Bankpersoneel verleiden tot het nieuwe werken

Met harde of zachte hand worden werknemers van banken aangespoord tot flexibiliteit. Laatste aflevering in een serie over het nieuwe werken.

Het heet niet voor niets een proeftuin. Van alle meubels die de Rabobank de afgelopen jaren heeft getest voor het nieuwe werken, mag slechts een handjevol tafels en stoelen straks mee naar het nieuwe hoofdkantoor. Wat het niet heeft gered: de uitschuifbare – maar keiharde – bankjes in de presentatieruimte, de opzichtige telefooncellen voor privégesprekken, de te lage privacyschotten tussen de bureaus en de eitjes die opengeklapt een werkplek vormen, maar al lang niet meer hip zijn.

De oplevering van het nieuwe Utrechtse hoofdkantoor is door brand uitgesteld tot eind 2011. Daar moeten straks 3.340 mensen afwisselend gebruikmaken van de faciliteiten voor 2.500 man. De bank weet uit ervaring dat het kan. Op een proeflocatie in Utrecht wordt sinds twee jaar gewerkt volgens de nieuwe methode: uitgerust met een laptop en smartphone werken waar en wanneer je wilt. Inmiddels hebben bijna alle afdelingen van Rabobank Nederland zich vrijwillig gemeld voor de overgang naar het nieuwe werken. Deze geleidelijke invoering is bewust verkozen boven een snelle implementatie van bovenaf. Niet duwen, maar verleiden.

De werkplekken zijn ingericht met de nieuwste snufjes op het gebied van kantoormeubilair. Programmamanager Pieter Ketting van de Rabobank loopt langs strak vormgegeven loungehoeken, in hoogte verstelbare vliegtuigstoelen en futuristische krullen waarin werknemers zich kunnen afzonderen. „Ieder gebied heeft een eigen functie”, legt Ketting uit. In het kantoor is een ‘vlek’ voor concentreren, een gebied voor samenwerken en een voor bilateraaltjes – bankjargon voor overleg onder vier ogen.

De invoering van de nieuwe werkomgeving verloopt niet geheel vlekkeloos. „Kijk, hier hebben we de fout gemaakt om de concentratiewerkplekken te dicht op de samenwerkplekken te zetten”, zegt Ketting. Ook het weghalen van de afdelingsprikborden bleek een vergissing. Nu is de witte kast waarin iedere werknemer een eigen plank heeft, bezaaid met geboortekaartjes. Een doorn in het oog van de architect, „maar de moeder van Mijntje wil toch aan haar collega’s laten zien wat een mooie dochter ze heeft”, zegt Ketting. In het nieuwe hoofdkantoor krijgt iedere afdeling een thuishonk, mét prikbord.

Met betere koffie op de samenwerkverdiepingen worden mensen aangespoord daarheen te gaan. Opnieuw verleiding, „je kunt mensen niet verbieden ergens te gaan zitten”, geeft Ketting toe. „Maar als ze gaan praten op een concentratieplek, worden ze aangesproken door collega’s.”

Het nieuwe werken moet de productiviteit en de tevredenheid van werknemers verhogen. Uit recent onderzoek van TNS Nipo blijkt dat 85 procent van de ondervraagden positief staat tegenover flexibel werken. Meer dan de helft van de werkende Nederlanders vindt het bovendien een voorwaarde bij het zoeken van een nieuwe baan. Om de beste mensen aan te trekken, wordt het belangrijker om flexibiliteit te bieden.

Maar het nieuwe werken is ook een bezuinigingsmaatregel. Volgens het rekenmodel van de Rabobank wordt aanzienlijk bespaard door lagere ICT-kosten en een lager ziekteverzuim. Ook komt een eind aan de 30 procent leegstand van een gemiddeld kantoor.

Het klinkt mooi, maar werkt het ook voor iedereen? „De basis is vertrouwen”, zegt programmamanager Ketting. „Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk. Het maakt niet uit hoe, waar of wanneer, als ze hun werk maar goed doen.” Deze nieuwe benadering vereist een andere mentaliteit. De werknemer als eigen ondernemer, de manager als coachend leider. Niet iedereen heeft daar zin in, of is er geschikt voor.

Want al is het de bedoeling dat werknemers juist meer samenwerken, isolement ligt op de loer. Afdelingen moeten zelf momenten creëren voor sociale contacten. Dat kan een wekelijkse vergadering zijn, of een borrel. De leidinggevende houdt in de gaten wie een verloren indruk maakt, of te veel werkt. Voor hen is extra begeleiding mogelijk. „Onze managers krijgen een training, ‘Ruik de workaholic’, om op tijd te kunnen ingrijpen.”

Iets verderop, op het hoofdkantoor van SNS Reaal, ligt het tempo van invoering wat hoger. Iedere maand wordt een nieuwe verdieping opgeleverd die is ingericht volgens de principes van het nieuwe werken. Begin deze maand werd begonnen met de verdieping van de raad van bestuur, om het goede voorbeeld te geven. Hier geen vrijwillige aanmelding of eigen invulling: in 2013 moet het hele concern over zijn. Alle 7.400 werknemers werken dan verplicht anderhalve dag per week thuis.

De overgang is groot. De nieuwe verdiepingen zijn lichter en gebruiksvriendelijker dan de donkere gangen twee etages lager. Ook hier zijn de ‘vlekken’ ontworpen voor verschillende werkzaamheden. De vergaderzaaltjes zijn uitgerust met de nieuwste apparatuur voor videoconferenties.

„We hebben geprobeerd de uitstraling eenvoudig te houden”, zegt bestuurslid Dick Okhuijsen. „Geen hoogpolig tapijt, dat past niet bij onze cultuur.” Hij is verantwoordelijk voor de invoering van het nieuwe werken binnen SNS, maar moet er zelf ook nog aan wennen. „Bij gebrek aan een vaste werkplek moet je logistiek beter nadenken”, zegt hij. „Waar begin ik de dag, wie wil ik spreken?”

Bij een proef in Utrecht en Alkmaar bleken vooral de stafdirecteuren van SNS huiverig om hun eigen kamer op te geven. „Het is ook best angstig”, erkent Okhuijsen. „Je kunt niet je oude manier van werken meenemen naar deze nieuwe wereld. Het is een digitale benadering, waarbij je veel eerder tot de kern moet komen.” Daarvoor is een culturele omslag nodig, denkt Okhuijsen.

Dat het nieuwe werken in deze tijden ook een handige bezuinigingsmaatregel is, ontkent Okhuijsen. „De inrichting van het gebouw is juist een enorme investering en we geven iedere medewerker voor duizenden euro’s aan apparatuur.” SNS hoopt die investering terug te verdienen met een betere balans tussen werk en privé en een grotere aantrekkingskracht voor toekomstige werknemers. „We willen ons hiermee ook onderscheiden van de grotere banken. Bij ons heerst een echte ondernemersmentaliteit.”