Videovergadering wint het van de eersteklas vliegreis

Nu bedrijven bezuinigen op reiskosten, kan de markt voor videoconferencing profiteren van de crisis. Vergaderen we straks allemaal via de tv of pc?

Bij CapGemini wordt regelmatig via video vergaderd met collega’s in Mumbai, India. Dat bespaart vele dure dagen reizen. Foto Merlin Daleman 3D vergadering bij Capgemini met Mumbai, India. Utrecht, 08-02-07 © Foto Merlin Daleman Daleman, Merlin

Hij voelt zich niet lekker, dus kan Fredrik Halvorsen de presentatie over videoconferencing niet persoonlijk bijwonen. Maar de topman van Tandberg heeft thuis op zijn werkkamer een webcamera staan, zodat alle aanwezigen op een enorm videoscherm kunnen zien dat Halvorsen ook echt ziek is. Er kan nog net een grieperig glimlachje vanaf voordat hij de verbinding verbreekt.

Tandberg is marktleider op het gebied van videoconferentiesystemen. Het Noorse bedrijf, ooit begonnen als fabrikant van radio’s, heeft een omzet van 565 miljoen euro per jaar. Ondanks de economische crisis die vrijwel alle IT-bedrijven treft, zagen de Noren hun verkoopcijfers in het laatste kwartaal opnieuw groeien. De groei was wel kleiner dan in voorgaande jaren. „Ook de video-industrie voelt dat het bedrijfsleven investeringen terugschroeft of uitstelt”, aldus Fredrik Halvorsen.

Toch kan de economische crisis een duw in de rug zijn van videoconferencing, ook wel telepresence genoemd. Bedrijven die bezuinigen, schroeven als eerste hun reisbudgetten terug. Dat betekent minder eersteklas vliegreizen voor directie en management, met vergaderen via het web als aantrekkelijk alternatief.

De luchtvaartindustrie ziet videoconferencing als een belangrijke concurrent in de slag om de zakelijke reiziger, liet Giovanni Bisignani, directeur van de International Air Transport Association (IATA) onlangs op een conferentie weten. Zijn vrees lijkt terecht: in 2012 zou videovergaderen via het web jaarlijks 2,1 miljoen vliegreizen kunnen besparen, becijferde onderzoeksbureau Gartner. Dat komt ook het milieu ten goede, aldus Gartner. De verwachting is dat de markt voor videoconferentiesystemen in 2012 uitgroeit tot 3,5 miljard dollar.

Videoconferencing begon als een speeltje voor directiekamers, maar daar stond de tv met webcam vaak te verstoffen in een hoek. De nadruk ligt nu op speciale videovergaderruimtes die voor alle medewerkers toegankelijk zijn. In zo’n ruimte voor telepresence staan meerdere schermen en zijn belichting en camera’s goed op elkaar afgesteld, zodat er ook sprake is van een echt vergadergevoel.

Dankzij snelle internetverbindingen is het nu mogelijk om high definition beeld en geluid door te sturen. Alleen de eerste paar minuten voelt het alsof je naar een presentatie op tv zit te lijken, daarna is het een vergadering als alle andere.

Volgens Hendrik Blokhuis, onder meer verantwoordelijk voor telepresence bij Cisco Nederland, is de techniek een stuk eenvoudiger geworden: „Nu kun je een virtuele vergadering net zo makkelijk regelen als een telefoontje.”

Cisco verkocht wereldwijd ongeveer 2.000 videosystemen, onder meer aan Philips, en maakt zelf veelvuldig gebruik van  videovergaderen. Het bedrijf  bouwt eigen systemen als onderdeel van een unified communications pakket, inclusief telefonie.

Cisco levert bijvoorbeeld apparatuur aan het Smart Work Center in Almere. Blokhuis: „Er zijn genoeg mensen die in Almere wonen en in Amsterdam werken, en geen zin hebben om voor elke vergadering in de file te staan.”

Werkgevers als HP, IBM en de gemeente Amsterdam huren er werkplekken voor zo’n 8.000 euro per werkplek per jaar.

Cisco’s partners en HP verhuren ook losse vergaderruimtes in bijvoorbeeld Amerikaanse hotelketens. Het kost een paar honderd dollar om een uur via het tv-scherm te vergaderen – meestal goedkoper dan een vliegticket.

Zelf investeren in virtuele vergaderkamers is voor bedrijven een kostbare zaak. Zo verkoopt HP een systeem met apparatuur van Tandberg onder de noemer Collaboration Center. De goedkoopste set kost 120.000 dollar, de duurste 350.000 – maar, zo zegt HP, een ingerichte vergaderruimte zou zich binnen een jaar terugverdienen door tientallen vliegtickets te besparen, en tonnen aan CO2-uitstoot.

Hendrik Blokhuis verwacht dat Cisco „op termijn” 1 miljard dollar per jaar aan omzet kan halen met videoconferencing. „Het begon als een kleine tak, maar nu is het tot speerpunt uitgeroepen en onderdeel van de divisie Advanced Technologies.” Dit onderdeel, goed voor 25 procent van de omzet van Cisco, viel volgens de laatste kwartaalcijfers terug met 7 procent.

„Bij Cisco dient videoconferencing vooral om de omzet van nieuwe netwerktoepassingen te stimuleren”, zegt Phil Sayer, analist van onderzoeksbureau Forrester. Hij betwijfelt of aparte teleconferentieruimtes op zo’n grote schaal toegepast zullen worden als de fabrikanten hopen. Een multinational als Shell heeft maar tien ruimtes voor telepresence, die alleen voor directievergaderingen gebruikt worden. De rest van de medewerkers krijgt een webcam op zijn computer.

Qua techniek lijkt de videoconferencingmarkt nog niet helemaal klaar voor een wereldwijde doorbraak. Gebrek aan standaarden maakt videoconferenties tussen bedrijven onderling niet eenvoudig. Het is wel mogelijk om verbinding te maken, maar dan wordt teruggegrepen op een lagere kwaliteit. Met de komst van de geavanceerde systemen met drie grote tv-schermen is de situatie er niet makkelijker op geworden. En softwaremaker Microsoft, alomtegenwoordig in de zakelijke markt, koos ook weer voor een eigen, afwijkende standaard.

Een videoverbinding, zegt analist Phil Sayer, is gelukkig lang niet altijd noodzakelijk. „Een audioverbinding of een webconferentie zonder beeld en geluid is vaak voldoende om samen te werken op afstand, zeker voor collega’s die elkaar al kennen.” Desktop videoconferencing zal volgens hem daarom altijd een nichemarkt blijven in vergelijking met andere samenwerkingsmiddelen, zoals chatsoftware, blogs en gedeelde sites.

In de Nederlandse vestigingen van ICT-bedrijven als Cisco, HP en Microsoft wordt op grote schaal gewerkt met virtuele teams van flexwerkers. Al deze bedrijven zoeken nog naar de juiste balans tussen virtuele en fysieke bijeenkomsten. Zelfs in de sector waar de technologische vernieuwing het meest tastbaar is, blijken videovergaderingen, e-mail of chatsessies alleen niet voldoende om een hecht team te smeden.

Theo Rinsema, directeur van Microsoft Nederland: „Veel thuiswerken is goed voor de CO2-uitstoot, maar het kan ook een negatief effect hebben op het samenwerkend vermogen en de sociale cohesie in de organisatie. We geloven erin dat collega’s elkaar moeten blijven ontmoeten.”

Hendrik Blokhuis van Cisco ziet de virtuele ontmoeting als een goed alternatief voor een persoonlijke bijeenkomst. „We vergaderen internationaal meer op afstand dan in levende lijve. Videoconferencing gebruiken we ook voor functioneringsgesprekken, soms zelfs voor sollicitatiegesprekken.”

Bij Tandberg zijn ze ervan overtuigd dat er op elk bureau een videoconferentiesysteem hoort te staan. Het bedrijf is in ieder geval goed voorbereid: alle Tandberg-werknemers zitten, ook als ze thuis werken, keurig in stropdas achter de pc. „Company policy, zodat je altijd goed gekleed een videoconferentie aan kunt nemen”, aldus een Tandberg-medewerker.

Lees ook het artikel over flexwerken in Focus nr 3, dat nu in de winkels ligt

    • Marc Hijink