En het is nog duur ook

Vergaderen, mensen zouden het niet moeten doen. Het is niet alleen dat het niet werkt - dat formeel overleg inferieur is aan informeel overleg; dat brainstormen het best werkt in je eentje of hooguit met zijn tweeën; dat informatie-uitwisseling in groepen sowieso suboptimaal verloopt; dat mensen tijdens vergaderingen meer met zichzelf bezig zijn dan met elkaar; dat áls ze al inhoudelijk op elkaars ideeën ingaan, dat dat dan meestal is om die direct de grond in te boren; dat vergaderen een onredelijk groot beroep doet op de aandachtsspanne en het concentratievermogen van mensen; dat het hen zodanig in slaap sust dat het de kwaliteit van de besluitvorming schaadt; dat tijdens vergaderingen uiteindelijk meestal geen beslissingen worden genomen en dat vergaderen nog het meest effectief is in zijn creativiteitsdodende werking. Dat is allemaal nog tot daaraan toe. Maar heeft u weleens uitgerekend wat het kóst?

Blikjes fris

Ga maar eens bij elkaar zitten met twintig man. Drie uurtjes op een middag - nou, vooruit, het worden er vier. Bruto uurloon gemiddeld veertig euro. Is zo'n middagje 3.200 euro waard. Externe adviseur erbij, tweehonderd euro per uur: komt het op 4.000 euro, exclusief koffie, koekjes en de blikjes fris die alles goed moeten maken aan het eind. Liever niet omrekenen wat dat ook weer in guldens is. Hoe vaak doet u dit? Wekelijks? Eén keer in de veertien dagen?

Oók liever niet doen: op de klok kijken of de vergadering uitloopt. Zeker niet als er een paar adviseurs bijzitten. En dan berekenen wat dat kost.

Er zijn overigens wel bedrijven waar ze dit soort dingen begrijpen. Waar ze bijvoorbeeld vergaderen in een speciale zaal met heel ongemakkelijk zittende harde houten bankjes, om de kans te verkleinen dat mensen versuffen en daardoor de bijeenkomst eindeloos laten uitlopen. Of waar ze op vrijdagmiddag vergaderen, om half vijf, zodat iedereen gemotiveerd is om alles snel af te ronden. Het zal die vergaderingen niet effectiever maken, maar het maakt ze in elk geval korter.

Beter is natuurlijk om helemaal niet te vergaderen. Dingen die zinloos zijn en duur moeten heel erg leuk zijn, ter compensatie. Vergaderen is niet leuk - ook niet op harde houten bankjes, zéker niet op vrijdagmiddag en zelfs niet als het kort is. Mensen zouden het gewoon niet moeten doen.

Maar er is natuurlijk geen houden aan. Ze doen het toch.

Ellen de Bruin legt uit waarom vergaderen zinloos is. Dit is de dertiende en laatste aflevering.