Stop de papieren allemaal bij elkaar in een grote doos

Dit jaar de belastingaangifte ook zo lang mogelijk uitgesteld vanwege de weerzin om de juiste papieren te zoeken in de stapels administratie? De papieren neerslag van ons financiële leven is soms overweldigend. Het aanbrengen van structuur helpt. Wie de stapels niet alleen te lijf wil, roept hulp in.

Professional organizer Petra Bosch-Van Rossum van Het Kantoor Badhoevedorp adviseert particulieren en bedrijven bij het aanbrengen van structuur in de administratie. Haar advies: werk stap voor stap door je administratie heen, te beginnen met de meest recente papieren.

Bosch laat cliënten stapels maken per onderwerp, maximaal vijf. “Sorteer die op bijvoorbeeld wonen, werken, bank-giro, school en hobby's. Binnen deze stapels kun je subonderwerpen aanbrengen. Hierna leg je alle stukken op datum. Maak een mapje met “nog te doen'. Dit zijn bijvoorbeeld rekeningen die nog betaald moeten worden.“

Weggooien. Zicht op de administratie begint met weggooien van papieren die niet meer nodig zijn. Maar wat mag weg en wat moet worden bewaard? Begin met de belastingpapieren. Anders dan bedrijven hebben particulieren geen administratieve bewaarplicht. Wel kan de belastingdienst nog tot vijf jaar na de aanslag terugkomen op de aangifte. Bewaar daarom minimaal vijf jaar lang kopieën of een uitdraai van de aangifte in een map, de meest actuele voorop. Bankafschriften kunnen door de belastingdienst als bewijs worden opgevraagd. Houd hier ook de termijn van vijf jaar aan. Dit geldt ook voor jaaropgaven en loonstroken.

Selecteer de papieren die betrekking hebben op de eigen woning zorgvuldig. Bewaar koop- en hypotheekakten en taxatierapporten. Die kunnen mogelijk van pas komen bij een bezwaarschrift tegen de WOZ-beschikking. Bewaar ook de papieren die horen bij de verbouwing. Niet alleen omdat de rekeningen dienen als bewijs voor de fiscus bij de hypotheekrenteaftrek, ook bij verkoop kunnen de bouwtekeningen nuttig blijken.

Bewaren. Splits de verzekeringspapieren in documenten van schadeverzekeringen en de polissen van lijfrenten en overlijdensrisico. Bewaar van schadepolissen zoals auto- inboedel- en rechtsbijstandsverzekering alleen de meest recente polis. De oude polissen kunnen weg. Bewaar van de andere verzekeringen de originele polis en de jaarlijkse waardeoverzichten.

Wat te doen met de papieren waarvan onduidelijk is of ze weg kunnen? “Zelf geen tijd meer in investeren“, zegt Bosch. “Bij twijfel of grote achterstanden in de administratie alle stukken van voor 2001 opbergen in een doos en aan een deskundige advies vragen.“

Orde houden. Wie zicht wil blijven houden op de administratie zorgt ervoor dat er zo min mogelijk papier binnenkomt. Betaal zoveel mogelijk met automatische incasso en verlaag de frequentie van bankafschriften.Voeg spaartegoeden samen op de rekening met het hoogste rentepercentage. Bewaar rekeningen van gas, licht en telefoon tot een jaar terug. Zo blijft er zicht op plotselinge pieken in het verbruik.

En houd het bij: “Door één keer per week je administratie en de “nog te doen'-map bij te werken en twee keer per jaar je archief door te lopen, voorkom je in de toekomst achterstanden.“

Vind een professional organizer op www.nbpo.nl