Ambtenaren: wij vergaderen te veel

Ambtenaren vergaderen te vaak. Tenminste, dat vinden ze zelf. Dit blijkt uit een onderzoek van Binnenlands Bestuur, een weekblad voor ambtenaren en bestuurders bij de overheid.

Het onderzoek is uitgevoerd onder 218 ambtenaren en 678 werknemers uit het bedrijfsleven. Ambtenaren vergaderen vaker, langer en met meer mensen dan niet-ambtenaren. Gemiddeld woont de ambtenaar net iets meer dan drie vergaderingen per week bij. De niet-ambtenaar vergadert ruim twee keer per week. De ondervraagde overheidsfunctionarissen zitten gemiddeld ruim vijf uur per week rond de vergadertafel. Niet-ambtenaren beraadslagen wekelijks slechts drie uur.

Volgens de ambtenaren kan er minstens de helft minder overlegd worden, zonder dat de slagvaardigheid en resultaten schaadt. De afgelopen vier jaar is het aantal vergaderingen echter toegenomen.

De grootste klacht in zowel publieke als private sector is dat het in vergaderingen vaak ontbreekt aan heldere besluiten. Vaak is niet duidelijk wat er precies is besloten en wie er actie gaat ondernemen. Ook vinden ambtenaren en niet-ambtenaren dat ze te vaak het bos in worden gestuurd door bestuurders en leidinggevenden die niet weten wat ze willen.

Als verbetering wordt vermindering van het aantal deelnemers voorgesteld. Vergaderingen zouden ook effectiever worden als er minder (vaak) bestuurders en leidinggevenden zouden aanschuiven. Hun toegevoegde waarde wordt niet bijzonder groot geacht.