De archiefkasten puilen uit

Nederland werkt, maar niet overal. Want de administratieve last voor ondernemers is nog steeds enorm. „Van iedere werknemer moeten we nu 125 gegevens doorgeven.”

Salarisadministrateur Ad Vriens komt om in de papieren. Zijn bureau ligt bezaaid met personeelsdossiers en multomappen. In de hoek staat een wankele toren van boekwerken en mappen. De archiefkast puilt uit van de fiscale naslagwerken. Is dit illustratief voor de bureaucratische rompslomp, de papierwinkel, waarin veel werkgevers vastlopen? Vriens lacht. „Laten we het er maar op houden dat ik niet zo’n opruimer ben.”

Toch is het waar, zegt hij. De administrateur van autobedrijf Tigchelaar (acht vestigingen in Noord-Brabant, 130 werknemers), heeft een drukke tijd achter de rug. Druk, omdat het afgelopen halfjaar een groot aantal ingrijpende hervormingen in de sociale zekerheid en het belastingstelsel werd doorgevoerd. Dat was vooral voor dit soort middelgrote bedrijven een probleem: ze besteden de administratie niet helemaal uit zoals grote werkgevers.

Vriens somt op met welke wetswijzigingen hij te maken kreeg: de nieuwe arbeidsongeschiktheidswet WIA, de nieuwe levensloopregeling en de afschaffing van VUT en prepensioen. En dat, terwijl het kabinet in 2002 had beloofd dat de administratieve lasten voor ondernemers zouden worden teruggedrongen.

Volgend jaar moeten de totale kosten een kwart lager zijn dan de 16,3 miljard die bedrijven in 2002 nog kwijt waren aan het verzamelen, bewerken, registreren, bewaren en ter beschikking stellen van informatie aan de overheid. Volgens het ministerie van Financiën hebben ze tot nu toe al 2,3 miljard euro bespaard.

Vriens is sceptisch. Vooral de meest recente golf aan hervormingen, gebundeld in de zogenoemde wet Walvis (Wet administratieve lastenverlichting en vereenvoudiging in sociale verzekeringswetten), die de administratieve lasten moet verlíchten, heeft dit jaar juist extra inspanning gevergd van ondernemers. „Van iedere werknemer moeten we nu maar liefst 125 gegevens doorgeven aan de Belastingdienst”, zegt Vriens. Dit is nodig om één database te kunnen vullen waaruit alle sociale instanties, zoals uitkeringsinstantie UWV, kunnen putten.

„Op termijn een goede ontwikkeling”, vindt Vriens. „Maar het werkt nog niet.” Laatst kwam een personeelslid in aanmerking voor een arbeidsongeschiktheidsuitkering. „Toen moesten we gewoon weer door de formulieren voor het UWV heen. Alsof we niet alle gegevens, van de nationaliteit tot de duur van het contract, net hadden geleverd aan de Belastingdienst.”

Ook nieuw dit jaar is de zogenoemde ‘eerstedagmelding’ dieillegale arbeid moet tegengaan. Vriens: „Als je iemand aanneemt, moet je hem al voordat hij ook maar een minuut in dienst is, bijna volledig registreren. Ik vraag me af wat daar het nut van is. Als je iemand illegaal laat werken, meld je dat toch überhaupt niet?”

Nog zo’n noviteit: de levensloopregeling. Sinds dit jaar kunnen werknemers ervoor kiezen om een deel van hun brutosalaris te sparen om later een periode van onbetaald verlof te financieren. Vriens: „Daar doet bij ons welgeteld één persoon aan mee.” Maar de baas moet van de wet de werknemers de keuze bieden. „Dus moet je het administratiesysteem er op ingericht hebben. Of het nu om één of om honderd man gaat.”

Ronduit omslachtig vindt Vriens de vernieuwde regelgeving over de auto van de zaak. „Voorheen gaven werknemers het gebruik van de auto aan tijdens de jaarlijks belastingaangifte.” Dat is verleden tijd. Sinds 1 januari wordt het voordeel dat de werknemer geniet van het privégebruik van de lease-auto belast als loon in natura. „Dat betekent dat elke maand een bijtelling op het inkomen voor belasting moet worden berekend.”Hij pakt een map uit de kast en bladert naar de pagina met cataloguswaarden van het wagenpark dat Tigchelaar zijn werknemers aanbiedt. „Hier ben ik nu met regelmaat in aan het puzzelen.” Per automerk zoekt Vriens de cataloguswaarde die bij een bepaalde salarisschaal toegestaan is. Hij legt uit: „Neem daar een twaalfde van, voor iedere maand, en daar weer 22 procent van. Dat bedrag moet je optellen bij het belastbaar inkomen. En dat dan elke maand.”

Dit is het derde deel van een verkiezingsserie. Eerdere afleveringen zijn na te lezen op www.nrc.nl/binnenland