzak – dus altijd en overal aan het werk

Door smartphones werken we meer – volgens een Britse studie zelfs tien extra werkdagen per jaar. Maar of werknemers er ook productiever van worden, wordt door experts betwijfeld.

Illustratie Roel Venderbosch

Toen de toenmalige minister-president Jan Peter Balkenende in 2004 tijdens de Algemene Beschouwingen in het ziekenhuis belandde wegens een infectie aan zijn voet, bleef hij op de hoogte van de laatste ontwikkelingen via zijn BlackBerry. Dat was destijds opmerkelijk: ‘Premier belt en mailt vanuit bed’, luidde de enigszins verbaasde kop van een artikel in deze krant.

Werken met de smartphone, ook vanuit bed, is in het zakenleven inmiddels doodgewoon. Uit een enquête van adviesbureau Kadenza blijkt dat 20 procent van de Nederlandse managers zijn smartphone checkt in de vijf minuten voor het slapen gaan en de vijf minuten na het opstaan.

Exacte cijfers over hoeveel mensen een zakelijke smartphone hebben ontbreken; telecombedrijven houden die cijfers uit concurrentieoverwegingen liever voor zichzelf. Duidelijk is dat het mobiele werken de laatste jaren een enorme opmars heeft gemaakt: niet alleen managers, maar ook uitvoerend personeel heeft steeds vaker een smartphone van de zaak.

Mobiele apparaten met internet veranderen onze manier van werken: mensen trekken niet om vijf uur de deur van hun kantoor achter zich dicht, maar dragen hun kantoor in hun broekzak. Bedrijven gaan er blijkbaar van uit dat dat hun bedrijf ten goede komt. Maar is dat ook zo? Maken smartphones werknemers daadwerkelijk productiever? Of zorgt het vooral voor extra afleiding en stress?

Verschillende Amerikaanse studies benadrukken de positieve gevolgen van mobiel werken. Met een smartphone kun je de ‘verloren uurtjes’ – in de trein, bij de bushalte, op het schoolplein – beter benutten. Ook hebben werknemers met een smartphone altijd beschikking over de laatste informatie, wat voor tijdwinst kan zorgen. Het meest genoemde voordeel van het mobiele werken is flexibiliteit. Je kunt werken waar en wanneer het je uitkomt – een uitkomst voor bijvoorbeeld jonge ouders. Die kunnen met een gerust hart vroeger naar huis om de kinderen van school te halen en als ze op bed liggen nog even wat mails wegwerken.

Dat flexibele werken moet echter niet omslaan in overwerken, waarschuwt Daantje Derks, universitair docent arbeids- en organisatiepsychologie aan de Erasmus Universiteit Rotterdam. „Als mensen overdag eerder weggaan, werken ze ’s avonds vaak extra lang uit schuldgevoel. Ook kan er competitie ontstaan onder werknemers: ‘kijk eens hoe laat ik nog online ben!’”

Derks doet al zes jaar onderzoek naar de invloed van zakelijk smartphonegebruik op werknemers. Haar bevindingen zijn niet louter positief: permanent in contact staan met het werk kan op termijn leiden tot spanningen in de privésfeer, vermoeidheid, slechtere concentratie en uitputting. „Iedere inspanning moet worden gecompenseerd met ontspanning, anders levert het stress op”, legt Derks uit. Een smartphone die voortdurend om aandacht vraagt, kan die herstelperiode verhinderen. De ‘dode uurtjes’ die we proberen te vullen met de smartphone hebben volgens Derks wel degelijk een functie. „Als je steeds blijft doorwerken en niet genoeg tijd voor jezelf neemt, wreekt dat zich uiteindelijk. Dat is niet in het belang van de werknemer en ook niet van de werkgever.”

Arbeids- en organisatiepsycholoog Dik Bijl ziet vooral een gevaar in de afleiding die de smartphone biedt. Bij elk nieuw bericht geeft de smartphone een melding – er klinkt een bliepje, er knippert een lampje of het apparaat trilt. De verleiding om steeds te kijken is groot, zegt Bijl.

„Uit onderzoek blijkt dat als iemand ergens geconcentreerd mee bezig is en opeens wordt afgeleid, wel een paar minuten tot een kwartier nodig heeft om zijn volle aandacht er weer bij te krijgen. We denken dat we kunnen multitasken, maar dat is niet zo. Wat dat betreft zijn smartphones rampzalig voor de productiviteit.”

Die afleiding is overigens niet alleen werkgerelateerd: met de smartphone kunnen onder werktijd ook privémails worden beantwoord, blogs worden gecheckt, Facebook lonkt en dan zijn er natuurlijk nog spelletjes als Wordfeud en Draw something. Door de smartphone dringt werk door in ons privéleven, maar andersom geldt dat net zo goed. Dat gaat ten koste van het werk, al ziet Derks ook voordelen: „Ik heb een baby, en als mijn man oppast stuurt hij onder werktijd wel eens wat foto’s. Dat is niet alleen leuk; als ik zie dat het thuis goed gaat, werk ik ook beter.”

Bijl spreekt bij zakelijk smartphonegebruik van de ‘productiviteitsparadox’: smartphones bieden mogelijkheden om de productiviteit te vergroten, maar kunnen ook nieuw gedrag uitlokken dat tot het tegenovergestelde leidt. „Mensen krijgen van hun werkgever allerlei apparaten, maar leren niet goed hoe ze er efficiënt mee kunnen omgaan”, stelt Bijl. „Voor je het weet, zit je de hele dag naar het scherm van je telefoon te turen.”

Leslie Perlow, professor Leiderschap aan de Harvard Business School, bepleit regulering van het zakelijk smartphonegebruik. In het binnenkort te verschijnen boek Sleeping with your Smartphone betoogt zij dat het gevoel van permanente beschikbaarheid niet leidt tot betere resultaten.

Voor het internationale adviesbedrijf Boston Consultancy Group (BCG) ontwikkelde ze een methode waarbij consultants af en toe verplicht smartphone-vrije avonden moesten houden. Doordat de consultants zich met volle aandacht op één activiteit konden richten, leidde dat tot meer tijd voor hun privéleven én kwamen ze tot betere prestaties. BCG is zo enthousiast dat de werkwijze inmiddels is ingevoerd op negenhonderd kantoren.

Andere bedrijven gaan nog verder. Zo is Volkswagen onder druk van vakbonden ertoe overgegaan helemaal geen mails meer te versturen buiten kantooruren. Dat is overdreven, vindt Derks: „Je benadeelt altijd werknemers die er wel goed mee kunnen omgaan.” Volgens Derks is het vooral belangrijk dat bedrijven duidelijk maken wat zij van hun medewerkers verwachten: worden zij geacht direct te reageren op mails buiten werktijd of kunnen zij er ook later op terugkomen?

Andersom moeten werknemers zelf leren om hun telefoon zo nu en dan weg te leggen. Derks: „Een weekendje weg zonder je smartphone: probeer het eens! Je zult zien dat je uitgeruster thuiskomt. En het bedrijf gaat in de tussentijd heus niet failliet.”