Het nieuwe werken kan overheid impuls geven

Het nieuwe werken heeft grote voordelen voor het logge ambtenarenapparaat. Werken bij de overheid kan efficiënter en spannender. Laatste deel in een serie.

Zodra Tjitske Poelstra een goed idee heeft, schrijft ze een blog. Een speciaal blog dat alleen de leden van het Tigerteam kunnen lezen.

Het Tigerteam bestaat uit de creatievelingen en pioniers van de gemeente Dordrecht. „Wij onderzoeken hoe we het nieuwe werken in de praktijk kunnen uitvoeren”, zegt Poelstra (26). Ze is jong, enthousiast en creatief – dus geknipt voor het Tigerteam, een van de initiatieven die de gemeente genomen heeft op het gebied van het nieuwe werken. Met Technieken Ideeën Genereren En Realiseren is het doel van het team dat 15 leden telt. De teamleden bedenken hoe nieuwe combinaties van kennis, tijd, smartphone en laptop tot betere prestaties van het personeel bij de gemeente kunnen leiden.

Het nieuwe werken staat bij de overheid nog in de kinderschoenen. Wel wordt er bij gemeenten, ministeries en overheidsorganisaties volop mee geëxperimenteerd. Net als bij veel bedrijven. In cao’s worden steeds vaker afspraken over het nieuwe werken opgenomen. De nieuwste cao voor 180.000 gemeenteambtenaren maakt het mogelijk om flexibele werktijden te organiseren voor mantelwerkers en voor thuiswerkers. Ook in de aparte cao voor de Rijksdienst Wegverkeer kan in 20 procent van de werktijd thuis worden gewerkt, tenzij functies het niet toelaten.

De overheid (Rijk, gemeenten, provincies en uitvoerende organisaties) is met ruim 300.000 werknemers verreweg de grootste werkgever. Met het nieuwe werken kan alleen al bij grotere overheidsorganisaties tientallen miljoenen euro worden bezuinigd, heeft Ton Kronenburg becijferd van adviesbureau Zenc. Daarbij gaat het vooral om besparingen aan kantooroppervlak door een andere inrichting van de werkplek en om vermindering van de secretariaatskosten door beter gebruik van informatietechnologie.

Maar het gaat niet alleen om vermindering van kosten. Het binden van talent en investeren in medewerkers is zeker zo belangrijk.

„Werknemers hebben even goed baat bij andere vormen van werken als werkgevers”, zegt Poelstra, die het Nieuwe Werkenproject in de gemeente Dordrecht coördineert. De directie ziet het personeelsbestand vergrijzen en tegelijkertijd moet er bezuinigd worden. „Binnen vijf jaar moeten we met twintig procent minder personeel slimmer zien te werken”, aldus Poelstra. Wil de gemeente ook in de toekomst verzekerd zijn van goed personeel, dan moeten nu al stappen worden gezet.

Voor jonge ouders zijn flexibele werktijden een uitkomst om hun baan met de zorg voor kinderen te combineren. Door de smartphone en de laptop is het immers mogelijk om onafhankelijk van tijd en plaats te werken.

Onderzoekers van de Erasmus Universiteit hebben becijferd dat de 1.100 werknemers bij Microsoft in Amsterdam, uitvinder van het nieuwe werken, gemiddeld 28 minuten per dag productiever zijn geworden. Ook is er minder kantoorruimte nodig, is het woon-werkverkeer gedaald en wordt aanzienlijk minder gemaild.

Zo nauwgezet zijn de effecten van nieuwe werkvormen bij de overheid nog niet te meten. Wel is het aantal functieomschrijvingen teruggebracht van 30.000 naar minder dan 50, zegt oud- topambtenaar Roel Bekker, buitengewoon hoogleraar arbeidsverhoudingen en tot voor kort leider van het project Vernieuwing Rijksoverheid. Drie jaar geleden kreeg hij de opdracht de stofkam door de overheid te halen zodat de 120.000 ambtenaren beter kunnen presteren, ook ten aanzien van de burger.

Met Bekkers ingrepen deed ook het nieuwe werken zijn intrede bij de overheid. „Werkplekken werden aangepast, werktijden werden variabel, telewerken nam een hoge vlucht en thuiswerken, zegt Bekker. „De nine-to-five-job sterft ook bij ambtenaren uit, want veel mensen werken vier dagen van negen uur.”

Resultaat? Er wordt volgens Bekker 8 à 10 procent efficiënter gewerkt. Hij ziet over de hele linie banen kleiner worden, maar korter werken betekent volgens hem niet minder werken. „Alleen de lucht gaat eruit.” Ook zijn digitale werkplekken ingevoerd, zodat ambtenaren overal kunnen inloggen en kunnen communiceren. Er zijn duizenden functies minder. En de overheid is beter gaan functioneren, blijkt uit tevredenheidsonderzoeken naar de dienstverlening. Burgers geven de overheid een beter cijfer en het aantal klachten bij de ombudsman daalde vorig jaar met 6,5 procent vergeleken met een jaar eerder. „Spectaculaire verbeteringen”, vindt Bekker.

Verschillende ministeries experimenteren met het nieuwe werken zoals Onderwijs, Verkeer en Waterstaat en Buitenlandse Zaken. Een groep ambtenaren met kennis van nieuwe werkvormen, heeft zich verenigd in een netwerk Ambtenaar 2.0 en geeft managers die bij de overheid willen vernieuwen advies.

„De operatie-Bekker is afgerond. Maar het nieuwe werken staat bij de overheid nog slechts aan het begin”, zegt Davied van Berlo, initiatiefnemer van het netwerk Ambtenaar 2.0. Er zijn enorm veel initiatieven. „Alleen pakt het management van de overheid de mogelijkheden nog te weinig op”. Zo is online-vergaderen is een probleem. Er is geen vorm van Facebook voor overheidsorganisaties om online met samen te werken. Daarom zijn we bezig om Plein Overheid op te zetten.” De informatietechnologie biedt volgens Van Berlo volop kansen die nog onvoldoende worden benut.