Collega's zien elkaars agenda's

Ruim honderd bedrijven rond Amsterdam deden mee aan een project om ‘digitale mobiliteit’ te stimuleren. Werknemers werden productiever en kregen ook meer plezier.

De Amsterdamse ondernemer Hans van der Linden organiseert grote publieksevenementen als Top Gear Live (48.000 bezoekers) en The Taste of Amsterdam (16.000 bezoekers. Hij doet ook de catering voor bijvoorbeeld concerten en voetbalwedstrijden. „Gewoon een biertje en een broodje kroket”, zegt Van der Linden in de Amsterdam Arena waar zijn bedrijven zitten.

Hij was onlangs heel blij dat Ajax zich plaatste voor de Champions League. „Dat zijn voor ons een paar thuiswedstrijden van Ajax erbij”, zegt Van der Linden. „Dat is gewoon geluk.” Maar de echte meevaller is de onlinesoftware en het mobiele internet waarmee de mensen van zijn bedrijf Brand Events nu overal en altijd kunnen werken. „De reistijden zijn korter geworden. Mijn werknemers werken efficiënter. De kosten voor ict zijn enorm gedaald.”

Brand Events (omzet 20 miljoen euro, tien tot twintig werknemers) behoort tot de 102 middelgrote en kleine bedrijven in de Amsterdamse regio die sinds oktober 2009 meedoen aan het project Digitale Mobiliteit. De werknemers van deze bedrijven hebben nu vanaf elke computer of geschikte telefoon toegang tot hun e-mail, agenda, documenten en contactpersonen. In hun ‘wolk’ op internet kunnen de werknemers ook vergaderen, chatten en werken aan presentaties. „Ik kan ook in de agenda van collega’s kijken. Dat is handig voor het maken van afspraken”, zegt Van der Linden.

Van het project, dat is bedoeld om het aantal auto’s in de file terug te dringen, zijn vanmiddag de resultaten gepresenteerd. Bij tweevijfde van de bedrijven zijn werknemers op andere plekken dan kantoor gaan werken. Ruim tweederde heeft kosten bespaard op huisvesting, reizen en ict. Een kwart is productiever geworden. Eenderde heeft een grotere ‘vitaliteit’, ofwel meer plezier in het werk, waarvan ook de kwaliteit groter is geworden.

„De resultaten zijn heel bemoedigend”, vindt Lodewijk de Waal, voorzitter van Taskforce Mobiliteitsmanagement, een van de initiatiefnemers van het project. „Doordat ondernemers druk zijn met ondernemen, gaat de introductie van het ‘nieuwe werken’ vaak moeizaam. Ik ben dus blij dat ook bij de kleinere ondernemingen de digitale mobiliteit zo snel zo duidelijk resultaat oplevert.”

Van der Linden, die in de Amsterdamse binnenstad woont, ging vaak met de auto naar zijn kantoor in Zuidoost. „En dan weer met de auto naar het centrum voor een afspraak. Nu bereid ik een afspraak thuis voor en ga dan met de scooter naar van mijn afspraak.” Bijna de helft van de autogebruikers heeft in Amsterdam de reistijd kunnen verminderen.

Doordat Van der Linden samenwerkt met een Britse onderneming, moest hij vaak naar Londen. „Een hele dag kwijt voor een bespreking van een uur. Nu vergaderen we vaak online.” Van der Linden heeft zelfs zijn boekhouding online gezet. „Mijn Britse partners hebben de toegangscode en kunnen elk moment de omzetten in Nederland zien.” De onlinesoftware kost hem elke maand 8,50 euro per werknemer, een fractie van het bedrag dat hij vroeger kwijt was aan een systeembeheerder.

Het project wordt binnenkort ook gestart in de regio’s Groningen-Assen, Twente, Leeuwarden en de driehoek rond Apeldoorn, Deventer en Zutphen. „Uiteindelijk zullen bedrijven vooral overstag gaan om aantrekkelijk te blijven op de arbeidsmarkt”, zegt De Waal. Dat denkt Van der Linden ook: „Van mijn zes werknemers bij de catering kunnen er vijf niet eens om negen uur in de ochtend beginnen, omdat ze kinderen naar school moeten brengen. De maatschappelijke veranderingen dwingen digitale mobiliteit af.”