Multitasken, multistressen

Het staat dynamisch: de hele dag mailen, sms’en, mobiel bellen, Skypen, msn’en. Maar wat levert het op? Uit onderzoek blijkt: weinig.

Eindelijk weekend. Een vijftig uur durende werkweek is achter de rug. Elke dag zo’n zestig mailtjes beantwoord en er zelf dertig gestuurd; powerpointpresentaties gemaakt; stukken gelezen; gepraat met collega’s die in- en uitlopen; dat ellendige hoofdstuk voor het Sociaal Plan eindelijk afgemaakt; intussen eindeloos de mobiel aan het oor gehad; gemiddeld drie vergaderingen per dag afgelopen; en in de trein, heen en terug, de laptop met internet-dongle op schoot gehad.

Wij Zijn Ambitieus En Werken Hard.

En toch, er knaagt iets. Waarom eindigt elke werkdag toch steeds met een dof en somber gevoel? Thuis, uitgeblust op de bank. Krant? Boek? Een goed gesprek? Pfff – even niet. Rust. O nee, toch nog even de laatste e-mails wegwerken en een paar sms’jes beantwoorden.

Het heet multitasken. Het klinkt dynamisch. Maar productief is het niet. En eindelijk is dat bewezen.

Wetenschappers van de Universiteit van Stanford waren verrast door de uitkomst van hun onderzoek. Ze hadden verwacht op z’n minst wel enkele voordelen van multitasken te vinden. Onterecht, zo bleek. Door al die nieuwe informatiestromen die – permanent en dwars door elkaar – op ons afkomen, zijn we sneller afgeleid en minder productief. Meldingen van steeds maar nieuwe e-mail en telkens opduikende chatschermpjes blijken funest voor onze concentratie. We krijgen minder gedaan, en als we dan eindelijk eens een grote klus klaren, is het geleverde werk van mindere kwaliteit.

Honderd proefpersonen namen deel aan het onderzoek van Stanford. De helft van de groep bestond uit hardcore multitaskers, de andere helft uit mensen die niet voortdurend langs allerlei wegen communiceerden. De mensen die permanent onder druk staan van vijf à zes informatiestromen tegelijk (e-mail, telefoon, voicemail, sms, Skype, enz.) vonden van zichzelf dat ze goed functioneerden in hun werk en dat ze prima in staat waren in hoog tempo informatie te verwerken. Ze dachten, voordat ze aan het onderzoek meededen, dat ze beter zouden scoren in informatieverwerking dan de andere groep met proefpersonen die op een werkdag maar één of twee informatiestromen te verwerken kreeg.

Na enkele proeven bleek dat de zware multitaskers er volledig naast zaten. Door al dat gemultitask hadden ze concentratieproblemen en waren ze slecht in staat hun aandacht te verdelen over de verschillende bronnen van informatie.

In een van de tests moesten de proefpersonen naar twee patronen van blauwe en rode rechthoeken kijken. Elk patroon flitste één keer voorbij op een scherm. De proefpersonen moesten daarna aangeven of de rode rechthoeken in beide patronen op dezelfde plaats hadden gestaan. De mensen die hun dagen multitaskend doorbrengen, en dachten goed hierin te zijn, gaven ’t vaakst het verkeerde antwoord. Sterker nog: hoe beter een proefpersoon dacht in multitasken te zijn, des te slechter hij presteerde.

Het is de paradox van multitasken: mensen die het weinig doen, zijn er het beste in.

In dat licht gezien is het vreemd dat bedrijven van werknemers verlangen dat zij constant bereikbaar zijn via Skype en e-mail, zegt communicatieprofessor Clifford Nass. „Dat is schadelijk voor hun productiviteit, en dus voor die van het hele bedrijf.” Toch lijkt multitasken niet meer uit het kantoorleven weg te denken.

Lifehackers

Gelukkig zijn er mensen die een oplossing hebben gevonden voor het multitask-probleem. Zij specialiseren zich in lifehacken. Dat is een methode waarbij mensen met behulp van nieuwe technieken effectiever te werk kunnen gaan. Zo gebruiken veel lifehackers ingenieuze programma’s waarmee zij to do-lijsten bijhouden en hanteren zij speciale filtermethodes om grote hoeveelheden e-mail aan te kunnen.

Gina Trapani is de oprichter van lifehacker.com, hét internationale platform van lifehackers, en schrijver van het boek Upgrade Your Life, slimmer werken, slimmer leven (2008). Trapani pleit voor het afwisselen van ‘open’ en ‘gesloten’ werkmomenten. Tijdens een open werkmoment geeft Trapani zich over aan alle informatiestromen. Ze meldt zich aan op Skype, surft over het web, checkt haar e-mail en luistert naar muziek. Wanneer ze overgaat tot een gesloten werkmoment, sluit ze Skype en haar e-mailprogramma af, luistert ze alleen nog naar muziek waarin zangstemmen ontbreken en werkt ze aan ‘grotere projecten’. Zoals een hoofdstuk uit haar boek. Trapani stelt vooral gesloten werkmomenten in wanneer ze het gevoel heeft dat ze al uren achter de computer zit, maar nog weinig heeft gedaan.

Schrijver Jim Stolze bevestigt in zijn boek Hoe overleef ik mijn inbox? (2009) dat multitasken een hoge prijs van mensen kan vragen. Hij haalt een onderzoek aan van David Meyer, docent psychologie aan de Universiteit van Michigan. Volgens Meyer vertonen werknemers die voortdurend switchen tussen e-mailen, telefoneren en web-lezen dezelfde symptomen van burn-out als luchtverkeersleiders op een drukke luchthaven. Een bedrijf waarin werknemers van elkaar verlangen dat zij voortdurend en direct reageren op meerdere informatiestromen tegelijk loopt het risico velen van hen te verliezen door overspannenheid.

Daarom is het goed af en toe op die ouderwetse manier te werken. In een stille ruimte. Zonder tientallen elektronische meldingen. Geconcentreerd. En als de grote klussen dan afgerond zijn, kan je naar hartelust multitasken. Of ontspannen.