Liever samen koffiedrinken

Vergaderen, mensen zouden het niet moeten doen. Al dat formele gedoe, daar gaan mensen zich raar van gedragen. In volzinnen praten en zo, met hoorbare komma's, en woorden met net iets te veel lettergrepen gebruiken, afkomstig uit het Engels of uit een taal die niet voor niets allang dood is. Enorm hechten aan het onderscheid tussen bijvoorbeeld een 'gewone' mededeling en een wvttk'tje (wat-verder-ter-tafel- komt), desnoods een half uur besteden aan de vraag onder welk van die twee noemers een bepaalde opmerking genotuleerd dient te worden. En zodra de rondvraag voorbij is, vlucht iedereen die écht iets voor elkaar wil krijgen weer naar het koffieapparaat, of met een interessant persoon het café in, om daar te regelen wat er nog vóór de volgende vergadering geregeld moet worden.

Stressor

Nee, vergaderen, dat moet zo min mogelijk gebeuren, en zo kort mogelijk, vindt ook organisatiepsycholoog Arnold Bakker van de Universiteit Utrecht. 'Omdat het vervelend is en omdat je je er verveelt. Het gaat grotendeels over processen, niet over inhoudelijke zaken. Het wordt pas interessant als er ruzie is of wanneer er iets misgaat, maar daar werk je niet voor.' 'Bovendien', zegt hij, 'vergaderen onderbreekt mensen in hun gewone werk. Het is een stressor, want mensen vinden het niet leuk. En ze vinden het geen efficiënte of rechtvaardige manier van besluitvorming. Degene met de grootste mond wint meestal.'

Wat moeten mensen dan wel doen? Beetje samen koffiedrinken bijvoorbeeld, als het aan Bakker ligt. Hij vertelt over een bedrijf waar de koffiekamer werd wegbezuinigd; de ruimte was nodig om twee nieuwe werknemers te huisvesten, zodat de productie omhoog kon. 'Maar achteraf bezien kostte dat alleen maar geld. Zo'n koffiekamer is een plek waar mensen even bijkomen, wat hun werk ten goede komt, én waar ze allerlei tips en informatie uitwisselen.'

Sinds mensen op hun werk niet meer mogen roken, is er in de meeste bedrijven wel een plek voor informeel overleg bijgekomen, zegt Bakker. 'Het gebeurt nu op de binnenplaats, maar alleen tussen rokers.'

Toch erg nuttig, vindt hij. 'Ik rook zelf en ik ken allemaal mensen van andere afdelingen persoonlijk. Laatst had ik een computerprobleem en dat kwamen ze zó verhelpen, in plaats van dat ik een of ander incidentnummer kreeg toegekend en een week moest wachten. Dat komt omdat ik regelmatig met die jongens van de IT-afdeling sta te roken.'

Als je alles officieel in vergaderingen probeert te regelen, mis je heel veel, wil Bakker maar zeggen. Hij heeft net weer een feest gehad, van zijn werk, en daar van alles gehoord wat nog niet via officiële vergaderingen was meegedeeld.

Dus waarom zou je vergaderen? Ga gewoon lekker bijkletsen met wat leuke mensen en je weet alles ook als eerste.

Ellen de Bruin legt uit waarom vergaderen zinloos is. Wetenschappelijk verantwoord.