Hoe blijf ik mijn e-mail de baas?

Hoe is verstrikt raken in de onophoudelijke stroom e-mails op het werk te voorkomen?

Voor het antwoord stuurt de verslaggever een e-mail naar Denise Hulst, auteur van het boek Efficiënt e-mailen. „Graag ben ik je ter wille”, mailt ze terug, „maar laat ik nou toch de voorkeur geven aan persoonlijk contact.”

In een stationsrestauratie op Utrecht Centraal vertelt de organisatie-adviseur wat ze bij de Universiteit Utrecht heeft meegemaakt. „Ik mocht een kijkje nemen in iemands inbox. Daar zat een bericht in dat acht keer geforward was. In de onderwerpregel stond ‘jaarplanning’. In het laatste mailtje stond ‘Gaan we wandelen tussen de middag?’.”

Wat is er nu zo erg aan heen en weer mailen? Hulst: „Een mail geeft de suggestie dat processen in werking zijn gezet, maar dat is niet zo. Het effect is eerder dat processen worden vertraagd”.

Wanneer is e-mail dan wel geoorloofd? „Voor het maken van afspraken, het doorsturen van informatie, het geven van simpele antwoorden.” Maar als het gaat om inhoud, visie, creativiteit, het wij-gevoel: „Dan niet.” Het is een cultuurprobleem, vindt Hulst. „Een bedrijfsziekte.”

De belangrijkste oplossing is het bedwingen van nieuwsgierigheid. Verwerk berichten op vaste tijdstippen. „Als je om de tweeënhalve minuut afgeleid bent, is het werk niet productief.”

Steven de Jong