Fiscaal afscheid van de werkkamer

Ooit kende de inkomstenbelasting voor particulieren leuke aftrekposten, zoals de werkkamer in huis. Maar de aftrekposten zijn er stukje bij beetje aangegaan. Per 1 januari 2005 krijgt de werkruimte aan huis in veel gevallen de genadeklap. Er blijven een paar mogelijkheden, maar die zijn complex.

De fiscale behandeling van de werkkamer was vroeger – lang vóór de grote belastingwijziging van 2001 – redelijk begrijpelijk. De kosten die iemand moest maken om geld te verdienen, verlaagden de netto-opbrengst en dus het te belasten inkomen. De werkruimte thuis was zo'n kostenpost.

En dus richtte iedereen die ook maar iets van zijn werk mee naar huis nam, de logeerkamer in als werkkamer en creëerde op die manier een aftrekpost. Dat waren mooie tijden. De fiscus kreeg uitgewerkte kostenstaatjes met een evenredig deel van de kosten voor verwarming, verzekering en elektriciteit, een rekening van de behanger, en facturen variërend van meubeltjes tot gloeilampen. Bij velen sloeg de fantasie op hol, want de belastinginspecteur kwam toch nooit kijken.

De fiscus bedacht jaar in jaar uit nieuwe regeltjes om ongewenst gebruik van dergelijke leuke aftrekposten in te dammen. Dat voedde het gejammer over de ingewikkelde belastingheffing, een klaagzang die in 2001 werd verhoord met een herziene inkomstenbelasting. De aftrekbare kosten voor particulieren werden daarin opgeofferd aan de eenvoud. Een botte ingreep, want wie om 1.000 euro te incasseren eerst 400 euro moet investeren, wordt toch voor de volle 1.000 euro belast. Onder de gesneuvelde aftrekposten zat ook de al behoorlijk onttakelde werkkamer.

Een achterliggende gedachte bij de belastingherziening was dat de echt noodzakelijke kosten wel door de werkgever of opdrachtgever worden vergoed. Die kan immers makkelijker de band met het werk beoordelen dan de fiscus. Zo'n kostenvergoeding van de werkgever zou dan belastingvrij kunnen zijn. Een mooie gedachte, maar die werd niet doorgetrokken naar de werkkamer. Elke vergoeding die de werkgever daarvoor toekent, wordt net zo zwaar belast als gewoon loon. Een uitzondering geldt voor de echt fanatieke thuiswerkers. Maar hoe zet je zo'n gevoelsmatig begrip om in simpele wetgeving? Dat lukte niet. Het werd zelfs zo ingewikkeld dat staatssecretaris Wijn (Financiën) in 2003 vond dat het zo niet langer ging en een vereenvoudiging aankondigde. En dat is winst want voor de meeste situaties geldt vanaf 1 januari één definitie van een fiscaal geaccepteerde werkkamer. Nu is het nog zo dat de fiscus het kantoor, de praktijkruimte, het atelier of de werkkamer, kortom de werkruimte in het woonhuis, bij de belastingheffing op vier verschillende manieren kan beoordelen. De regels daarvoor zijn meestal ingewikkeld en soms inconsequent terwijl niemand, ook de inspecteur niet, de verschillen goed kan uitleggen.

Hoe luiden de regels vanaf 1 januari? Het uitgangspunt is dat de werkruimte aan huis fiscaal tot de privé-sfeer hoort. Dat wringt, omdat bijvoorbeeld een behandelkamer toch echt bij het werk hoort en niet bij het wonen. De wetgever aanvaardt dat de belastingwet op dit punt oneerlijk werkt. Bovendien ondergraaft de politiek daarmee haar pleidooi voor thuiswerken. Ook ontmoedigt ze startende ondernemers en doorwerkende VUT'ers. Die moeten alle kosten van de werkkamer aan huis uit de huishoudpot betalen, terwijl de fiscus over de inkomsten wel de volle mep aan belasting vangt. Een makkelijk uitvoerbare wet kreeg dus voorrang boven het toepassen van een eerlijker, maar ingewikkelder berekening van het belastingbedrag.

Voor een fiscale erkenning moet de werkruimte zelfstandig zijn en intensief worden gebruikt. Deze eerste eis is zo streng dat de meeste werkruimten afvallen. Kort gezegd verlangt de fiscus dat de werkruimte zozeer zelfstandig staat van het woonhuis dat zij zonder problemen aan een buitenstaander kan worden verhuurd. Daarbij spelen een afzonderlijke toegangsdeur en een eigen toilet een belangrijke rol. Een wildvreemde huurder zou er immers geen genoegen mee nemen dat hij en zijn relaties via privé-ruimten naar binnen moeten, om van de afwezigheid van eigen sanitair maar te zwijgen.

Het speelt voor de fiscus geen rol dat de ruimte zo is ingericht dat ze alleen geschikt is om in te werken en ongeschikt om in te wonen. Dus een behandelkamer van een fysiotherapeut geldt bij het ontbreken van een eigen ingang, voor de fiscus als deel van de woonruimte.

De eisen zijn overigens nog niet helemaal juridisch uitgekristalliseerd. Zekerheid is er pas als er over drie à vier jaar rechterlijke uitspraken zijn op basis van de nieuwe wettekst. Duidelijk is wel dat een computerruimte in de logeerkamer, een compleet ingericht kantoor op zolder of een behandelruimte in de verbouwde garage alleen nog in uitzonderlijke gevallen fiscaal aftrekbaar zijn. Een aanbouw met eigen ingang en toilet redt het wel; ook een van alle gemakken voorzien tuinhuis zal in de ogen van de inspecteur meestal acceptabel zijn.

De bouwkundige zelfstandigheid is nog maar de eerste stap. Vervolgens komt het op het gebruik aan. Men moet meer dan 70 procent van het inkomen in de werkruimte verdienen. Daarmee vervalt een aftrekmogelijkheid voor de beginnende praktijkbeoefenaar die in zijn of haar startperiode wat ander werk heeft aangehouden. Het nieuwe initiatief levert (nog) weinig inkomsten op waardoor het aandeel van het resterende vaste werk percentueel groot is.

Een tweede probleem is dat die 70 procent slaat op zowel inkomen uit huidig als uit vroeger werk; het gaat om het zogenoemde box-1-inkomen. Dat is fataal voor de boekhouder die net met pensioen is. Vaak genoeg vult die zijn uitkering aan met het van huis uit verzorgen van administraties. De daarvoor omgebouwde garage geldt fiscaal niet. Het nieuwe werk levert misschien 25 procent van het totale inkomen op; vast en zeker geen 70 procent. De kosten voor de ombouw, de inrichting en het onderhoud van de garage moeten dus uit het huishoudbudget komen. De inspecteur belast vervolgens wel alle inkomsten.

Om aan de 70-procentseis te voldoen, hoeft u niet de hele dag in de werkkamer te zitten. Er zijn nogal wat beroepen waarbij men veel onderweg is. Denk aan verkopers die aan het eind van de dag in hun eigen kantoor de bezoekverslagen opmaken of aan reparateurs die zowel bij de klanten als in hun eigen werkplaats apparaten repareren. Dan geldt niet de eis dat men 70 procent van het inkomen in de werkkamer zelf moet verdienen, zolang de werkkamer maar wel als uitvalsbasis fungeert. In de woorden van de wet wordt dan `vanuit de werkruimte' gewerkt.

Toch moet ook in die situatie een behoorlijk deel echt binnen de werkkamer worden verdiend: ten minste 30 procent. In de praktijk biedt die versoepeling voldoende ruimte. De wet kent evenwel geen genade voor degenen die ook elders een werkruimte kunnen gebruiken. Dat zou een remedial teacher kunnen zijn die twee dagen op een school werkt en daarnaast drie dagen les geeft in een praktijkruimte aan huis. Zelfs als die ruimte voldoet aan alle beschreven bouwkundige eisen, zijn de kosten niet aftrekbaar omdat het gebruik onvoldoende intensief is; de betreffende persoon blijft onder de 70-procentsnorm, terwijl de versoepeling niet geldt door de beschikbaarheid van werkruimte op school.

Het feit dat een werkruimte fiscaal bij de eigen woning blijft behoren, heeft ook gunstige kanten. De betrokkene kan alle hypotheekrente over het woonhuis inclusief de zakelijke ruimten aftrekken. Aan de andere kant geldt het volledige huurwaardeforfait (belastingbijtelling voor het eigen huis). En hoewel de kosten voor de opzet en inrichting van de werkkamer fiscaal niet aftrekbaar zijn, blijven de normale aftrekmogelijkheden voor de gebruikte gereedschappen bestaan. Ondernemers en zogenoemde resultaatsgenieters kunnen daardoor zaken als een behandeltafel, de computer, eventueel instrumentarium alsook vakliteratuur op de gebruikelijke manier in hun boekhouding verwerken.

Is het de moeite waard om in het zicht van de jaarwisseling nog wat bouwkundige aanpassingen aan te brengen in een praktijkruimte om de fiscus tevreden te stellen? Misschien een afscheidingsmuurtje, een eigen toilet of een eigen toegangsdeur? Soms wel, maar het fiscale voordeel is doorgaans beperkt zolang de aftrek van hypotheekrente nog zoden aan de dijk zet. Die aftrek vermindert als de werkruimte fiscaal van het eigen huis wordt gescheiden.

Voor directeuren van een eigen BV, ondernemers die eventueel (een gedeelte van) het hele huis `op de zaak' kunnen zetten en voor huurders spelen aparte afwegingen. De situatie is bij hen nog steeds zo ingewikkeld dat ze er zonder belastingadviseur niet makkelijk uit komen.