Fiscale snoepjes

Werknemers hechten aan een goed salaris. Maar in economisch mindere tijden worden ook de fiscaal vriendelijke faciliteiten steeds belangrijker. Welke werknemer wil geen ooglaserbehandeling op kosten van de baas?

Een auto van de zaak, een mobiele telefoon, adsl-aansluiting, kinderopvang – het zijn allemaal manieren voor werkgevers om hun personeel te belonen. Aantrekkelijk bovendien, omdat dit soort vergoedingen niet of slechts voor een deel belast is.

Voor werknemers is het alsof ze in een cafetaria staan: de vakjes van de automatiek zijn gevuld met zaken die in meer of mindere mate aantrekkelijk zijn. Niet voor niets wordt wel van het `cafetariamodel' voor arbeidsvoorwaarden gesproken. In zo'n flexibel arbeidsvoorwaardenpakket met fiscaal vriendelijke faciliteiten kunnen ze arbeidsvoorwaarden tegen elkaar uitruilen. Kies je voor kinderopvang of voor een leaseauto, of voor meer vakantiedagen in ruil voor minder salaris?

Toch is het aanbod in het cafetaria de laatste tijd verschraald. Jan Schouten van Ernst & Young Belastingadviseurs: ,,Er zitten steeds minder fiscale snoepjes in de trommel. Van de feestdagenregeling uit het verleden is nu alleen nog de mogelijkheid overgebleven om eenmalig een kerstgeschenk of een geschenk op feestdagen te geven van 35 euro. Nu moet de werkgever over deze 35 euro een heffing van 15 procent betalen. Daarnaast is de spaarloonregeling versoberd en vorig jaar werd op een onverwacht moment de `pc-privé' afgeschaft. De fiscale regelgeving is constant in beweging en dat maakt het voor de werkgever steeds lastiger om attractief te belonen.''

Vrijdag 27 augustus 2004 was een gedenkwaardige dag. Om klokslag 17.00 uur kwam er een einde aan de pc-privé-regeling. Pc-privé was een van de meest geliefde regelingen die bedrijven gebruikten om medewerkers op een fiscaal vriendelijke manier te belonen. Tot dat moment werd de aanschaf van een pc (ook één die voor een gering deel zakelijk gebruikt werd) door de werkgever vergoed, tot een maximaal bedrag van 1.415 euro. De pc-privé-regeling is ten onder gegaan aan zijn eigen succes; er werd te veel geld onbelast `verdiend' door de werknemers. Sinds die beruchte dag in augustus zijn de regels voor pc-vergoedingen behoorlijk aangescherpt. Computers kunnen nu alleen nog maar worden vergoed of verstrekt wanneer het gebruik voor minimaal 90 procent zakelijk is.

Toch blijven er nog genoeg mogelijkheden over. Door beperking van het vergoedingenpakket van het ziekenfonds kan een werkgever bijvoorbeeld vrij de tandartskosten vergoeden. Werknemers kunnen ook op kosten van de baas een cursus volgen om te stoppen met roken. De kosten mag de werkgever belastingvrij vergoeden. Omdat de gezondheid van werknemers de fiscus kennelijk na aan het hart ligt, bestaat er ook een fitnessvergoeding. Vanzelfsprekend onder bepaalde voorwaarden, want het fitnessen moet wel voor 90 procent onder werktijd gebeuren en de mogelijkheid om te sporten moet voor meer dan 90 procent van alle werknemers openstaan. Ook een abonnement voor de sportschool mag worden vergoed, als de werknemers er maar onder werktijd gebruik van maken.

Fietsen is ook gezond. Met het fietsenplan biedt de overheid werkgevers de mogelijkheid hun medewerkers een fiets te geven. Eén keer in de drie jaar kan een werkgever een fiets verstrekken met een maximale waarde van 749 euro. De werknemer moet dan wel minstens de helft van de werkdagen op de fiets naar het werk komen. Fietsenfabriek Gazelle vaart wel bij alle fietsenplannen, vertelt controller Richard Pelgrim. Een groot deel van de afzet van de Dierense fietsenfabriek komt op rekening van bedrijfsfietsenplannen. Gazelle zelf maakt ook ruim gebruik van de fietsenregeling. ,,Ik denk dat zeker de helft van onze 550 werknemers meedoet aan het fietsenplan'', zegt Pelgrim. ,,Er werken bij ons veel enthousiastelingen die echt wat met fietsen hebben. Zij hebben hun hobby met hun beroep weten te combineren door bijvoorbeeld in de productontwikkeling te werken. Het zijn echte liefhebbers. Dat ze bij ons dan ook nog kunnen profiteren van een fiscaal gunstige regeling, is mooi meegenomen.'' De fietsenregeling heeft haar populariteit te danken aan het feit dat veel werknemers dicht bij het bedrijf wonen en de afstand gemakkelijk op de fiets kunnen overbruggen. ,,Hoewel we ook iemand hebben die op twintig kilometer afstand woont, maar voor of na het werk nog een ommetje fietst. Die twintig kilometer vindt hij eigenlijk te kort.''

Kort geleden oordeelde de Hoge Raad dat werkgevers hun medewerkers een belastingvrije vergoeding mogen geven voor `interne representatie'. De zaak was aangespannen nadat de belastinginspecteur bezwaar had gemaakt tegen de vaste kostenvergoeding die een bedrijf aan zijn 3.000 werknemers gaf. De onbelaste vergoeding was bedoeld voor cadeautjes bij verjaardagen, jubilea, geboorten, huwelijken of bij het afscheid van collega's en medewerkers. De inspecteur legde een naheffing op. Onterecht, oordeelde de Hoge Raad, want dit zijn kosten die binnen de grenzen van de redelijkheid worden gemaakt en die kunnen horen bij de functie van een werknemer. Kortom, het geven van cadeautjes aan collega's is een geaccepteerde vorm van collegiaal gedrag. Voor de werkgever is het een aardige manier om medewerkers te belonen met een belastingvrije vergoeding. Het zijn voor de werknemer niet altijd grote bedragen, maar zoals Schouten zegt: ,,De loonheffing is de heffing van de pietluttigheid.'' Voor cadeaus die de werkgever zelf geeft aan een jarige werknemer geldt dit overigens niet.

Welke mogelijkheden voor een onbelaste of vriendelijk belaste vergoeding zijn er nog meer? De werkgever kan de kosten voor personeelsfeesten en personeelsreizen vergoeden (tot 340 euro per jaar en 454 euro bij een jubileum). Hij kan ook een bijdrage betalen aan de studiekosten, een vergoeding geven voor `therapeutisch mee-eten' (voor werknemers in de zorgsector) of een koffiegeldvergoeding uitkeren. Ook een isdn- of adsl-abonnement komt onder voorwaarden in aanmerking voor belastingvrije vergoeding. Een mooi voorbeeld van goed werkgeverschap is ook de zorgregeling. Dankzij deze regeling kunnen werknemers de kosten voor behandelingen die niet gedekt worden door hun eigen ziektekostenverzekering – zoals beugels of ooglaserbehandelingen – laten vergoeden door hun werkgever. En wat te denken van de studiekostenregeling voor kinderen van werknemers?

Mogelijkheden te over, maar door de vele regels en voorwaarden is de hulp van de belastingadviseur onontbeerlijk. Want bij onjuiste toepassing staat de fiscus met naheffingen en boetes klaar. ,,De belastinginspecteur gaat echt bij de fietsenstalling staan om het aantal `bedrijfsfietsen' te tellen'', zegt Cathy Baas-Ascoop, loonbelastingadviseur bij PricewaterhouseCoopers. ,,De gedachte is dat er werkelijk kosten tegenover moeten staan. In het verleden kregen directeuren bijvoorbeeld een onbelaste kostenvergoeding van 1.000 gulden. Nu kom je die hoge bedragen niet meer tegen. Alle uitgaven worden gespecificeerd, wat in de praktijk betekent dat je bonnen moet verzamelen.''

Omdat regelingen zijn geschrapt (pc-privé) of versoberd (kinderopvang, spaarloon), krijgt Baas regelmatig het verzoek van bedrijven om als compensatie andere, creatieve oplossingen te verzinnen. ,,Geld uitkeren kan altijd, maar toch zijn werkgevers op zoek naar iets aantrekkelijkers. Want als je gewoon geld geeft, maak je niet optimaal gebruik van de fiscale mogelijkheden. Werkgevers kunnen een kortingsregeling voor producten uit het eigen bedrijf opstellen, de telefoon van de werknemer vergoeden of storten in het personeelsfonds. Dat levert fiscaal voordeel op, maar het vraagt wel extra administratie.''

Het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) werd vorig jaar uitgeroepen tot `Beste Werkgever' in de categorie overheid en non-profit. Een onderscheiding, mede gebaseerd op creatief belonen? Laura de Jong, directeur P&O van het UMCG: ,,Waar we kunnen, gebruiken we zaken als gratificaties, dinerbonnen en extra periodieken. We hebben ook fiscaal aantrekkelijke regelingen, zoals een fietsenplan en een kinderopvangregeling. Als overheidsinstelling kunnen we moeilijk concurreren op geld alleen.'' Het UMCG moet het daarom vooral hebben van `flexibele' CAO. ,,We bieden veel faciliteiten voor hoger opgeleiden, we begeleiden en stimuleren onderzoek en promoties. Voor een instelling die niet met geld kan belonen, zijn dit mooie alternatieven.''

Bij Gazelle hebben ze – afgezien van de fietsenregeling – niet veel andere vormen van fiscaal vriendelijke beloning, zegt Pelgrim. ,,De fietsregeling is een mooie en gezonde regeling. Maar ik denk dat de grootste stimulans uitgaat van hoe je met elkaar omgaat. De mooiste uren van de dag zit je op je werk. Samen dingen bereiken, een goede kwaliteit neerzetten, daar gaat het om. En een complimentje op z'n tijd, dat is ook belangrijk.''