Waarom een paraaf zetten én de plaatsnaam invullen?

Waarom moet je vaak, naast je handtekening, ook de plaats van ondertekening invullen onder officiële documenten? Luuk Stevens uit Utrecht vraagt zich dat af als hij weer een krabbel op een formulier moet zetten.

Allereerst: het gaat niet om je woonplaats, maar om de plaats waar het document getekend wordt. En het noemen van die plaats is niet bij alle documenten verplicht.

Formulieren van de gemeente en contracten van je mobiele telefoon bijvoorbeeld, zijn zogenoemde onderhandse aktes. Dat wil zeggen dat het gaat om een afspraak tussen jou en de betreffende instantie. Daarbij hoeft de plaatsnaam niet te worden vermeld.

Maar waarom staat er dan toch bijna altijd een regeltje om dit in te vullen? De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie verwijst naar notaris Janbert Heemstra uit Leiden. Hij weet het niet („Het is nu eenmaal een gebruik.”), maar vermoedt dat het te maken heeft met inmiddels vervallen wetgeving.

Soms is wel handig als er een plaatsnaam onder een document staat. Volgens Tjalle Hidma, vicepresident van de rechtbank van Zwolle en Lelystad, kan het in sommige gevallen als bewijsmateriaal worden gebruikt. Hij deed onderzoek naar bewijskracht en schreef daar enkele boeken over. Stel: een verkoper ondertekent in Zwolle een akte voor de aankoop van een auto en de koper in Zutphen. Dan is het aantoonbaar dat ze niet op hetzelfde moment aanwezig waren. En dat zou kunnen betekenen dat er is gesjoemeld. „Al is dat tegenwoordig steeds ingewikkelder aan te tonen, omdat we ook kopen en verkopen via internet en dan verschillen de plaatsnamen bijna altijd.”

De plaatsnaam kan er ook voor zorgen dat er een belletje gaat rinkelen als je het contract later terugziet. „Ik woon in Groningen, dus als ik Zuidhorn zie staan, zet dat me aan het denken. Dan speelt het moment dat ik dat formulier tekende weer als een film in mijn hoofd af.”

De plaatsnaam is wél officieel als twee partijen iets bij een notaris verklaren. In dat geval, bij een koopcontract van een huis bijvoorbeeld, gaat het om een notariële akte en dan is het verplicht om de plaats te melden. „Voor een notaris zijn bepalingen zoals de plaats en datum van ondertekening van groot belang”, zegt notaris Heemstra. Dat komt volgens hem omdat notariële akten dwingende bewijskracht hebben. Het document is dus een rechtsgeldig bewijs, tenzij er een tegenbewijs is.

Daphne Koenders