Het vergaderwezen

Er is veel vergaderleed, ook en misschien wel vooral in Nederland. Dat wil zeggen: wij vergaderen veel maar tegelijk klagen we dat het té veel is. De resultaten zijn kennelijk vaak niet concreet genoeg. Wat te doen? Nog meer vergaderen dan maar?

Onlangs verscheen een herziene uitgave van een nuttig boekje over vergaderen, Van Vree’s Vergaderwijzer. Het is van de hand van Wilbert van Vree, in 1994 gepromoveerd op het boek Nederland als vergaderland. Van Vree beschrijft de voetangels en klemmen van de vergadercultuur en hij geeft tips hoe daaraan te ontkomen.

Ik moet me beperken tot de punten die me het meest aanspraken. Zelf ben ik nooit een gretig vergaderaar geweest, maar ik zie wel de noodzaak ervan – als het maar goed gebeurt.

Van Vree raadt aan niet langer dan anderhalf uur ononderbroken te vergaderen. Hij vindt dat je een begin- én eindtijd moet vaststellen. De vergaderingen moeten bij voorkeur in de ochtend worden gehouden, als iedereen nog fris is. Hij is voorstander van staand vergaderen („stoelen kweken zitvlees’”). Dat is inderdaad niet zo gek, ik voorspel alleen problemen met de oudere werknemer. Bij Le Monde werd ook staande vergaderd, en niet langer dan een uurtje, maar het heeft de aftakeling van die krant niet verhinderd.

Een vergadering mag niet saai zijn, vindt Van Vree, er moet eigenlijk elke vijf minuten iets gebeuren „dat de deelnemers doet opveren”. De voorzitter dient met een krachtig statement te openen, waarna een korte rondvraag met highlights volgt en binnen een kwartier het belangrijkste punt op tafel ligt. De afsluiting moet positief zijn, want „de laatste indruk blijft het langst hangen”.

Zaak is breedsprakige sprekers snel af te kappen: „Je standpunt is duidelijk. Nu wil ik graag weten of iemand nog iets heeft toe te voegen.” Er zijn „bekende kletswetten”, stelt Van Vree. Eén zo’n wet: „Hoe onbelangrijker een onderwerp, des te langer wordt erover gesproken.” Een andere kletswet die ik zelf heb bedacht: „Hoe langer de vergadering duurt, des te meer kans op herhaling van beweringen”. Daarom ga ik vaak weg in de pauze van openbare bijeenkomsten. Na de pauze eisen witte wijn en vermoeidheid hun tol. Van Vree bepleit een evenwicht tussen het aantal vrouwelijke en mannelijke deelnemers. Hij citeert Neelie Kroes, die vindt dat vrouwen efficiënter vergaderen. Van Vree lijkt hier op de feministisch-correcte toer, maar ik moet hem gelijk geven. Mannenvergaderingen zijn misschien wel gezelliger, maar dat komt ook doordat er meer geouwehoerd wordt. De hele afdeling gaat op de schop, vervolgens het hele bedrijf en ten slotte de hele wereld. Daarna nog even over het voetballen van gisteren. Eén belangrijk punt laat Van Vree helaas in het vage. Hij citeert Ben Verwaayen, ex-topman van British Telecom: „Ondergeschikten zeggen in een vergadering niet wat ze vinden, omdat ze de baas niet willen tegenspreken.” Van Vree wijst erop hoe Obama dit oplost: hij vraagt juist naar de dissidente mening.

Dat is prachtig, en ik hoop dat Obama dit volhoudt, ook als het in Afghanistan uit de hand loopt, maar voor de doorsnee werknemer blijft het een groot probleem. Ik hoor net dat Frank de Grave door de nieuwe tragische volksheld Dirk Scheringa subiet werd ontslagen toen hij lastige vragen begon te stellen. Zo gaat dat. Daarom gaan ondernemingen ten onder.