Gooi je advies nooit zomaar over de schutting

Marcel van Roosmalen was bij een trainingsdag voor jonge ambtenaren.

„Je gaat lekker concreet de diepte in.”

Een kamer verderop ging de extraverte acteur Gerard helemaal op in de rol van strenge directeur. Hij klemde een viltstift tussen zijn neus en lippen. Foto Jan-Dirk van der Burg 16-05-2011 Utrecht - In het Meeting Plaza op Hoog Catherijne vind de training 'het advies' plaats. Tijdens deze training kijken ambtenaren naar het hele adviestraject en is er een mogelijkheid om een adviesgesprek te oefenen met acteurs. Voor de rubriek 'Marcel Werkt' ©Jan-Dirk van der Burg
Een kamer verderop ging de extraverte acteur Gerard helemaal op in de rol van strenge directeur. Hij klemde een viltstift tussen zijn neus en lippen. Foto Jan-Dirk van der Burg 16-05-2011 Utrecht - In het Meeting Plaza op Hoog Catherijne vind de training 'het advies' plaats. Tijdens deze training kijken ambtenaren naar het hele adviestraject en is er een mogelijkheid om een adviesgesprek te oefenen met acteurs. Voor de rubriek 'Marcel Werkt' ©Jan-Dirk van der Burg Burg, Jan-Dirk van der

Voor de workshop ‘Het Advies’ naar het Meeting Plaza in Utrecht, een trainingscomplex voor managers en ambtenaren bij het Centraal Station. Trainster was Lonneke Zwinkels van JS Consultancy, een bedrijf dat met een ‘Jong Talent Programma’ jonge gemeenteambtenaren begeleidde in hun carrière.

Ik zag er nogal tegen op.

Lonneke en ik hadden moeilijke telefoongesprekken gevoerd. Zij vond gemeenteambtenaren „kwetsbaar”, zeker omdat ze aan het begin van hun carrière stonden. Bij het voeren van een adviesgesprek waren ze op hun kwetsbaarst. De aanwezigheid van pottenkijkers bij de oefeningen kon leiden tot het dichtslaan van gemeenteambtenaren, dat was voor niemand leuk.

Dat leek mij nou juist het leukste. Ik had nog nooit met kwetsbare gemeenteambtenaren te maken gehad, wel met overgevoelige.

Lonneke voelde „een afstand” en hoopte dat „we een brug konden slaan”.

We troffen elkaar bij een grote wok vol mie in het Meeting Plaza, het was lunchtijd. Lonneke was aardig, heel anders dan door de telefoon. Aan een ronde tafel zaten de kwetsbare ambtenaren, ze hadden de theorie tijdens de ochtendsessie goed opgepikt. Ze kwamen uit gemeenten als Boekel, Gemert-Bakel, Geldrop-Mierlo en Weesp, in de kantines daar was de lunch minder overvloedig.

Een vrouw van rond de dertig hapte in een appel en liet haar schrift met aantekeningen zien. Een adviesgesprek verliep via een aantal fases, het AAAA-model.

- Aanvang

- Analyse

- Aanbieden

- Afsluiten

Ze had nu al zin in het middaggedeelte, waarin werd geoefend met echte acteurs.

Ergens achterin de kantine waren cursusleidster Lonneke en haar collega Janette van JS Consultancy druk met het instrueren van de professionele acteurs, waarvan er eentje toevallig in de trein tegenover me had gezeten. Ze smikkelde er uitvoerig van een volkoren boterham met kaas, een beeld dat was blijven hangen.

Lonneke kwam na het overleg nog even naar me toe om uit te leggen dat het geven van advies voor een ambtenaar heel belangrijk was. Ze strooide met tips:

„Gooi je advies nooit zomaar over de schutting.”

„Advies is nooit onbegrijpelijk!”

En een heel belangrijke: „Als je geen advies hebt, geef dan geen advies.”

Ik kreeg ook een schema waar met grote letters ‘WEERSTAND’ boven stond. Eronder een wirwar van blokken en pijlen. „Stop het in de broekzak, neem het mee als houvast wanneer er een moeilijk gesprek op stapel staat”, had ze de ambtenaren voorgehouden. Eigenlijk moesten ze het papier altijd bij zich dragen, want: „Een adviesgesprek komt vaak onverwachts.”

Ze hoopte dat de gemeenteambtenaren nog net zo scherp waren als in de ochtend. „Na de lunch zakken ze vaak in.”

We verplaatsten ons naar een broeierig lokaal, waar de muren knaloranje waren. Sommige gemeenteambtenaren kregen er hoofdpijn van, maar ze verbeten de pijn. De acteurs stelden zich voor, Lonneke legde de oefening uit. Het klonk niet erg spannend – „Je krijgt een gesprek met een directeur die het nieuwe werken wil implementeren bij de gemeente. Daarna heb je een gesprek met een andere directeur met een andere visie. Probeer zoveel mogelijk informatie te verzamelen. Gooi zelf niet te veel informatie over de schutting, je weet niet wat er terugkomt.” – maar de gemeenteambtenaren waren enthousiast.

„Oefeningen als deze vind ik het fijnste”, zei een jongen in een streepjesoverhemd, „je gaat lekker concreet de diepte in.”

De groep werd gesplitst in subgroepjes en verspreid over paarse, groene en gele lokalen. Zelf bleef ik in de oranje ruimte waar een acteur als ‘directeur Pim’ een gesprek voerde met ambtenaren uit Geldrop-Mierlo en Weesp.

Het was saai, maar dat waren adviesgesprekken in het echt ook. Bij de evaluatie zei een van de ambtenaren: „Ik denk dat we er goed in slaagden om de informatie concreet te krijgen.”

Daarna met een zucht: „Het liefst zou ik het hele gesprek nog een keer terugspoelen...”

Trainster Lonneke: „Je gooit je advies nog te snel over de schutting, Marc...”

Een kamer verderop ging de extraverte acteur Gerard helemaal op in de rol van strenge directeur. Hij droeg een strak groen T-shirt over zijn buikje en bijpassende groene sokken.

„Hoe streng wil je ’m hebben?”, vroeg hij aan een ambtenaar.

„Behoorlijk streng”, antwoordde de jongen.

„Goed”, zei de doorgewinterde acteur en hij klemde een viltstift tussen zijn neus en lippen.

Er werd niet om gelachen.

Adviesgesprekken waren ‘serious shit’.