Informeel kantoor genereert beste ideeën

De markt voor kantoorinrichting krimpt al vier jaar. Europees marktleider Samas is nog dieper in de verliezen beland.

Geen twee werkplekken zijn hetzelfde op het kantoor van Samas in Tilburg. Er zijn stiltecabines om geconcentreerd te werken, grote tafels om als team bij elkaar te zitten, directiekamers met en zonder vergaderfaciliteiten en verschillende zaaltjes voor het geven van presentaties. Maar er zijn ook minstens zo veel zithoekjes en staantafels, met koffieautomaten en keukenblokken, die samen kleine terrasjes vormen.

,,De inrichting nodigt mensen uit om achter hun bureau vandaan te komen'', zegt Theo Magermans, binnen Samas verantwoordelijk voor marktontwikkeling. ,,80 procent van alle goede ideeën ontstaat namelijk in een informele omgeving, dus je moet mensen stimuleren om zich informeel te gedragen. Dat kan door op kantoor zo veel mogelijk plekken te creëren waar mensen elkaar kunnen ontmoeten.''

Magermans ziet de functie van kantoren veranderen. ,,Je hoeft al lang niet meer naar kantoor om te werken. Dat kun je met de technische hulpmiddelen die tegenwoordig beschikbaar zijn ook prima thuis, bij een klant of in een hotel langs de snelweg doen. Je gaat naar kantoor om te communiceren. Je ontmoet er collega's, je wisselt kennis en ideeën uit, je werkt er aan je netwerk en je doet er sociale contacten op.''

Magermans ontwikkelt zijn nieuwe `kantoorconcepten' in een tijd dat de kantoorinrichters het moeilijker dan ooit hebben. Vanmorgen rapporteerde Samas opnieuw een miljoenenverlies. ,,2000 is het laatste jaar geweest dat het nog goed ging in deze sector. Toen waren er nog een heleboel IT-bedrijven om in te richten. Daarna is de markt volledig in elkaar geklapt'', zegt bestuursvoorzitter Hans van der Ven. Zodra het economisch wat minder gaat, zijn kasten en bureaus een gemakkelijke bezuinigingspost. ,,We zitten nu in het vierde achtereenvolgende jaar van krimp. In volume is de markt met een kwart teruggelopen, maar doordat de prijzen tegelijkertijd gedaald zijn, is de omzet gehalveerd.''

De inzakkende markt kwam voor Samas op een slecht moment. Tot 2001 had het bedrijf naast de cyclische kantoorinrichtingsactiviteiten ook een veel minder conjunctuurgevoelige handelspoot die kantoorartikelen verkocht. Na de verkoop van dit onderdeel aan concurrent Buhrmann – een uitvloeisel van de mislukte poging van Buhrmann om de twee grootste Nederlandse kantoorinrichters Samas en Ahrend in één klap over te nemen – werd Samas volledig afhankelijk van de kantoorinrichting. ,,Daarmee werden we extreem cyclisch.''

Een ingrijpende sanering bleef voor het inmiddels tot Europees marktleider in de kantoorinrichting uitgegroeide bedrijf over als enige uitweg. Het personeelsbestand is in een paar jaar tijd teruggebracht van 4.100 naar 2.600 man. Drie van de twaalf kantoormeubelfabrieken die Samas verspreid over Europa heeft, gingen dicht.

Onlangs heeft Van der Ven, die vorig jaar na twintig jaar bij Hoogovens (tegenwoordig Corus) en een klein jaar bij Draka – aantrad bij Samas, opnieuw besloten een kantoormeubelfabriek in Duitsland te sluiten. Het einde van de saneringen is volgens hem nog niet in zicht.

,,De markt blijft maar omlaaggaan, dus we moeten onze productiecapaciteit en onze kostenbasis verder aanpassen aan de nieuwe omvang van de markt. Het break-evenpunt moet omlaag.'' De ingrijpendste interne verandering die Van der Ven binnen Samas doorvoert, is een strikte scheiding van productie en verkoop. ,,We hadden tot nu toe twaalf fabrieken met twaalf merken, die ieder hun eigen marketing, verkoop en distributie deden. Het kwam daardoor regelmatig voor dat verschillende Samas-bedrijven elkaar beconcurreerden. Dat was in de goede jaren misschien goed om elkaar scherp te houden, maar onder de huidige omstandigheden kunnen we dat niet meer hebben.'' Een volgende stap is het logischer indelen van de productie, waarbij fabrieken niet meer alle meubelen van één merk produceren, maar zich specialiseren in bijvoorbeeld stoelen, bureaus of kasten. ,,Door bijvoorbeeld de basisconstructie van een bureau te standaardiseren, kunnen we die op één plek in grote hoeveelheden maken, in plaats van op een heleboel plekken in kleine hoeveelheden.''

Om op lonen te besparen, overweegt Van der Ven ook om de productie van standaardcomponenten onder te brengen bij de eigen fabrieken van Samas in Tsjechië en Hongarije. ,,Die produceren nu alleen nog kantoormeubelen voor de lokale markt.'' Ook de Chinese kantoormeubelproducent Posh gaat onderdelen toeleveren aan Samas. ,,Als ik hardop denk, kan ik best nog meer manieren bedenken om te profiteren van productie in lagelonenlanden. Maar de reorganisaties die we nu doorvoeren, zijn al zo ingrijpend, dat we niet tegelijkertijd ook nog eens een deel van de productie kunnen verplaatsen. Dat wordt te veel in één keer. Maar dat we op termijn minder zullen overhouden dan de elf fabrieken die we nu nog hebben, ligt wel voor de hand.''

De zwakke markt en de voorzieningen die Samas heeft moeten treffen voor reorganisaties hebben het bedrijf vorig jaar voor het eerst in zijn bestaan in de verliezen gedrukt. ,,Wij worden natuurlijk niet vrolijk van deze cijfers'', zegt Van der Ven, die vanmorgen opnieuw een hoger verlies rapporteerde. ,,Maar onze kostenbasis is nu zo laag aan het worden, dat wij direct zullen profiteren als de markt zich herstelt. De geschiedenis leert dat bij een aantrekkende economie bedrijven in vrij korte tijd de investeringen doen die ze jarenlang uitgesteld hebben.''

Samas heeft zijn hoop erop gevestigd dat de vernieuwende `kantoorconcepten' die het bedrijf heeft ontwikkeld dan in beeld komen bij afnemers. ,,Een goed ingericht kantoor verdient zichzelf terug. Als de productiviteit maar een paar procent omhoog gaat, zijn de jaarlijkse afschrijvingskosten per arbeidsplaats verwaarloosbaar'', zegt Van der Ven. ,,Op de laatste vakbeurs voor onze branche hebben we onze ideeën over flexibele kantoren gepresenteerd onder de naam the village office, oftewel het kantoor als dorp. Een kantoor moet een buurtgemeenschap worden, zoals dat ook in een dorp werkt. Een plek waar mensen zich thuis voelen. Georganiseerde geborgenheid.''