Licht, lucht, kleur en transparantie

Mensen komen graag naar kantoor, voor het sociale contact. Maar door de technologie zijn kantoorinterieurs achterlijk geworden. Het kantoor moet minder saai.

De fitnessruimte bij Samas. Foto Merlin Daleman Samas office furniture. Houten, 20-06-06 © Foto Merlin Daleman
De fitnessruimte bij Samas. Foto Merlin Daleman Samas office furniture. Houten, 20-06-06 © Foto Merlin Daleman Daleman, Merlin

Het kantoor is geen kantoor meer. Hans van der Ven, directeur van Samas-Groep, de Europees marktleider op gebied van kantoorinrichting, zegt het op besliste toon. De meeste kantoorgebouwen in Nederland zijn volgens hem sterk gedateerd. Ze zijn te star, te monotoon en komen niet tegemoet aan de verlangens van werknemers.

Verbazingwekkend is dat allerminst, zegt hij. De meeste kantoren zijn nog bedacht en ingericht voor inmiddels verouderde manieren van werken. Hoog tijd voor een andere aanpak. „Werken op kantoor moet weer aangenaam worden”, zegt de ondernemer. Zijn recept daarvoor is een flexibele inrichting. Een concept dat tegemoetkomt aan het verlangen van werknemers om meer sociaal contact met collega’s te hebben. Ook werkgevers zouden baat hebben bij het concept. De beschikbare ruimte op kantoor wordt beter benut en omdat werknemers zich prettiger voelen, daalt het ziekteverzuim en gaat de productiviteit omhoog.

„Waarom gaan mensen eigenlijk nog naar kantoor?” begint Van der Ven zijn verhaal. „Op kantoor had je je collega’s, je computer, je ordners en je telefoon. Zonder kon je niet aan de slag.”

Maar dat was vroeger, zegt hij. Razendsnel en draadloos dataverkeer heeft de wereld veranderd. Met een laptop en een mobiele telefoon kan iedereen werken waar hij wil: thuis, op kantoor of onderweg. Gemiddeld brengen werknemers nog maar de helft van hun werktijd op kantoor door, zegt Van der Ven. „Werknemers zijn door de moderne techniek mobieler, zelfstandiger en flexibeler geworden.”

Toch trotseren miljoenen Nederlanders dagelijks de files om naar kantoor te gaan. Meestal niet uit noodzaak, maar vooral voor het directe contact met de collega’s, zegt Van der Ven. „De keerzijde van die verregaande autonomie op het werk en de individualisering van de maatschappij is een toenemende vervreemding. Het sociale netwerk van kantoor biedt tegenwicht. Daar zoeken werknemers vaste waarden als geborgenheid, herkenning, erkenning en veiligheid.”

Het moderne kantoor, concludeert Van der Ven, is niet langer een gedicteerde, onveranderbare fysieke arbeidsomgeving. Het is een ontmoetingsplek, een gezinsvervangend huis voor de 37 procent singles die Nederland telt, een communicatieplek, een dorp. Met het kantoorinrichtingsconcept ‘The Village Office’ probeert Samas de sociale structuur en het wijgevoel van een kleine, hechte gemeenschap na te bootsen.

Tijd voor een rondleiding, zegt Van der Ven, om te laten zien hoe het belevingskantoor eruitziet. Tot een jaar geleden stond de huidige hoofdvestiging van Samas in Houten onder de 225 werknemers bekend als ‘de bunker’. Een donkere, betonnen kolos met een labyrint van kantoorcellen. In de werkkamers lag somber projecttapijt op de vloer, hing tl-licht aan het plafond en stonden de bureautafels vol met computers en telefoons.

Geen mooi visitekaartje voor de grootste kantoorinrichter van Europa, vond Van der Ven, die drie jaar geleden overkwam van Corus. Maar omdat geld voor nieuwbouw ontbrak, gaf hij de opdracht om te verbouwen. Architect Ad Kranenburg stripte het kantoorgebouw tot op het betonnen skelet, zaagde een lichtstraat midden door het pand, maakte grote daksparingen en haalde vloeren weg om een hoge, centrale hal te creëren. „Het leek wel alsof we in Bosnië zaten, zo’n gatenkaas was het gebouw”, lacht de architect.

Vorige maand nam Samas de voormalige ‘bunker’ weer in gebruik. Licht, lucht, kleur en transparantie zijn nu de kernwoorden die het gebouw typeren. De donkere kantoorcellen waar iedere werknemer zijn eigen bureau had, zijn verdwenen. In plaats daarvan is er een flexibel aanbod van werkplekken: stiltekamers voor wie ongestoord aan de slag moet, grote workbenches voor wie samen met anderen wil werken, huiskamers (met open haard) voor informeel overleg, en een amfitheater voor centraal beraad. De meeste wanden zijn van glas. „Maar als we een vertrouwelijke vergadering willen hebben, kan dat ook”, zegt Van der Ven, terwijl hij in een vergaderruimte op een knop drukt. Op slag is de glazen wand ondoorzichtig geworden.

Personal computers en vaste telefoons ontbreken in het kabelloze hoofdkantoor van Samas. Alle werknemers beschikken over een laptop en een geavanceerde mobiele telefoon waarmee draadloos kan worden gecommuniceerd. In de village office zijn diverse ontmoetingsplekken om te ontspannen. Het bedrijfsrestaurant biedt good mood food, zoals versgeperste sapjes en salades. Ook is er een bibliotheek, een winkeltje, een fitnessruimte en zelfs een klimwand.

Verdwenen is de showroom waar Samas voorheen zijn stoelen, tafels en kasten uitstalde. Het kantoorgebouw is nu zelf de showroom, zegt Van der Ven. En niet alleen voor de kantoorinrichter, maar ook voor de twintig partners met wie Samas het gebouw renoveerde en inrichtte. Zo hing elektronicafabrikant Sharp het pand vol met de nieuwste plasmaschermen, leverde Caudron de systeemwanden en demonstreert Douwe Egberts de modernste koffieautomaten. Al die partners leiden hun klanten rond door het Samas-gebouw. „Zo’n living showroom werkt veel beter”, zegt de directeur, „in een maand hebben we nu al meer bezoekers gehad dan vroeger in een heel jaar.”

De verbouwing kostte slechts 3 miljoen euro, zegt Van der Ven. Neem het telefoon- en dataverkeer, zegt hij. „Door slim bestaande techniek te combineren zijn we er niet alleen functioneel op vooruitgegaan, de investeringen hebben we in een mum van tijd terugverdiend. Geen kabels in de vloeren meer, telefoonverkeer grotendeels via internet, en minder telefonistes.”

Hij moest wel slim en innovatief te werk gaan, legt Van der Ven uit. Toen hij drie jaar geleden benoemd werd tot directeur, zat de kantoormarkt in een diep dal. De marktterugval van 45 procent ging niet voorbij aan de Samas-Groep, dat onder verschillende merknamen in twaalf landen vertegenwoordigd is. Het concern leed verliezen van ruim 40 miljoen euro per jaar en moest drastisch saneren. Van 4.300 werknemers in 2002 kromp het bedrijf naar een personeelsbestand van 2.300 nu.

Het in maart beëindigde boekjaar sloot het bedrijf af met „een bescheiden plusje”. Met het Village Office Concept hoopt Van der Ven weer naar gezonde winstcijfers te groeien.

De eerste stap is gezet. De afgelopen maand wist de econoom veertig topmensen van beursgenoteerde ondernemingen te interesseren voor een rondleiding door het Samas-hoofdkantoor. Welbewust richt Van der Ven zijn verkoopstrategie in eerste instantie op bestuurders, en niet op architecten, inkopers en facility managers, doorgaans verantwoordelijk voor de inrichting van kantoorgebouwen. „Kantoorinrichting is Chefsache. Daarmee kun je de cultuur van je bedrijf veranderen, je merk neerzetten.” Bovendien is er een belangrijk financieel aspect, zegt hij. „Inkopers kiezen vaak voor de goedkoopste oplossing. Op de totale kosten van een kantoor inclusief de werknemers is de inrichting meestal maar 2 procent. Inkopers beseffen niet dat je met een uitnodigende werkomgeving de productiviteit van de werknemers en de overige facilitaire kosten flink kunt beïnvloeden.”

De afgelopen jaren verzamelde Van der Ven onderzoeken over de relatie tussen kantoorinrichting en productiviteit. Bij bedrijven die investeerden in een modern kantoorconcept, zoals Interpolis, Microsoft, Nike en Rabobank, daalde het ziekteverzuim met 0,5 tot 1,5 procent. Tevreden werknemers en een aangename werkomgeving zorgden ook voor een productiviteitswinst van 3 tot 9 procent. Van der Ven: „Al is het waarom nog onvoldoende wetenschappelijk onderbouwd, de gunstige gevolgen zijn overduidelijk. Je ziet dat het vaak creatieve, toonaangevende bedrijven zijn die in kantoorinrichting het voortouw nemen. Die innovatieve inrichting is vaak een uiting van de integrale cultuur van een bedrijf.”

Miriam van der Elzen werkt al veertien jaar bij Samas. Het was even wennen om geen vaste werkplek meer te hebben, zegt de secretaresse. „Nu zou ik niet anders meer willen. Ik ben mobieler, op meer plekken inzetbaar en het communiceert makkelijker met mijn collega’s. Je leert ook beter organiseren. Vroeger had ik een kastenwand vol met papier, ik dacht dat ik niet zonder zou kunnen. Nu zit alles wat ik nodig heb in mijn laptop, veel prettiger.”