Minder ambtenaren is onmogelijk, tenzij...

Voor een buitenstaander is het onmogelijk om overtollige werkzaamheden in de ambtenarij aan te wijzen. Vraag het aan de werkvloer zelf, stelt Sander van Reedt Dortland.

En weer wil het kabinet ambtenaren ontslaan. Weinig regeringsvoornemens zijn zo voorspelbaar. En even voorspelbaar is dat dit niet zal lukken. Het vereist wel een heel grote crisis, veel groter dan de huidige, om daar verandering in te brengen. Overheidsdiensten hebben eerder de neiging om uit te dijen.

Hoe komt dat? De wet van Parkinson luidt: ‘Work expands so as to fill the time available for its completion.’ Elk mens heeft het druk. Dus als zijn baas iets extra’s vraagt, zal het antwoord altijd zijn dat het te druk is: er moeten meer mensen bij. In het bedrijfsleven zorgt concurrentie ervoor dat bazen daar geen boodschap aan hebben. Veelal accepteert een projectleider alweer een nieuw project als zijn vorige nog lang niet klaar is.

Maar bij monopoliebedrijven, zoals nutsbedrijven, is deze druk minder merkbaar. Daar wordt het ‘vet’ nauwelijks weggesneden. En bij de overheid kan de mededeling ‘ik heb het te druk’ al helemaal niet terzijde worden geschoven. Ambtenaren hebben betere arbeidsvoorwaarden, zijn beter georganiseerd, kunnen verlangen dat de baas prioriteiten stelt en mogen op tijd naar huis. En – heel belangrijk – de baas heeft weinig aandrang om dit tegen te spreken. Integendeel, de leidinggevende met een kleine, efficiënte afdeling staat in lager aanzien, krijgt minder salaris en krijgt minder aandacht dan de leidinggevende van een grote dienst die in de directie constant zit te klagen dat zijn afdeling het zo druk heeft.

Vaak wordt voorgesteld om prioriteiten te laten stellen door ‘de politiek’. Helaas, dit is ondoenlijk. Ambtenaren zijn nog steeds bezig met het uitvoeren van besluiten van vele kabinetten geleden en veel van deze activiteiten zijn onzichtbaar voor de huidige politici. Die zouden diep in de organisatie moeten duiken om oude, nutteloze activiteiten te scheiden van wenselijke. Het opsporen van nutteloze activiteiten door ambtelijke werkgroepen zelf zal bitter weinig opleveren. Daarbij gaat het stellen van prioriteiten totaal voorbij aan de grootste reden van een dure overheid: inefficiëntie.

Moeten we dan voorstellen concurrentie te organiseren binnen een overheid om inefficiëntie tegen te gaan? Dus een inwoner van de gemeente X kan zijn bouwvergunning naar keuze bij twee instanties aanvragen. En kiest dus de goedkoopste, oftewel de instantie die het minst moeilijk doet. De beide concurrerende afdelingen mogen natuurlijk geen onwettige vergunningen afgeven, anders wacht hun een claim van de buurman van de aanvrager, waardoor de kosten weer oplopen. Misschien is dit de weg, en het is in het verleden weleens geprobeerd. Probleem is dat, na de selectie, de boven beschreven krachten toch weer de kop opstaken. Een budgetoverschrijding is altijd uit te leggen. Maar goed, het zou kunnen, concurrentie binnen de overheid.

Het aanpakken van inefficiëntie is een groot probleem in de ambtelijke wereld. In Rotterdam heeft het Leefbaar-college serieuze pogingen gedaan om meer te verlangen van hetzelfde aantal ambtenaren. Maar met weinig resultaat en met zeer veel tegenwerking. En wee de politicus die zijn ambtenaren tegen zich vindt.

Veel politici denken dat met het vervangen van de directie van een dienst de pijn verwijderd is, en dat de samenwerking beter zal verlopen. In Rotterdam is in de afgelopen jaren bijna de gehele directielaag vervangen, maar ondanks een veelbelovende start steken veel problemen toch weer de kop op. Moet die directie dan opnieuw vervangen worden?

De werkelijke ondoordringbaarheid zit in de tussenlaag. De directie en de werkvloer zien best mogelijkheden voor efficiencyverbetering. Ze zijn beide vaak bereid om daar iets aan te doen. De werkvloer heeft zelf ook last van inefficiëntie. Het is echter de ‘kauwgomlaag’ daartussen die oplossingen blokkeert. Zijn dat dan zulke slechte managers? Nee, daar gaat het niet om – ook dit ligt aan normale, menselijke factoren. Een middle manager in de overheid wordt namelijk afgerekend op fouten, niet op goede acties of kostenbesparing. En wie krijgen daarvan de schuld: de middle managers. Niet voor niets roepen zij bij elke reorganisatie meteen dat de verandering goed moet worden ingebed, dat regels en voorschriften nodig zijn en dat er een integraal plan van aanpak moet worden opgesteld. Voor je het weet is een eindeloos circuit van stuur-, project-, en werkgroepen in het leven geroepen, waar geen directie tegen opgewassen is. Want al die groepen zijn aantoonbaar met de juiste dingen bezig, namelijk precies met die veranderingen die de directie en de politiek wil doorvoeren. En het deelnemen aan al deze werkgroepen is veilig, veel veiliger dan de eigen afdeling efficiënter maken, waarbij de kans op een fout levensgroot aanwezig is.

Al met al is het verhogen van de efficiëntie bij de overheid geen sinecure. Het lukt ook maar zelden. Toch zijn er vier mogelijkheden die tot het gewenste resultaat kunnen leiden.

De directie zou rechtstreeks met de werkvloer in contact kunnen treden om suggesties voor verbetering boven water te krijgen. Geen populaire maatregel, maar hij werkt wel.

Politici zouden met politiek assistenten diep in de organisatie moeten doordringen om voorbeelden te vinden van activiteiten waarop bezuinigd kan worden. Electoraal nauwelijks zichtbaar en ambtelijk niet gewenst, maar wel degelijk een optie, met name als ambtelijk gevraagd wordt om prioriteiten vanuit de politiek.

Minister (of wethouder) en de directie kunnen, schouder aan schouder, bedenken wat zij kunnen doen om toch door te dringen tot de tussenlaag. Dit idee wordt beiderzijds vaak niet als wenselijk gezien.

En tenslotte: wie heeft er een goed zicht op de inefficiëntie van een dienst? Dat zijn, houd je vast, de andere diensten die met deze dienst samenwerken. Vaak kan de ene dienst heel goed aangeven hoe in de andere de efficiëntie kan worden verhoogd (en vice versa). Maar ja, gezien het ongeschreven niet-aanvalsverdrag in alle organisaties is deze methode nóg impopulairder…

Ir. Sander van Reedt Dortland heeft gewerkt voor Shell, HCG en Eneco. Hij is nu interim-manager bij de gemeente Rotterdam.