Blijf uit de buurt van alle vergaderingen

Guy Browning biedt 20 tips om te overleven op kantoor. Zoals: ‘De telefoon opnemen betekent meestal dat je moet praten met een klant of met je baas. Niet doen’

1 BIED NOOIT AAN KOFFIE TE HALEN

In open kantoorruimtes, zoals kantoortuinen, bestaat een ritueel waarbij iedereen altijd uren wacht op de eerste die zegt: „Wie wil er koffie?” Die persoon staat daarna de rest van de dag in de keuken koffie te zetten, als de junior catering manager. Denk er ook aan dat niemand ooit de top bereikt van een organisatie door stinkende theesoorten te drinken. Niemand wil een serieuze bijeenkomst hebben in een ruimte die stinkt naar pepermunt/rabarber/aloe vera.

2 negeer alle e-mails

In de postkamer werken is in het algemeen niet de meest begeerde baan. Toch spenderen de meeste mensen tegenwoordig door de e-mail epidemie hun halve werkende leven in hun eigen computerpostkamer. De meeste e-mails zijn echter biologisch afbreekbaar. Als je ze naar de bodem van de stapel laat zinken en onbeantwoord laat, worden ze uiteindelijk onbelangrijk. Voor sommige mensen lijkt dit misschien wel het meest gedurfde en zelfmoord-achtige wat je op kantoor kan doen, maar als het werkelijk iets belangrijks is, zal degene die het mailtje stuurde je uiteindelijk bellen.

3 zorg dat je opvalt

Wie vooruit wil komen op zijn werk, moet opvallen, maar hard werken maakt je zo goed als onzichtbaar. Daarom is het beter om er hard aan te werken dat je opvalt. Wat senior managers het meest bevalt, zijn junior managers die initiatiefrijk zijn en vrijwillig dingen op zich nemen, want alles wat de junior manager doet, hoeft de senior manager niet meer te doen. Natuurlijk zijn je als vrijwilliger aanmelden en werkelijk iets doen twee verschillende zaken. Als je een keer te boek staat als iemand die vrijwillig taken op zich neemt, dan is het het beste om zo ver mogelijk uit de buurt te zijn als het project werkelijk van start gaat. De beste manier om dat te doen is om je vrijwillig voor een ander project aan te melden.

4 ONTHOUD dat minder meer is

Je zou denken dat luie mensen een inerte massa op de bodem van een organisatie vormen. Het tegendeel is waar: ze zijn op ieder niveau in een bedrijf te vinden, tot op het allerhoogste niveau van de bestuursvoorzitter. De reden daarvoor is simpel: als ergens iets mis gaat in het bedrijf, komt dat meestal omdat iemand ergens iets probeerde te doen. Het is duidelijk dat als je niets doet, je ook niet de schuld kunt krijgen dat het mis gaat. Mensen die de hele dag stil zitten, en druk zijn met paperclips rechtbuigen, zijn daarom de enigen die een score van honderd procent succes bij hun beoordelingsgesprek scoren. En met zo’n score is promotie onvermijdelijk.

5 BEHANDEL BEOORDELINGS-GESPREKKEN ALS AUDITIES

Een beoordelingsgesprek is de situatie waarbij je met je baas van gedachten wisselt. Het wordt een gedachtewisseling genoemd, omdat je eraan begint met jouw ideeën, en je er uitkomt met de ideeën van je baas. Als je een slecht jaar hebt gehad, is de beste aanpak een die het midden houdt tussen onderdanig, kruiperige verontschuldiging en pluimstrijkend door het stof gaan, zoiets als: „Mijn respect voor jou is zo enorm, dat ik er soms door afgeleid word, waardoor ik dit jaar alles in het honderd heb laten lopen.” Opmerkelijk is dat beoordelingsgesprekken voeren minstens zo moeilijk is als ze ondergaan. Het geheim is een mengeling van kritiek en waardering. Bij voorbeeld: „Je hebt een paar fouten gemaakt, Martin, maar we erkennen dat je ze gemaakt hebt, omdat je een totale idioot bent.”

6 hou het jargon bij

Het verschil tussen zakelijke gedachten en gewone gedachten is dat zakelijke gedachten voor ze geuit worden een duidelijke transparante goal moeten hebben, waarbij de key issue natuurlijk costumer focus is. Anders kunnen ze niet goed gecommuniceerd worden, om de juiste mindset te creëren en zodat alle neuzen in de organisatie dezelfde kant op staan. Alles draait natuurlijk om de klant. Daarbij is out of the box denken essentieel. En onthoud: de klant is altijd koning (tenzij ze een vrouw is).

7 WEES AARDIG VOOR P.A.’S

Als je alle topzakenmensen van het land in één kamer zou stoppen, dan is alles wat je te horen krijgt een mengeling van geklets over persoonlijke optieregelingen en gewauwel over de beurs. Geef ze één goede personal assistant (p.a.) en ze zouden zinvol werk kunnen doen. Daarom is het zo moeilijk voor p.a.’s om manager te worden. Niet omdat p.a.’s het managerwerk niet aankunnen, maar omdat het management zonder p.a.’s het managerwerk niet aankan. Onthoud dat voor elke senior executive op de golfbaan een p.a. op kantoor aan het werk is.

8 probeer niemand voor het hoofd te stoten

Bedenk hoe makkelijk het is om thuis iemand voor het hoofd te stoten en verdrievoudig dat: zo makkelijk is het om iemand op het werk te irriteren. Je baas irriteren is het makkelijkst dat je op je werk kan doen (behalve de bazenbaan dan). Je hoeft maar te verschijnen en je hebt het al gedaan. Je baas te vriend houden is eenvoudig een zaak van anticiperen op elke gril, het werk al af hebben voor hij besloten heeft dat het gedaan moest worden, en om zijn zielige grappen lachen, in plaats van om zijn droevige kledingsmaak. Mensen in de laagste regionen van een bedrijf zijn ook makkelijk over de rooie te krijgen. Als het je baan is om een knop in te drukken, dan zul jet niet erg waarderen als iemand jou komt vertellen hoe en wanneer je die knop nu eigenlijk moet indrukken. Alleen zij die respect hebben voor jouw beheersing van het knopdrukken, zullen van die beheersing voordeel hebben.

9 red het zonder baas

Het verschil tussen een baas en een sjieke bank is dat een bank je soms krediet geeft. Bazen geven je opdrachten en verwijten je daarna dat je ze gedaan hebt. Wat ze nooit begrijpen is dat als zij je die opdrachten niet gegeven hadden, jij nooit zulke puinhopen had veroorzaakt. Natuurlijk zijn er goede bazen en slechte bazen. Sommigen zijn in je geïnteresseerd en stimuleren je. Er zijn ook goede bazen die zichzelf in hun kamer opsluiten, vijf uur durende lunches nemen en je aan je lot over laten.

10 blijf weg van papier

Blijf uit de buurt van alle papier omdat daar zo goed als zeker werk op te vinden is. Er wordt wel eens gezegd dat het werk pas af is, als al het papierwerk gedaan is. Dat kan je tegenwoordig amper meer zeggen, omdat voor de meeste mensen hun hele baan bestaat uit papierwerk.

11 drink niet onder invloed van werk

Alcohol en werk gaan niet samen, en dat is waarom je werkelijk niet werken moet als je van drinken houdt. Excessief drinken tijdens werk maakt dat je je sociaal voelt, licht in het hoofd en zelfverzekerd. Met andere woorden, het is alsof je op de verkoopafdeling werkt. De dag erna, als je het gevoel hebt dat de hele wereld een grimmige hoofdvermorzelende martelkamer is, heb je het gevoel dat je bij de automatiseringsafdeling werkt. Het is een absolute regel dat degene die het minst verdient op het kantoor, de eerste is die je een rondje na het werk aanbiedt. Hij is ook de eerste die zo dronken wordt dat hij zo iets beledigends zegt, dat hij de komende zeven jaar opslag wel vergeten kan.

12 kleed je keurig, niet vrijetijds

Sinds de ineenstorting van het communisme heeft weinig zoveel bijgedragen aan de aantasting van het kapitalisme als de trend om vrijdag in vrijetijdskleding op het werk te verschijnen: casual Friday. Krijtstreeppakken zijn om zaken in te doen. Als je een lasserhelm draagt, verwachten mensen klinknagels, als je een pak draagt verwachten mensen zaken doen. Maar als je een korte broek en sandalen draagt, dan verwachten mensen dat je op weg bent naar San Francisco met een bloem in je haar. Aan de andere kant moet je er ook weer niet te ernstig zakelijk gekleed uitzien. Dat kenmerkt je als iemand die werkt in de georganiseerde misdaad of in de begrafenissector, zo niet beide.

13 Neem nooit de telefoon op

De telefoon opnemen betekent meestal dat je moet praten met een klant of met je baas. Aangezien ze niet zullen bellen tenzij ze iets van je willen, houdt het opnemen van de telefoon in dat je aan het werk zult moeten. Neem alleen de telefoon op als je weet dat het een privégesprek is. Dat is natuurlijk moeilijk om van tevoren te weten, daarom is het handig om zelf alvast een paar telefonische privégesprekken te voeren.

14 Fiets naar het werk

Het bedrijfsparkeerterrein heeft standaard een tekort aan parkeerplaatsen. De reden waarom bazen ’s ochtends het eerst op het werk zijn, is dat ze zulke grote auto’s hebben dat ze alleen kunnen parkeren als ze de eerste zijn. De kantoorslaven die in een Mini rijden moeten zich in de gaatjes wringen die het bovenkader openlaat. Als je meer dan achttien keer in de achteruit schakelt terwijl je in een parkeerplek probeert te komen, kun je het waarschijnlijk beter ergens anders proberen.

15 Weiger naar congressen te gaan

Congressen zijn het zakelijke equivalent van naar de Chinees gaan: iedereen denkt dat het een fantastisch idee is, maar het komt erop neer dat je teveel drinkt, teveel onzin praat en je een paar dagen ziekt voelt. De grootste angst in de zakenwereld is een speech houden op een congres. Jij hebt namelijk doorgaans niets interessants te vertellen en het publiek heeft ook geen interesse in wat je vertelt.

16 Negeer adviseurs

Een adviseur of een consultant heeft zo’n groot ego dat er meerdere bedrijven nodig zijn om dat ego te ondersteunen. Consultants opereren door of angst in te boezemen of vrienden te worden. En juist door te proberen vrienden met je te worden jagen ze je de meeste angst aan. Hoe herken je een consultant? Hij zegt nooit: „Hier is niets aan de hand, we gaan maar weer.” In plaats daarvan zal hij je een project aansmeren dat zoveel kost dat je nog meer consultancy nodig hebt.

17 VIND DE JUISTE PERSOON

Iedereen op kantoor is de juiste persoon voor iets. Ze hebben de ervaring, de kennis of de sleutel om iets op de makkelijkste manier te laten gebeuren. Maar als anderen juist dat ene willen, dan is de laatste in het hele universum die zij iets zullen vragen de juiste persoon. In plaats daarvan gaan ze het wiel opnieuw uitvinden, ze gaan proefritten maken en zetten een paar gruwelijke test-botsingen op touw. Op die manier leert iedereen steeds alles van voren af aan. Dat is wat ze bedoelen met een ‘lerende organisatie’.

18 LAAT NETWERKEN OVER AAN DE VISSERS

In het zakenleven zeggen ze altijd dat het er niet toe doet wat je kent, maar wie je kent, en dat is wat deprimerend als je net vijftien jaar opleiding achter de rug hebt. Netwerkers geven je hun visitiekaartje in de eerste dertig seconden van een gesprek. Vraag nadat ze jou twintig minuten lang verteld hebben hoe geweldig ze zijn, of ze jouw kaartje willen. Geef ze dan hun eigen kaartje terug en zie hoe ze dat ongezien in hun zak stoppen.

19 LEER RAPPORTEN TE HERGEBRUIKEN

Rapporten zijn het kantoor-equivalent van afzetkegels op de weg. Ze vallen niet onder de categorie werk, maar het zijn grote, duidelijke signalen dat echt werk op een gegeven moment gedaan moet worden. Ondertussen laten ze alles langzamer gaan en zorgen voor woede en irritatie alom. De snelste en makkelijkste manier om een rapport te schrijven is het veranderen van namen in het vorige rapport. Let er ook op dat je aanheffen en voetnoten wijzigt, want vaak vergeet je die en ontdek je dat pas in de lift op weg naar je presentatie.

20 BLIJF UIT DE BUURT VAN ALLE VERGADERINGEN

De helft van iedere werkdag spendeer je aan vergaderingen, waarvan de helft de moeite niet waard is, en die vergaderingen die wel zinvol zijn, daarvan is de helft van de tijd verloren tijd. Dat betekent dat bijna eenderde van je kantoorleven zich afspeelt in kleine kamertjes met mensen die je niet mag, met wie je dingen doet die er niet toe doen. De enige reden dat mensen zo vaak vergaderen is, dat het de enige tijd is die je weg kunt van je werk, je telefoon en je klanten. Mensen zeggen dat het geheim van een goede vergadering voorbereiding is. Maar als mensen werkelijk vergaderingen zouden voorbereiden, dan zouden ze inzien dat de meeste onnodig zijn. In feite is een strak geleide vergadering een van de meest angstaanjagende dingen in het kantoorleven. Dit zijn vergaderingen waarvoor je je moet voorbereiden, waarin je werken moet en waarna je actie moet ondernemen. Gelukkig zijn zulke vergaderingen zo zeldzaam als een vrolijke uitspatting op de afdeling financiële administratie.

Het Engelstalige boek ‘Office Politics: How Work Really Works’ door Guy Browning is uitgegeven door uitgeverij Ebury Press. Het boek is niet in vertaling verkrijgbaar.

© Guardian Newspapers Limited 2006