Hekel aan functioneringsgesprek

Het begin van het jaar is de tijd voor het jaarlijkse functioneringsgesprek. Veel werknemers vinden het tijdverspilling.

Functioneringsgesprekken zijn overbodig en zouden per direct moeten worden afgeschaft. Dat is althans de mening van managementconsultant Alexander Kjerulf, auteur van het boek Happy Hour is 9 to 5 over geluk op het werk.

Volgens Kjerulf leveren de jaarlijkse functioneringsgesprekken niets op, kosten ze veel tijd en gebruiken managers ze als excuus om de rest van het jaar niet met hun medewerkers te praten. Maar de belangrijkste reden om de gesprekken af te schaffen, is dat iedereen er een hekel aan heeft. Die basishouding is niet direct een vruchtbare voedingsbodem voor een goed gesprek, meent de consultant.

Kjerulf is niet de enige met deze kritiek. Volgens Harvard-professor Jim Heskett kijken managers en werknemers ongeveer net zo reikhalzend uit naar het jaarlijkse functioneringsgesprek als naar een wortelkanaalbehandeling bij de tandarts. En een Brits onderzoek concludeerde vorig jaar dat ruim 30 procent van de werknemers het gesprek pure tijdverspilling vindt. Bijna de helft van de werknemers denkt bovendien dat hun baas tijdens het gesprek niet altijd meent wat hij zegt. Ongeveer 20 procent klaagt over een slechte gespreksvoorbereiding door de manager. Zij denken dat hun baas het gesprek niet serieus neemt.

Dat gevoel is niet verrassend, want veel managers zíén het ook als verplicht nummertje. Dat is althans de ervaring van Martine Poelstra, marketingmanager van de Academie voor Management van de Rijksuniversiteit Groningen. Poelstra: „Leidinggevenden weten vaak niet goed wat ze met een functioneringsgesprek aan moeten. De meesten van hen hebben een vakinhoudelijke achtergrond. Ze zijn goed in het managen van de inhoud en in het sturen op bedrijfsresultaten, maar niet altijd in de menselijke kant van hun werk, zoals coachen en motiveren van medewerkers en geven van feedback. Het functioneringsgesprek gaat juist grotendeels over deze onderwerpen. Op zoek naar zekerheid vallen veel leidinggevenden terug op het beoordelingsformulier dat ze van de afdeling personeelszaken moeten invullen. Niet gek dus dat medewerkers dan het gevoel krijgen dat hun gesprek een invuloefening is.”

Toch is niet iedereen negatief over functioneringsgesprekken. „Onze medewerkers vinden het prettig dat er eens per jaar een formeel moment is waarop ze met hun baas praten over hun prestaties en over de doelen voor het komend jaar”, vertelt George Raessens, directeur HRM bij Heijmans. „Je moet het belang van de gesprekken niet overdrijven. Een goede manager spreekt zijn medewerkers vaak. Hij bespreekt door het jaar heen de voortgang van hun werk, geeft feedback en heeft het over eventuele problemen. Het jaarlijkse functioneringsgesprek moet een soort samenvatting zijn van al die informele contacten, geen vervanging.”

Ook manager HR Marc Nan van netwerkspecialist Cisco onderstreept het belang van functioneringsgesprekken. „Stimuleren en motiveren van mensen is de hoofdtaak van een leidinggevende. Het functioneringsgesprek is daar een belangrijk hulpmiddel bij, mits je zo’n gesprek maar regelmatig organiseert. Eén gesprek per jaar is eigenlijk te weinig: aansturen van mensen vereist intensief contact tussen leidinggevende en werknemer. Bij Cisco houden we daarom elk kwartaal een functioneringsgesprek.”

Daarnaast vindt Nan dat een manager elke medewerker ten minste eens per maand ‘informeel’ moet spreken. „Alleen op die manier hou je als manager een vinger aan de pols. Zo weet je precies wat je mensen doen en waar ze staan in hun ontwikkeling.”