De eerste boeken zijn aanbesteed. En dat is mislukt

Scholen moeten de leverantie van boeken Europees aanbesteden. Op drie pionierende scholen is dat verkeerd gegaan. „Die flauwekul hoeft van ons niet.”

Een grote bos bloemen arriveerde deze zomer in Venlo, met als afzender het ministerie van Onderwijs. De Onderwijsgemeenschap Venlo & Omstreken had als eerste schoolbestuur van Nederland het lesmateriaal in het voortgezet onderwijs Europees aanbesteed. Dat kon staatssecretaris Van Bijsterveldt (Onderwijs, CDA) wel gebruiken, een school die, de hevige discussie ten spijt, gewoon aan de slag ging met het aanbesteden van schoolboeken.

Uitgeverij Malmberg won de aanbesteding in Venlo. De euforie verdween alsnog toen de boekhandels Iddink en Van Dijk bezwaar aantekenden. Door een technisch foutje in de procedure werden de boekhandels vorige maand in het gelijk gesteld. De aanbesteding was ongeldig.

Aankomend schooljaar mag Malmberg toch de boeken leveren aan de drie Venlose scholen van de Onderwijsgemeenschap, omdat volgens de rechter de tijd ontbrak om de aanbesteding dit jaar al opnieuw te doen. Volgend schooljaar moet dat wel. Het jaar 2009/2010 is ook het jaar waarin aanbesteden verplicht wordt voor alle scholen.

De aanbesteding van schoolboeken is een gevolg van het plan om het lesmateriaal gratis te maken voor ouders. Dit voorjaar stemden de Eerste en Tweede Kamer in met het plan, ondanks tegenstand van scholen, boekhandels, uitgevers en vrijwel de gehele oppositie in het parlement. Vooral voor juridische procedures werd gevreesd. Die vrees kwam direct uit.

Twee andere scholen, in Barneveld en in Amstelveen, krijgen vermoedelijk geen bloemetje uit Den Haag. Zij waren beide met een aanbestedingsprocedure begonnen, maar hebben die weer stopgezet.

Geen van de drie aanbestedingen tot nu toe is dus geslaagd.

Zo zou Chrit de Koning van het college van bestuur van de Venlose onderwijsgemeenschap het „niet willen zeggen”. De aanbesteding in Venlo is „perfect gelopen”, zegt hij, het juridische foutje ten spijt. „We hebben de boeken gekregen die we willen, tegen de laagst mogelijke prijs.”

Uit Amstelveen komen minder enthousiaste geluiden. Conrector Wim Ris van het plaatselijke Keizer Karel College legt uit waarom zijn school de aanbesteding beëindigde. Met behulp van juridisch adviseurs – „We zijn niet allemaal juristen” – had de school de aanbesteding „netjes op papier” staan en gepubliceerd op de site aanbestedingskalender.nl. Daarna kwam de vragenronde. Potentiële leveranciers van schoolboeken stelden vragen over wat voor soort school het Keizer Karel College is, over wat de school precies wil. Bij elkaar zo’n honderd vragen.

Ris: „Die waren niet allemaal even eenvoudig te beantwoorden. En de vragen gaven ons ook hints, over hoe we de aanbesteding nog beter konden formuleren.” Om dat te doen, kon de school de procedure wijzigen of stopzetten. Het Keizer Karel College koos voor stopzetten. De adviseurs hadden gezegd dat de school juridisch zwak zou staan als de procedure tussentijds zou worden gewijzigd.

Het voordeel is, zegt Ris, dat de school nu weet hoe de aanbesteding voor volgend jaar moet worden geformuleerd. „Maar het nadeel is dat we nu weten hoeveel haken en ogen er kleven aan zo’n procedure. We vroegen ons van tevoren al af of het haalbaar was om de boeken aan te besteden. Daar zijn we niet echt optimistischer over geworden.”

Ook in Venlo stelden de potentiële leveranciers vragen. „Daar heb ik weinig van gemerkt”, zegt bestuurslid Chrit de Koning. De juridisch adviseur handelde ze af. Daaraan gingen uren van overleg vooraf, maar „dat heb je altijd als je de eerste bent die iets doet”.

De regels zullen nog wel worden aangepast, verwacht Ris. „Ook in Den Haag zien ze dat de eerste drie aanbestedingen niet echt rooskleurig zijn verlopen.” Wel denkt hij dat scholen die pas komend jaar beginnen met aanbesteden, in het voordeel zijn. Die kunnen immers leren van de pioniers.

De leerlingen van het Keizer Karel College krijgen hun boeken dit jaar nog „gewoon” via boekhandel Iddink, waarmee de school al jaren „naar volle tevredenheid” samenwerkt. „Die flauwekul van het aanbesteden hoeft van ons niet”, concludeert Ris.

Het ministerie van Onderwijs weet goed wat aanbesteden is. Zo heeft het departement zelf de bemanning aanbesteed van de Taskforce Gratis Schoolboeken, de club die scholen helpt bij de aanbestedingen. Een belangrijke taak van de taskforce is het opstellen van een ‘voorbeeldbestek’. Dat is een model waarop scholen zich kunnen baseren in de aanbestedingsprocedure. Binnenkort beginnen de regionale bijeenkomsten die de taskforce heeft georganiseerd, waar scholen alles te horen krijgen over aanbestedingskalenders en andere procedurele zaken.

Dit najaar zal het „los gaan” met de aanbestedingen, zegt Maurice Essers, advocaat die boekhandel Iddink bijstond in de Venlose procedure. Iddink en concurrent Van Dijk hebben inmiddels teams om mee te kunnen dingen met de aanbestedingen, die naar verwachting met tientallen tegelijk komen.

De Eerste Kamer dwong drie maanden geleden de toezegging af van staatssecretaris Van Bijsterveldt dat zij de kosten vergoedt van scholen die met juridische procedures te maken krijgen. Dat doet ze alleen als scholen zich houden aan het voorbeeldbestek. Dat wordt nog lastig, verwacht Essers. „Scholen zullen sleutelen aan dat voorbeeld. Het valt nog te bezien of de staatssecretaris dan nog bereid is de kosten te vergoeden.”

Conrector Wim Ris is twee keer gebeld door de Taskforce, zegt hij. „Of ik iets wilde vertellen over de aanbesteding aan collega’s die er nog geen ervaring mee hebben.” Hij had het graag gedaan, vertelt hij, maar de school zit midden in een verbouwing. „We moeten eerst de muren schilderen.”