Bedrijfsleven juicht één keer om de fiscus

Ondernemers staan zelden te juichen bij nieuwe fiscale maatregelen. Maar de versimpeling van de facturering die de fiscus nu beoogt krijgt luide bijval vanuit het bedrijfsleven.

De btw maakt van elke factuur een waardepapier. Een ondernemer die de fiscus een inkoopfactuur toont, krijgt het daarop vermelde btw-bedrag terug. Meteen en in contanten. Zelfs als het facturen uit een ander land van de Europese Unie betreft. Dan betaalt het andere land de btw terug.

De fiscus stelt dan ook hoge eisen aan de factuur. Ze moet exacte adres- en btw-gegevens vermelden, precies aangeven waar het om gaat en allerhande controle-elementen vertonen zoals een doorlopend volgnummer. De betrouwbaarheid moet er vanaf stralen. Vervolgens moeten de facturen zeven jaar lang in dikke ordners beschikbaar blijven voor inspectie door belastingcontroleurs.

Dat is omslachtig voor het eenmansbedrijf dat al genoeg aan zijn hoofd heeft. En het is duur voor het grote bedrijf dat kapitalen kwijt is aan postzegels, enveloppen, papier, inkt en andere verwerkingskosten. Gemiddeld twee euro per factuur. Dat tikt aan bij de 500 miljoen facturen die bedrijven elkaar in Nederland per jaar versturen.

Europese regels maken het mogelijk facturen elektronisch te verzenden. Maar dan moeten inhoud en herkomst van de factuur voor nu en later onomstotelijk vaststaan. Bovendien moeten klant en leverancier van te voren de elektronische facturering in een contract vastleggen. Hoewel dat allemaal heel omslachtig is, zijn de elektronische facturen populair bij grote bedrijven.

In 2005 werkte een kwart van die ondernemingen er mee. Inmiddels is dat gestegen tot 40 procent, zo blijkt uit onderzoek van de Europese Commissie, uitgevoerd door adviesbureau PricewaterhouseCoopers. Dat kantoor vindt dat de elektronische facturering door heel Europa heen vormvrij moet worden. Waarschijnlijk gaat dat – weliswaar pas in 2013 – inderdaad gebeuren.

Daar wil staatssecretaris van Financiën Jan Kees de Jager (CDA) echter niet op wachten. Deze week nam hij een krachtdadig besluit. Facturering kan in Nederland met onmiddellijke ingang vormvrij plaatsvinden. Dat betekent dat ondernemers via internet een factuur mogen versturen, bijvoorbeeld in een Word- of pdf-bestand. Er is geen geautoriseerde handtekening nodig, geen gewaarmerkte verzending of voorafgaand contract; een simpel e-mailtje is voldoende.

De bedrijven die nu al elektronisch factureren, bewaren in de helft van de gevallen zekerheidshalve nog een papieren factuur in een ordner. Die wordt overbodig. Zowel de ontvanger als de verzender van de factuur hoeven geen afdruk meer te maken.

In een video-interview met deze krant roept de staatssecretaris ondernemers op deze versimpeling snel te benutten. Als de helft van het bedrijfsleven gehoor geeft aan zijn oproep, is de jaarlijkse kostenbesparing ruim 600 miljoen euro. De Jager voegt daar in het vraaggesprek enkele adviezen aan toe. In de eerste plaats om met simpele gratis software de pdf-facturen zo te beschermen dat ze beveiligd zijn tegen veranderingen.

De ontvanger kan de factuur op zijn beeldscherm lezen, printen of doorsturen, maar niet wijzigen. Maar zo’n bescherming is niet verplicht. Indringender is de waarschuwing van de staatssecretaris om – op een veilige plaats – een back-up te bewaren van de computermap met elektronische facturen. Men moet ze nog steeds aan de belastinginspecteur kunnen laten zien, ook al is het op een computerscherm.

Een korte rondgang langs bedrijven levert verraste reacties op. Ook ongeloof dat de formeel aangelegde Belastingdienst bereid is tot zo’n verregaande stap. De versimpelde facturering wordt algemeen toegejuicht als maatregel die echt zoden aan de dijk zet. Ondernemers die alles elektronisch willen archiveren, mogen sinds deze week binnenkomende papieren facturen scannen, weggooien en alleen de elektronische kopie bewaren. De ordners kunnen de deur uit.

Het wachten is nu op de ruime beschikbaarheid van boekhoudprogramma’s die na invoer van basisgegevens zoals gewerkte uren of geleverde producten, zelf de facturen opstellen, versturen en de betaling bijhouden. Zulke programma’s doen meteen elektronisch de btw-aangifte. Veel accountants beschikken al over dergelijke door de fiscus geaccordeerde software. Die komt binnen enkele jaren ook binnen het bereik van kleinere ondernemers. Wie zijn administratie op deze manier opzet, is normaal gesproken meteen verlost van de bezoekjes van belastingcontroleurs.

Aertjan Grotenhuis

Meer informatie: www.nrc.nl/geld