Nederlander hoeft niet te buigen voor Japanner

Nederlanders denken na een introductiecursus al gauw dat ze Japan begrijpen. Maar ze weten niet wat een visitekaartje in Japan inhoudt en dat je minister altijd ‘U’ heet.

Alles begint bij het visitekaartje. „Zonder naamkaartje ben je niets in Japan. En met naamkaartje, maar zonder functieaanduiding ben je nog steeds niets”, aldus Ingeborg Hansen, vers afgezwaaide vertegenwoordiger West-Japan voor snijbloemimporteur Hilverda. „Je visitekaartje, dat ben jezelf. Dat kaartje is net zo belangrijk als je uiterlijk.” De kaartjes moeten met respect worden overhandigd. De ontvanger moet ze ook rustig bestuderen en netjes opbergen. Hans Kuijpers, voormalig vice-consul in West-Japan, zag eens tot zijn verbazing een delegatie ambtenaren hun naamkaartjes over tafel sjoelen naar de gouverneur van Osaka. Ze konden dan ook onverrichter zake naar huis.

Succes in Japan staat of valt met voorbereiding, en juist op dit punt scoort het Nederlandse bedrijfsleven geen hoge ogen. Kuijpers: „Vaak heb ik de indruk dat Nederlanders hun gezond verstand compleet kwijt raken. ‘Oei, oei, Aziaten, nu moeten we ons goed voorbereiden’, maar in plaats van de naderende onderhandelingen goed door te spreken, nodigt men een consultant uit voor een middag die het Japan-team komt vertellen dat je neus snuiten in een zakdoek uitermate onbeleefd is.” Jacinta Hin, die tien jaar lang het Tokio-kantoor bestierde van een consultancy, onderschrijft dit. „Nederlandse zakenlieden denken vaak, al voor ze in hun hotel zijn, dat ze Japan helemaal door hebben. Het zijn meestal de stoere, succesvolle mannen die weer bij elkaar geveegd moeten worden omdat ze zijn stukgelopen op de Japanse vergadercultuur en geen greintje zelfvertrouwen meer hebben.”

De mannen van Corporate Development International Japan Insite, al decennia actief als intermediair tussen het Nederlandse en Japanse bedrijfsleven, hebben er de nodige boeken over geschreven, maar de boodschap lijkt nog niet doorgedrongen. Directeur Radboud Molijn: „De grote misvatting is dat Nederlanders denken dat er besluitvormers aan de andere kant van de tafel zitten. Maar zelfs als men op papier de grote baas uiteindelijk wel te spreken krijgt is hij vaak niet meer dan een consensusmaker.” Technisch adviseur Jan Peereboom vult aan: „Aan Japanse zijde zijn veel meer mensen en op verschillende niveaus bij de besluitvorming betrokken en het proces vergt dan ook veel meer tijd dan in het Westen. Nederlanders proberen degene die ze spreken uitgebreid te overtuigen terwijl het beter is om deze contactpersoon bondige schriftelijke informatie te geven voor zijn collega’s.” Japanse molens draaien traag, maar als het vertrouwen eenmaal is gewonnen en de kogel door de kerk is, staat het hele bedrijf er ook achter en kan de Nederlandse kant het tempo juist vaak niet bijbenen. Die eerste, lange periode van geduld uitoefenen kan overigens mooi gebruikt worden om de kennis van de Japans-Nederlandse betrekkingen bij te spijkeren.

Japanners zijn overtuigd van het unieke karakter van hun volk en verwachten dat de buitenlander fundamenteel anders is. Dat betekent niet dat het in de Japanse mannencultuur wordt gewaardeerd wanneer je galant de deur openhoudt voor de theejuffrouw. Over vrijheid, gelijkheid en broederliefde bestaan in Japan andere opvattingen. Hans Kuijpers: „Zo noemden, tot verbazing van de Japanners, Nederlandse ambtenaren hun minister constant bij de voornaam.” De kroon wordt gespannen door een vrouwelijke minister die ooit gearmd met haar vriendin, de ontvangstzaal voor een Japanse delegatie binnenliep.

Aan de andere kant heeft het weinig zin zich overmatig te plooien. „Ze verwachten niet van je dat je gaat buigen, dat schept maar verwarring. Gewoon een hand geven”, aldus Ingeborg Hansen. „Maar verwacht wel een slap handje terug!” Volgens Jacinta Hin is er ook geen enkele reden voor de zelfopgelegde, ongeschreven regel van het Nederlandse bedrijfsleven om geen vrouwen naar Japan te sturen. „Ongelijke verhoudingen gelden alleen tussen Japanners onderling. Eigenlijk is het zelfs een voordeel om vrouw te zijn, want je wordt als welkome afwisseling, met wijd open armen ontvangen.”

Er zijn wel enkele lokale gebruiken waar bij overtreding zelfs de vreemdeling op wordt gewezen dan wel aangekeken zal worden. Let er in een Japans restaurant op of de schoenen uit moeten. Wees daar altijd op voorbereid, en doe dus geen sokken met gaten aan. Kom bij een bezoek aan het toilet niet terug op de wc-slippers in plaats van op je gewone slippers. Rechtopstaande eetstokjes in een rijstkom associeert men met een begrafenis en door de naam van een Japanner in het rood te schrijven zend je hem naar het dodenrijk.

Bovenop de onwennige omgeving komen ook nog eens de taalproblemen. „Japanners spreken over het algemeen gebrekkig Engels en ironie staat niet hoog in hun vaandel. Wanneer Nederlanders zich daarvan bedienen, leidt dat tot onbegrip en misverstanden. Nederlanders willen ook graag leuk zijn, maar hun grappen of grappig bedoelde spreekwoorden komen vaak niet over.” Niet in de laatste plaats omdat zij het niveau van hun Engels overschatten. Zo beluisterde Kuijpers de uitdrukkingen: ‘better one bird in the hand than ten in the air’ en ‘he had a tick from the windmill’.

Radboud Molijn van CDI Japan heeft nog een tip voor het geval er tijdens de onderhandelingen een lange stilte valt. „Nederlanders hebben grote moeite met stiltes en maken de fout die als eerste te doorbreken. Ik steek altijd een grote sigaar op. Hoe groter hoe beter en hoe meer je jezelf positioneert als iemand die in control is”. Voor niet-rokers beveelt Kuijpers golf spelen aan. „Ik moet het nog goed leren, maar ik heb al gemerkt dat problemen tussen onze logistieke provider en mijn bedrijf waren opgelost na een weekendje golfen.”

Niet alleen golfen strijkt vouwen glad. In Japan is samen eten en vooral drinken met de collega’s en zakenrelaties erg belangrijk voor het smeden van banden en creëren van vertrouwen. Daarom waarschuwt Jacinta Hin Nederlandse zakenvrouwen zich in de onderhandelingen niet te agressief op te stellen. Zij kunnen dit ’s avonds niet meer goed maken door mee uit drinken te gaan, want in Japan ga je niet met vrouwen uit drinken.

De zakenman moet overigens ook weer niet te ver gaan in de verbroedering. Mee naar de karaoke – „Studeer in ieder geval één evergreen (Elvis, Beatles) in” – en de hostess bar zijn oké, maar de stripteaseshow is een stadium te ver. En neem zeker niet joviaal op je om de rekening te betalen. Hin heeft al de nodige zakenmannen ontmoet die nog een kater hadden van de niet-declareerbare rekening van duizenden dollars.

En nog belangrijker: „Wat er ’s avonds ook gebeurt of is gezegd, op de volgende ochtendmeeting wordt daarover met geen woord gerept.” Maak het niet te laat, tipt een Nederlandse consultant met dertig jaar ervaring in Japan. Na een gezellige en lange nacht kreeg een delegatie van een farmaceutisch bedrijf op hun ‘tot morgen’ van de Japanse drinkebroers de reactie ‘morgen zien jullie een andere ploeg’.