Vergaderen op wielen

Files leiden tot opmerkelijke initiatieven. Een Haags bedrijf regelt vergaderingen in stretched limousines en verlengde Hummers.

Kies bij de vergader Limo een chauffeur die een mop vertelt, of een die zijn mond houdt. Foto AP Tyler Lehmann, owner of Blackstone Limousine, is shown in one of two of his 30-foot stretch H2 Hummer limousines, Thursday, March 23, 2006, in Renton, Wash. Lehmann's stretch Hummers and his other super-sized offering, the Ford Excursion limo, are part of a growing nationwide trend toward bigger, longer chauffeured vehicles. (AP Photo/Kevin P. Casey) Associated Press

„In een gemakseconomie als de Amerikaanse is vergaderen in de auto al redelijk ingeburgerd, maar in veel andere landen niet. In Nederland wint het idee langzaam terrein”, zegt Marianne Bulder, directeur van Entourage, in Den Haag.

Sinds enige tijd regelt zij voor bedrijven vergaderingen in limousines. „Ik zit vaak bij vergaderingen en dan valt me op dat die vaak niet zijn voorbereid en dat mensen van één bedrijf die bij een presentatie zitten, soms niet goed op elkaar zijn ingespeeld.”

Dat bracht haar op het idee om de reistijd naar een presentatie, congres of vliegveld te gaan gebruiken. „De leden van het managementteam worden één voor één, of op een centrale plaats opgepikt en kunnen vast de stukken bestuderen. Als laatste stapt de grote baas in en die leidt de vergadering tot de plaats van bestemming.” In een stretchlimo kunnen, naast de chauffeur, maximaal zeven mensen mee, inclusief notulist.

Omdat de limousine voorzien is van een internetverbinding, is een besluitenlijst van de vergadering op wielen snel beschikbaar. „Dat zit in het arrangement. De actielijst wordt al in de auto getikt en als die vlak voor aankomst hardop is voorgelezen en iedereen het ermee eens is, wordt hij binnen het uur gemaild. Als de deelnemers aan de vergadering op kantoor komen, zit het korte verslag al in hun mailbox”, aldus Marianne Bulder, volgens wie de vraag naar vergaderen op wielen redelijk constant is. „Af en toe heb je een klant die weer gebruik van ons maakt en dat bevalt dan zó goed dat we via de mond-tot-mondreclame weer diverse trajecten draaien. Het is trouwens financieel niet voor iedereen toegankelijk, laat dat duidelijk zijn. Het is een luxe product. Maar bedrijven blijven wel terugkomen.”

Er gelden tarieven per uur, per dagdeel of per dag, waarbij een bedrag van 125 euro per uur (exclusief btw) het uitgangspunt is bij een standaard limousine. Een verlengde Hummer – met apart kamertje achterin, voor ruggespraak – is fors duurder en de tarieven zijn afhankelijk van het model limousine en de locatie van de garage. Daar komen dan nog de kosten voor een – desgewenst meertalige – notulist bij, die per uur betaald wordt.

Voor de auto’s werkt Entourage met diverse limousineleveranciers. „Elk limousinebedrijf geeft z’n eigen invulling”, zegt Bulder. „Bijvoorbeeld met chauffeurs. De ene klant wil een wat meer ‘down to earth’-chauffeur, die zo af en toe een leuke mop vertelt, maar de ander wil een strakke chauffeur die niets zegt en zich alleen dienstbaar opstelt. Daar houd je dan rekening mee bij de keuze van de leverancier.”

Verder kan er veel bij het limousinevergaderen. „Koffie en thee zijn heel normaal, maar als ze nodig zijn leveren we er ook glutenvrije cakejes of suikervrije bonbons bij. Of die ene bijzondere wijn of champagne na afloop.

Arrangementen zijn altijd mogelijk; er zijn zelfs mensen die bij mij een vakantie per limousine boeken.”