In goede sfeer sufgekletst

Vergaderen, mensen zouden het niet moeten doen. Bij veel vergaderingen worden toch geen beslissingen genomen. Als tijdens een vergadering blijkt dat het niet zo gemakkelijk is om een knoop door te hakken, bijvoorbeeld omdat de meningen te sterk verdeeld zijn, dan wordt de beslissing gewoon uitgesteld tot de volgende vergadering. En meningen zijn meestal sterk verdeeld, daar zijn het nou eenmaal meningen voor. En mensen willen hun zin krijgen en de sfeer goed houden, daar zijn het nu eenmaal mensen voor. Dus lopen er dagelijks overal ter wereld sufgekletste mensen blij hun vergaderingen uit. 'Goede vergadering was dat, hè?', zeggen ze. En dan is er niets besloten.

Bernard Nijstad van de Universiteit van Amsterdam onderzoekt onder welke omstandigheden mensen in groepen geneigd zijn om een beslissing uit te stellen. Hij presenteerde zijn nieuwste onderzoek in oktober op het congres van de Society for Experimental Social Psychology in Fort Worth, Texas. Nijstad ontdekte dat het inderdaad gaat om de mate waarin mensen het eens zijn met elkaar, maar dat er nog een andere sfeerverpester is die ook tot collectieve besluiteloosheid leidt: moeten kiezen uit opties die om te beginnen al allemaal onaantrekkelijk lijken.

Nijstad liet zijn proefpersonen in groepjes van drie een soort sollicitatieprocedure uitvoeren, waarbij ze een kandidaat moesten kiezen op basis van gunstige of ongunstige informatie over de kandidaten op papier. Iedereen kreeg andere informatie; de proefpersonen moesten in een vergadering proberen om het met elkaar eens te worden. Als dat niet lukte, konden ze besluiten dat niemand het geschiktst was en dat er maar nieuwe kandidaten moesten worden gezocht. In het echte leven is zoiets natuurlijk een tijdrovende en kostbare procedure, waarvan je je volgens Nijstad kunt afvragen hoelang je ermee door moet gaan.

Sterke punten

Uit het onderzoek bleek dat de groep in 60 tot 80 procent van de gevallen geen beslissing nam, als de groepsleden begonnen met meer negatieve dan positieve informatie over de kandidaten. Dan praatten ze tijdens de vergadering vooral over mogelijke redenen om kandidaten niet aan te nemen, kwamen ze aan de sterke punten, die er ook wel waren, niet meer toe, en besloten ze niks.

Als de groepsleden daarentegen minstens evenveel positieve als negatieve informatie over de kandidaten bespraken, werd de beslissing slechts in 10 tot 20 procent van de gevallen uitgesteld. Omdat de sfeer dan beter was, want ze waren het niet vaker eens met elkaar. Overigens is 10 tot 20 procent ook niet weinig, als je bedenkt tot hoeveel extra zinloze vergaderingen dat leidt.

'Goede vergadering was dat, hè?', zeggen mensen als ze zo'n bijeenkomst uitlopen. U niet natuurlijk. U bent niet eens geweest. Als het erom gaat een middagje ergens de sfeer goed te houden, weet u wel een leukere manier om dat te doen. En daar komt geen muf zaaltje vol besluiteloze collega's aan te pas.