Regels horen eigenlijk niet bij het nieuwe werken

Bij verzekeraar UVIT in Arnhem werd een jaar geleden het nieuwe werken ingevoerd. Met succes: lager verzuim en blij personeel. „Het gaat stromen.”

In de bouwput rond het station van Arnhem is het makkelijk verdwalen. Hier, pal naast het centraal station ligt het nieuwe hoofdkantoor van verzekeraarscombinatie UVIT, ontstaan na de fusie van verzekeraars Univé, VGZ, IZA en Trias. De 1.100 werknemers kennen de sluiproute inmiddels: dwars door de busbanen en dan via de trappen van de parkeergarage naar boven. Zij werken sinds de opening van het pand, nu precies een jaar geleden, volgens de regels van het nieuwe werken. Voor zover er regels zijn, want regels horen eigenlijk niet bij het nieuwe werken. Het bedrijf gaat uit van de vrijheid van de werknemer. Van ‘eigen verantwoordelijkheid’, ‘zelfstartend vermogen’ en ‘zelfdiscipline’.

Loop even mee. Door de glazen draaideur, langs de ‘gastvrouw’ naar het hippe grand café op de begane grond waar kleine groepjes werknemers zachtjes overleggen in een van de knalgele of groene leunstoelen. Waar iemand aan een bistrotafeltje zit gebogen over een laptop – uiteraard is hier overal draadloos netwerk. Waar je kunt kiezen uit een verse muntthee of een latte macchiato.

Neem daarna de open trap naar boven en wandel over de duurzame bamboevloer en het recycletapijt met grote bloempatronen langs loungebanken, ‘concentratieplekken’ en projecttafels. Verbaas je over het ontbreken van kamernummers en naambordjes.

Hier is nagedacht over elk detail. En alles staat in dienst van de werknemer met al zijn verschillende behoeftes. Even concentreren? Zoek een stil hoekje op en sluit de transparante gordijnen. Zin in een praatje met collega’s? Plof neer op een van de loungebanken. Geen zin in een another day at the office? Blijf lekker thuis en doe je ding. Haal je kinderen van school of doe de weekboodschappen onder werktijd. Ga naar de sportschool om tien uur ’s ochtends of drie uur ’s middags. Alles mag. Alles kan.

„We werken als het moet en zijn vrij als het kan”, is de gevleugelde uitspraak van Marius Alkema, programmamanager nieuwe werken. Die vrijheid, in combinatie met de comfortabele werkomgeving, dóet wat met mensen, zegt Alkema. Hij klopt met zijn vingers tegen de zijkant van zijn hoofd: „Hier gebeurt iets als mensen zich fijn voelen. Het gaat stromen.”

En ja, die fijne omgeving kost geld. „Maar dat verdienen we terug op de vierkante meters die we uitsparen omdat mensen veel meer thuiswerken.”

Werken 2.0 kreeg bij dit hoofdkantoor van UVIT in krap een jaar tijd vorm. Dat ging niet vanzelf. Het personeel dat van de vestigingen in Zwolle en Nijmegen naar Arnhem moest verhuizen, was huiverig. Geen vaste werktijden en werkplekken meer. Geen eigen kasten en daarbij het uitdrukkelijke verbod om meer dan één doos met persoonlijke spullen en papier mee te nemen naar het nieuwe pand. Hier in Arnhem, heeft elke medewerker alleen een persoonlijke locker waar niet heel veel in past. Verder geldt: lege bureaus. En wie langer dan een uur van z’n plek is, neemt de laptop mee.

Het was een shock voor de meeste mensen die gewend waren aan muurkasten vol dossiers en bureaus waar stapels papier rustig jaren konden blijven liggen. Om het verlies iets dragelijker te maken werd 1,5 kilometer papier gescand en gedigitaliseerd. Alle essentiële informatie staat nu op ‘sharepoint’, de interne databank. Niet alleen omdat dat handig is en papier bespaart, zegt Alkema, „maar vooral ook omdat het nieuwe werken gaat over het delen van kennis en netwerken.”

Om iedereen ‘mee’ te krijgen was het noodzakelijk dat de raad van bestuur een voortrekkersrol vervulde. Dus hebben ook de hoogste bazen hier geen chique eigen kantoren op de hoogste verdieping, maar werken ook zij flexibel.

Het was iemand vanuit die raad van bestuur die vanaf het moment dat er werd nagedacht over de fusie, met het revolutionaire plan kwam. Waarom niet een nieuw kantoor bouwen dat helemaal is ingericht op het nieuwe werken? Een kantoor dat de nieuwste technologie op het gebied van social media en draadloze omgevingen combineert met de wens van steeds meer mensen om flexibel aan de slag te kunnen. „De arbeidsmarkt verandert”, zegt Alkema. „Om een aantrekkelijke werkgever te blijven, moet je meeveranderen.”

IT-recruiter Roeland Pluijm knikt: „Het gaat zo snel: tien jaar geleden zette je een vacature in de krant en haalde je twee weken later de sollicitatiebrieven op. Nu heb via social media zo iemand gevonden.” En als je niet uitkijkt, zijn die nieuwe mensen zo weer weg. „De studenten die ik spreek, zijn gewend om op projectbasis te werken, die floreren in een omgeving als deze.”

Het bedrijf koos voor een op het oog eenvoudige strategie om de omwenteling tot stand te brengen. „We bedachten eerst het pand en de inrichting, regelden de technische ondersteuning, gaven iedereen een laptop en een telefoon en zetten daarna pas de mensen erin”, zegt Alkema. „We wilden niet te veel uitleggen en voorschrijven. Het idee was: laat ze het allemaal zelf ontdekken.”

In het begin werd veel geklaagd. Over het gebrek aan vergaderruimte, bijvoorbeeld. „De truc is: mensen zelf laten ontdekken dat je ook op andere tijden kunt vergaderen. Of op andere plekken.”

Het was ook wennen voor leidinggevenden. „Ineens zagen managers hun eigen team letterlijk niet meer zitten”, zegt Pluijm. „Dat was schrikken: want hoe stuur je mensen op afstand aan?” Er kwam één workshop per team waar concrete afspraken werden gemaakt: hoe vaak zien we elkaar op kantoor? Wat vinden we acceptabel als sociaal minimum? „In de praktijk is dat twee dagen per week geworden”, zegt Pluijm. „Op dinsdag en donderdag zit het hier meestal vol.”

„De sturing is anders”, zegt Alkema. „Vroeger controleerde de manager op basis van aanwezigheid. Nu geeft hij leiding op basis van resultaatafspraken en vertrouwen.”

Pluijm: „Mensen die in sollicitatiegesprekken aangeven dat ze graag aangestuurd willen worden, maken hier weinig kans.”

Voor recruiter Pluijm liggen de voordelen van het nieuwe werken voor het oprapen. Het gemak waarmee hij nu mensen aanspreekt, of zij hem. De snelheid waarmee hij aan nieuw personeel komt. Enthousiast: „Gisteren schreef ik op Yammer (een interne, zakelijke Twitter, red.) dat we specialisten gaan opleiden in een eigen klasje. Ik kreeg onmiddellijk een reactie van een van onze mensen die ervaring heeft als docent.”

Alkema: „Vroeger wist je dat niet van elkaar. Dat is synergie.”

Natuurlijk, er zijn ook nadelen. Al moet Alkema lang nadenken als hij die vraag krijgt van een van de bedrijven die hier komen kijken naar hoe het nieuwe werken in de praktijk werkt. „De teamcohesie valt deels weg, daar moeten mensen aan wennen. Maar er komt een andere vorm van contact voor terug: afdelingscohesie.”

In een onderzoek dat het concern in december, een kleine drie maanden na de invoering, liet uitvoeren onder het personeel zei 46 procent dat het contact met het team minder was geworden sinds het nieuwe werken. Tegelijkertijd beoordeelde 58 procent het nieuwe werken als beter dan de oude situatie. 56 procent vond UVIT als werkgever aantrekkelijker.

Ook daalt het kortdurend ziekteverzuim. Logisch, denkt Alkema: iemand die zijn teen verstuikt kan niet naar kantoor reizen en zou zich voorheen ziekmelden. Nu werkt hij gewoon een paar dagen thuis.” Binnenkort wordt opnieuw onderzocht wat de werknemers ervan vinden. Alkema ziet het met vertrouwen tegemoet. Want, merkt hij, wie eenmaal aan het nieuwe werken gewend is, wil niet meer anders. Hoewel sommige gewoontes hardnekkig zijn. Wijzend naar de grote houten picknicktafels in de kantine: „Op de een of andere manier wil iedereen nog steeds om kwart over twaalf eten.”