`Over een paar jaar levert het besparingen op'

Ondernemers moeten vanaf 1 januari 2006 op een nieuwe manier loonaangifte doen. Dat zal hun op termijn tijd en geld besparen, maar kan hun bij fouten ook boetes opleveren.

,,Het is een operatie die vergelijkbaar is met de overgang naar het nieuwe millennium en naar de euro'', zegt Peter Bloem van Raet, met bijna twee miljoen salarisstroken per maand de grootste salarisverwerker in Nederland. ,,Het vergt minstens zoveel voorbereiding. Maar dat waren eenmalige operaties en dit komt straks elke maand terug.''

Bloem heeft het over de nieuwe manier waarop ondernemers vanaf 1 januari volgend jaar loonaangifte moeten doen. Niet meer één keer per kwartaal of één keer per jaar, zoals de meeste ondernemers doen, maar elke maand of elke vier weken, zoals nu alleen grote ondernemers doen.

Nieuw is ook dat ze niet meer apart aangifte hoeven te doen bij de belastingdienst en bij uitkeringsinstituut UWV (voor de premies werknemersverzekeringen), maar straks één gecombineerde, elektronische aangifte moeten versturen naar de belastingdienst. Bovendien moeten ze straks per werknemer zo'n 125 gegevens aanleveren, waarvan een groot aantal voor het eerst. De fiscus gebruikt deze informatie voor de belastingheffing, maar sluist ze ook door naar het UWV. Het uitkeringsinstituut gaat daarmee een zogenoemde polisadministratie opbouwen van de opgebouwde uitkeringsrechten van werknemers.

,,Over een jaar of drie à vier levert het besparingen op'', zegt Jeroen Lammers, secretaris fiscale zaken van ondernemersorganisatie VNO-NCW. ,,Bedrijven hoeven dan geen gegevens meer dubbel door te geven. De komende jaren heeft het UWV nog wel informatie over voorgaande jaren nodig, om bijvoorbeeld de WW te kunnen verstrekken. Maar in 2008 is de nieuwe polisadministratie gevuld, en dan is die dubbele uitvraag niet meer nodig.'' Het ministerie van Financiën schat de besparing op termijn op 285 miljoen euro per jaar.

Peter Bloem van Raet benadrukt dat hij een voorstander van de nieuwe loonaangifte is, maar zegt wel: ,,Voorlopig kóst het tijd en geld.'' Bedrijven moeten het softwaresysteem van hun salarisadministratie aanpassen, zodat deze straks elke maand automatisch een loonaangifte verstuurt.

Ook de rest van de organisatie moet ervan doordrongen raken dat wijzigingen in een van de 125 benodigde gegevens prompt doorgegeven dienen te worden. Aangiftes moeten meteen goed zijn, want correcties achteraf kunnen leiden tot een boete. Een loonsverhoging geven met terugwerkende kracht mag bijvoorbeeld wel, maar de werkgever moet de aangifte dan ook met terugwerkende kracht corrigeren. ,,En die gecorrigeerde aangiften moeten wel op tijd worden ingediend, dus binnen een aangiftetermijn van één maand'', zegt Bloem van Raet. ,,Wie niet uit zichzelf een correctie stuurt of te laat is, kan een boete krijgen van 1.134 euro.''

Uit een scan onder bijna 200 van de 4.200 bedrijven waarvoor Raet elke maand de salarisberekeningen uitvoert, bleek dat de meeste werkgevers nog niet klaar zijn voor de nieuwe loonaangifte. Neem het bedrijfsjuridisch advieskantoor Loyens & Loeff, met kantoren in en buiten Nederland. ,,Wij doen al elke maand loonaangifte, dat is voor ons niets nieuws'', zegt Astrid van Groenestijn, manager van de salarisadminstratie. ,,Maar het aanleveren van die 125 gegevens, dat wordt nog niet makkelijk. Zo kan ik bij het onderwerp `geslacht' kiezen uit vier mogelijkheden: man, vrouw, onbekend of niet gespecificeerd. Dat roept bij mij vragen op.''

Zij voorziet nog andere problemen. ,,Januari is bij salarisadministraties de drukste maand, ook bij ons. De verzekeringspremies gaan dan omhoog, werknemers krijgen er periodieken bij, enzovoorts. Nu verstrekken we dan voorschotten die we achteraf verrekenen, of we doen nabetalingen. Maar dat heeft straks correctieaangiftes tot gevolg, met de eventuele boetes die daaruit kunnen voortvloeien.''

Bij het midden- en kleinbedrijf is de onbekendheid met de nieuwe loonaangifte nog groot. ,,Wij zijn niet goed voorbereid'', erkent een medewerkster van boekhandel v/h Van Gennep in Rotterdam. ,,Maar wij hebben een boekhouder die dat voor ons doet.'' Vishandel Dijkhuizen in Den Haag vertrouwt ook volledig op zijn boekhouder. ,,Wij hebben daar een hele goeie man voor. Dat komt allemaal dik in orde'', zegt vishandelaar Dijkhuizen.

Het Extern Platform Loonaangifte voorziet echter problemen en boetes. Werkgevers, softwareleveranciers en advieskantoren die in het platform zijn verenigd, zoals Raet, hebben het kabinet gevraagd ondernemers die fouten maken coulant te behandelen. Dat gaat ook gebeuren. Het kabinet heeft besloten van 2006 een overgangsjaar te maken, waarin alleen werkgevers die ,,duidelijk onwillig'' zijn, boetes krijgen.

Bloem is er toch niet helemaal gerust op. ,,Ik heb met een belastinginspecteur gesproken die toelichtte: `Het is niet de bedoeling dat werkgevers keer op keer dezelfde fout maken.' Maar er zijn allerlei situaties denkbaar waarin dat ongewild toch gebeurt. Wanneer houdt het geduld van de fiscus op?'' Een woordvoerder van Financiën zegt in een reactie dat ,,er een verschil is tussen onwil en iets in goed vertrouwen fout doen''. Dat laatste zal niet worden beboet, ook niet als meermalen dezelfde fout wordt gemaakt.

    • Claudia Kammer